10 mẹo giúp bạn sử dụng Gmail hiệu quả hơn

Gmail của Google chắc chắn là một trong những dịch vụ email được sử dụng nhiều nhất hiện nay và Google thường cải thiện nó bằng cách thêm các tính năng và thay đổi mới. Bài viết này sẽ chia sẻ các bạn những mẹo nhỏ và hay để bạn sử dụng Gmail hiệu quả hơn.

1. Sử dụng Gmail ngoại tuyến

Google đã thêm khả năng sử dụng Gmail ngoại tuyến mà không cần kết nối internet để hoạt động. Với chế độ thư ngoại tuyến được bật cho Gmail, người dùng sẽ có thể truy cập ít nhiều vào mọi tính năng của dịch vụ email của Google mà không cần bất kỳ mạng internet nào.

Nếu bạn muốn sử dụng chế độ ngoại tuyến cho Gmail, hãy làm theo các bước dưới đây.

1. Bạn mở Gmail trên máy tính > bấm biểu tượng Cài đặt hình bánh răng cưa ở phía trên góc phải > chọn Xem tất cả chế độ cài đặt. Mở thẻ Ngoại tuyến sẽ thấy tùy chọn Bật thư ngoại tuyến thì bấm chọn vào.
   
2. Bạn thiết lập hoạt động cho tính năng:
   – Cài đặt động bộ hóa: Bao gồm lưu trữ email từ 7, 30, 90 ngày qua. Nó gồm cả tập tin đính kèm, không thích thì bỏ ra.

   – Bảo mật: Bạn chọn hành động xử lý dữ liệu ngoại tuyến sau khi đăng xuất khỏi tài khoản Google.

Xem thêm: Cách sử dụng Gmail ngoại tuyến (2022)

2. Ngăn theo dõi email trong Gmail

Theo dõi email là một chiến thuật xâm phạm quyền riêng tư để các nhà quảng cáo và nhà tiếp thị theo dõi hoạt động email của bạn khi bạn đang sử dụng các dịch vụ như Gmail.

Nếu điều này có vẻ xâm phạm quyền riêng tư của bạn, hãy làm theo các bước bên dưới để ngăn theo dõi email trên tài khoản Gmail của bạn.

1. Bạn mở trình duyệt truy cập Gmail > bấm biểu tượng Cài đặt hình bánh răng cưa ở phía trên góc phải > bấm Xem tất cả chế độ cài đặt.
   
2. Tại thẻ Chung, bạn duyệt tới mục Hình ảnh và bấm chọn vào Hỏi trước khi hiển thị hình ảnh bên ngoài.

Trong tương lai, Gmail sẽ không tự động hiển thị hình ảnh, giúp bạn tránh khỏi các pixel theo dõi có sẵn trong các email tiếp thị trong quá trình này.

Xem thêm: Cách ngăn theo dõi email trong Gmail

3. Chặn mail spam trong Gmail

Nếu bạn hay nhận được những mail quảng cáo hay spam gây không ít phiền toái và khó chịu cho người dùng. Hãy giải quyết tận gốc những tài khoản này bằng cách chặn họ, thao tác như sau:

1. Mở thư cần chặn
2. Nhấn vào icon 3 dấu chấm -> Chọn “Chặn…”
   

4. Đăng nhập nhiều tài khoản cùng lúc

Việc đăng nhập nhiều tài khoản email giúp chúng ta không phải cài đặt thêm ứng dụng, tiết kiệm dung lượng lưu trữ và dễ dàng quản lý các tài khoản của mình hơn. Các bước thực hiện như sau:

1. Mở menu điều hướng bên trái trong giao diện ứng dụng.
2. Nhấn vào mũi tên nhỏ cạnh tên bạn
3. Chọn Thêm tài khoản -> Thiết lập Email (IMAP/POP).
4. Nhập địa chỉ email bạn muốn đăng nhập.

5. Lưu ảnh Gmail lên Google Photos

Với thủ thuật này, sau khi gửi qua mail, có khi mình lưu các hình ảnh này lên Google Photos để tiện xem lại.

Lưu ý là hiện tại tính năng này chỉ sử dụng được trong Gmail dành cho web, các ứng dụng Gmail trên điện thoại chưa hỗ trợ. Với tính năng này, bạn có thể lưu bất kỳ tệp hình ảnh nào đã lưu trên tài khoản Gmail của mình vào Google Photos.

