Bạn đã bao giờ phải dọn dẹp Gmail cực khổ khi phải điên cuồng xoá hàng loạt mail nhưng không giải phóng được bao nhiêu dung lượng trong giới hạn 15GB? Thủ thuật này giúp bạn dọn dẹp Gmail “đúng chỗ”.
Ngày nay hầu như ai cũng có một tài khoản Gmail để sử dụng các dịch vụ của Google, phần lớn trong số đó là dùng để làm hộp mail của mình luôn. Tuy nhiên phân bổ lưu trữ Google của bạn được chia sẻ “liên thông” trên Drive, Gmail và Photos. 15GB nhìn vậy chứ hết lẹ lắm. Nếu bạn đã kiểm tra Drive và Photos nhưng không có gì nặng thì file đính kèm dung lượng lớn trong Gmail chính là thủ phạm. Và đây là cách dọn dẹp Gmail cực đơn giản bằng cách tìm và xóa các tệp đính kèm quá lớn.
Dọn dẹp Gmail bằng cách xoá email dung lượng lớn
Thủ thuật rất đơn giản, ví dụ bạn gõ vào khung tìm kiếm Gmail has:attachment larger:10MB, thao tác này sẽ giúp tìm tất cả các email có dung lượng lớn hơn 10MB trong hộp thư của bạn. Đơn giản quá đúng không, bạn chỉ việc thay số 10 bằng số bạn mong muốn. Ví dụ tìm các email dung lượng lớn hơn 25MB, hãy nhập has:attachment larger:25MB.
Để giải phóng không gian lưu trữ, hãy chọn các email bạn muốn xóa và nhấp vào biểu tượng Thùng rác.
Dọn dẹp Gmail bằng cách xoá Thùng rác, hộp thư Spam
Lưu ý, khi bấm vào Thùng rác thì thư bạn xóa khỏi Gmail vẫn chưa biến mất hoàn toàn. Chúng sẽ được di chuyển vào một khu vực riêng gọi là Trash (Thùng rác) và chỉ khi nào bạn xóa thư trong thùng rác thì không gian lưu trữ mới thật sự được giải phóng.
Bạn hãy tìm thư mục Thùng rác của bạn trên menu bên trái (bạn có thể phải chọn Thêm > Thùng rác tùy thuộc vào tổ chức hộp thư đến của bạn) và nhấp vào tuỳ chọn Dọn sạch Thùng rác ngay bây giờ.
Lưu ý bạn đừng quên xóa luôn cả thư mục Spam/Junk mail nhé, đây là nơi chứa các thư rác mà Gmail tự động lọc ra cho bạn. Theo thời gian thì thư mục này cũng có thể chứa đến cả trăm bức thư đấy.
Dọn dẹp Gmail bằng cách xoá mail quá cũ, ít quan trọng
Ngoài ra, theo kinh nghiệm dọn dẹp Gmail thì những email quá cũ bạn cũng nên xoá bớt đi để dành dung lượng cho những email mới. Bằng cách này bạn không phải tìm kiếm các bức thư một cách thủ công. bạn hãy gõ vào ô tìm kiếm older_than:2y để hiển thị những thư nào đã cũ hơn hai năm, thay số 2 bằng số bất kỳ để có được số năm cũ hơn.Khi kết quả đã xuất hiện, chọn hết bạn chúng, nhấn biểu tượng Thùng rác là xong.
Ngoài việc dùng từ khóa older_than, bạn có thể nhập thêm các cụm từ khác như tiêu đề thư, người gửi… để việc dọn dẹp được hiệu quả hơn. Ví dụ, mình dùng cụm từ “Facebook older_than:1y” để hiển thị những thư thông báo từ Facebook cũ hơn 1 năm, sau đó mình sẽ xóa và có thêm được kha khá dung lượng.
Với thao tác tìm email dung lượng lớn này, bạn sẽ dễ dàng dọn dẹp Gmail, giải phóng dung lượng hộp mail dễ dàng thay vì ngồi xoá tay rất nhiều mail nhưng không giải phóng được bao nhiêu.
Lưu ý: Trường hợp bạn không thể xóa được email để dọn dẹp Gmail vì một lý do nào đó, bạn có thể tải chúng về để lưu trữ trong máy của mình rồi sau đó hãy xóa trên Gmail.
Sao lưu email khi cần
Bạn có thể tải email trực tiếp xuống máy tính. Sau khi tải xuống, bạn có thể đính kèm email vào một email khác.
- Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
- Mở email.
- Nhấp vào biểu tượng Thêm .
- Nhấp vào Tải thư xuống.