Sau hơn 1 tuần cập nhật giao diện mới và tính năng cho Gmail thì dịch vụ thư điện tử này lại được bổ sung một tính năng mới vô cùng đáng giá mà chắc chắn bạn sẽ rất thích. Đó là tính năng gửi thư bảo mật, nó cung cấp khả năng gửi thư tự hủy và an toàn hơn với chế độ mật mã mà chỉ có người nhận mới biết.
Đặc điểm gửi thư bảo mật tự huỷ
– Bảo vệ thông tin nhạy cảm, quan trọng cho email gửi đi bằng khả năng tự hủy và mật mã.
– Hạn chế tối đa thông tin bị rò rỉ bằng việc vô hiệu hóa sao chép, dán, tải xuống, in, chuyển tiếp văn bản thư và file đính kèm trong email bảo mật.
– Người gửi hoàn toàn có quyền kết thúc sớm sự tồn tại của bức thư dù chưa tới thời hạn.
– Tính năng hoạt động tối ưu cho người dùng Gmail, với người dùng dịch vụ email khác bạn cần phải có tài khoản Google khi muốn xem thư bảo mật.
Cách gửi mail bảo mật tự huỷ bằng Gmail
Tính năng này rất dễ sử dụng và nó chỉ hoạt động trên phiên bản Gmail mới. Nếu chưa chuyển đổi, bạn bấm biểu tượng Cài đặt hình bánh răng cưa > chọn Thử Gmail mới. Sau đó, Gmail sẽ tự động nạp lại trang và chuyển đổi sang giao diện mới. Tính năng gửi thư bảo mật được tích hợp sẵn vào trong giao diện soạn thư nên bạn không cần phải kích hoạt, vào là có thể sử dụng ngay.
Bạn bấm Soạn thư hay nút Trả lời trong một email nào đó để mở giao diện soạn thư. Sau đó, bạn tiến hành soạn thư bình thường. Để sử dụng tính năng bảo mật, bấm biểu tượng hình ổ khóa + đồng hồ ở hàng công cụ bên dưới. Trong giao diện pop-up hiện ra, bạn có hai tùy chọn gửi thư bảo mật.
1. Đặt thời hạn:
Chế độ gửi thư tự hủy, bạn bấm vào hộp để chọn thời gian:
- Sau 1 ngày.
- Sau 1 tuần (mặc định).
- Sau 1 tháng.
- Sau 3 tháng.
- Sau 5 năm.
Bạn có thể nhìn thấy thời hạn kết thúc cho mỗi tùy chọn thời gian khi được chọn. Khá tiếc là chưa hỗ trợ thời gian tự chọn. Sau đó, bạn bấm Lưu.
Lúc này, giao diện soạn thư sẽ chuyển sang màu xanh như dấu hiệu nhận biết email đang dùng tính năng bảo mật để phân biệt so với email thường (có giao diện màu đen). Nếu muốn trở về email thường, bạn bấm nút x vào Nội dung hết hạn… hay biểu tượng tính năng bảo mật. Sau cùng, bạn bấm Gửi để gửi email.
Với người nhận, để xem email bảo mật này sẽ xảy ra hai trường hợp.
– Người nhận dùng Gmail: Với người nhận có địa chỉ thư là Gmail có thể xem nội dung trực tiếp trong hộp thư, bao gồm các file đính kèm.
– Người nhận không dùng Gmail: Với người nhận không dùng Gmail, họ chỉ có thể xem nội dung thư sau khi đăng nhập vào một tài khoản Google bất kỳ thông qua đường link trong email được gửi tới.
Mở email, bấm View the email > bấm Sign in with Google để đăng nhập vào tài khoản Google. Nội dung thư sẽ hiện ra, bạn có thể xem xem nhưng không thể tải xuống hay sao chép văn bản thư.
2. Cần có mật mã:
Chế độ gửi thư kèm mật mã mà người nhận phải có số điện thoại để nhận mã do Google gửi đến để xác nhận.
Bạn bấm vào Mật mã qua SMS > bấm Lưu > Gửi. Sau đó, bạn nhập số điện thoại người nhận vào pop-up hiện ra > Gửi. Hiện tại, Google chỉ hỗ trợ gửi mật mã một số vùng trên thế giới (Bắc Mỹ, Nam Mỹ, Âu Châu, Nhật Bản, Ấn Độ).
Trong danh sách thì Việt Nam mình chưa hỗ trợ nhưng bạn có thể dùng số điện thoại ảo của Hoa Kỳ hay khu vực hỗ trợ khác bằng cách dịch vụ giới thiệu trong bài viết này để nhận mã xác thực trong tin nhắn SMS khi xem thư bảo mật.
Để xem thư bảo mật, cũng xảy ra hai trường hợp.
– Người nhận dùng Gmail: Với người nhận đang dùng Gmail, họ có thể xem thư trực tiếp sau khi nhập mã xác nhận. Mở email, bấm Gửi mật mã > nhập mã số (có 6 số) vào > Gửi.
– Người nhận không dùng Gmail: Với người nhận sử dụng dịch vụ email khác không phải Gmail. Họ cũng phải có tài khoản Goolge để xem sau khi nhập mã xác nhận. Mở email, bấm View the email > Sign in with Google để đăng nhập > bấm Gửi mật mã > nhập mật mã > Gửi.
Lưu ý:
– Bạn có quyền kết thúc sớm thời hạn xem thư dù chưa hế thời gian như thiết lập. Mở email bảo mật gửi đi, bấm Hủy bỏ quyền truy cập. Nếu muốn gia hạn lại, bấm Gia hạn quyền truy cập.
– Bạn có thể sử dụng cùng lúc hai chế độ bảo mật hay chỉ đặt thời hạn.
– Tính năng không áp đặt cố định một số điện thoại cho tài khoản người nhận khi dùng chế độ mật mã nên bạn có thể soạn và gửi lại email bảo mật với số mới nếu nhập sai.
Hình ảnh email bảo mật khi hết thời han xem
– Để tìm kiếm các thư trong chế độ bảo mật bạn đã gửi, hãy nhập I:^irm_outbound trong hộp tìm kiếm của Gmail.
– Để tìm kiếm các thư trong chế độ bảo mật bạn đã nhận, hãy nhập I^irm_inbound trong hộp tìm kiếm của Gmail.
Hạn chế và lời kết
Gmail với giao diện mới, tính năng mới nay có thêm tính năng gửi thư bảo mật này như “hổ chấp thêm cánh”. Quả thực, tính năng bảo mật này hết sức hữu dụng và cần thiết khi bạn không cần nhờ đến tiện ích mở rộng bên ngoài khi cần bảo vệ email và hủy thư tự động nữa.
Tuy vậy, tính năng vẫn còn hạn chế khi thời gian tự hủy không cho tùy chỉnh và giới hạn khu vực nhận mật mã. Những điều này mong sẽ được Gmail cải thiện.