1. Vào trang Gmail bằng trình duyệt, đăng nhập vào hộp mail, mở email có hình ảnh mà bạn muốn lưu vào Google Photos.
2. Ở góc dưới cùng bên phải, bạn sẽ thấy biểu tượng Save to Photos. Nhấp vào biểu tượng đó để lưu hình ảnh vào Google Photos.
   Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào hình ảnh để xem bản xem trước của nó. Tiếp theo, nhấp vào ba dấu chấm như trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
   Từ danh sách các hành động, nhấp vào tùy chọn Save to Photos.
   
3. Bây giờ bạn sẽ thấy một thông báo xác nhận bật lên. Chỉ cần nhấp vào nút Save để lưu hình ảnh vào Google Photos.

6. Dọn dẹp nhanh file dung lượng lớn trong Gmail

Thủ thuật rất đơn giản, ví dụ bạn gõ vào khung tìm kiếm Gmail has:attachment larger:10MB, thao tác này sẽ giúp tìm tất cả các email có dung lượng lớn hơn 10MB trong hộp thư của bạn. Đơn giản quá đúng không, bạn chỉ việc thay số 10 bằng số bạn mong muốn. Ví dụ tìm các email dung lượng lớn hơn 25MB, hãy nhập has:attachment larger:25MB.

Để giải phóng không gian lưu trữ, hãy chọn các email bạn muốn xóa và nhấp vào biểu tượng Thùng rác.

Xem thêm: Dọn dẹp Gmail siêu nhanh với thủ thuật tìm file dung lượng lớn

7. Xoá tất cả các email chưa đọc trong Gmail

Nếu bạn đang có 2.000 email chưa đọc nhưng chúng không quan trọng, không lẽ bạn ngồi xoá lai rai mỗi lần 50 email? (Mặc định Gmail chỉ hiển thị 50 email trên một trang và bạn không thể chọn nhiều hơn thế). Mẹo dưới đây sẽ giúp bạn xử lý mớ mail này thật nhanh.

• Trên thanh search của Gmail, bạn gõ vào is:unread.
• Bấm vào nút Chọn tất cả.
• Bấm chọn mục Chọn tất cả cuộc trò chuyện khớp với tìm kiếm này.
• Bấm nút Xoá để xoá tất cả thư chưa đọc.

8. Bảo vệ tài khoản Gmail tốt hơn

Google ban đầu cung cấp các khoá bảo mật vật lý nhưng chúng rất khó dùng, gần đây hãng mới bắt đầu áp dụng chương trình bảo vệ nâng cao (Google Advanced Protection Program) của mình sử dụng điện thoại iPhone hoặc Android của họ làm khóa kỹ thuật số.

Để bật tính năng Google Advanced Protection Program, bạn làm theo các bước sau:

1. Vào trang Advanced Protection Program, đăng nhập vào tài khoản và chọn Tiếp theo.
   
2. Google sẽ kiểm tra bạn có thiết bị nào có thể dùng để làm khoá bảo mật không. Như ảnh dưới mình có hai thiết bị Android có thể dùng làm khoá bảo mật, ở đây mình chọn Google Pixel 2 XL.
   
3. Google sẽ hướng dẫn bạn quy trình đăng nhập vào tài khoản.
   
4. Bấm Hoàn tất việc đăng ký để xác nhận bật khoá bảo mật.
   
5. Bước cuối cùng, Google sẽ hỏi bạn có muốn thêm một khoá bảo mật vật lý hay không. Nếu không có bạn có thể bỏ qua bước này. Lúc này bạn đã chính thức mở khoá bảo mật lên.

9. Cách thu hồi mail đã gửi

1. Vào hộp mail Gmail của bạn trên nền web bằng trình duyệt > bấm vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải > chọn Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt.
   
2. Bạn hãy tìm đến tuỳ chọn Hoàn tác Gửi và chỉ định khoảng thời gian có thể thu hồi Gmail đã gửi, mặc định là 5 giây, bạn hãy tăng lên 30 giây như ảnh dưới.
   
3. Kéo xuống dưới cùng và bấm Lưu thay đổi.

10. Thiết lập trả lời tự động

Nếu quá bận rộn với công việc hay đang trong kì nghỉ cùng gia đình và không thể trả lời tin nhắn, bạn có thể thiết lập một tin nhắn để hệ thống tự động trả lời ngay lập tức khi nhận được bất kì email nào.

Các bước thực hiện như sau:

1. Mở Menu điều hướng bên trái trong giao diện ứng dụng.
2. Chọn mục Cài đặt -> Cài đặt chung.
3. Đánh dấu chọn vào Thư trả lời tự động và nhập nội dung.
   

Trên đây là những tuỳ chỉnh và mẹo nhỏ trên sẽ giúp ích được cho các bạn sử dụng Gmail đơn giản và hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết giúp ích cho bạn!