WPS Office là bộ ứng dụng văn phòng miễn phí có tên gọi trước đây là Kingsoft Office. Nó gồm nhiều phiên bảng trong phiên bản miễn phí có thể sử dụng soạn thảo tài liệu, bảng tính và trình bày theo tab. Muốn sử dụng nâng cao thì phải trả khoản phí 710.000/năm.

WPS Office cung cấp tất cả các công cụ thiết yếu mà bạn có thể sử dụng để chỉnh sửa tài liệu dễ dàng hơn nhiều. Nó hoàn toàn tương thích với Microsoft Office (Word, Excel và PowerPoint). Có nghĩa là nếu trước đó bạn đã tạo tài liệu bằng MS Office, bạn vẫn có thể xem và chỉnh sửa tài liệu của mình bằng WPS Office.

WPS Office có thể dễ dàng đọc và ghi các định dạng của Microsoft. Nó cũng bao gồm một chương trình xử lý dữ liệu và văn bản phù hợp cho phép bạn hoàn thành công việc.

WPS Office đi kèm với các tính năng tương tự như MS Office. Nó cũng bao gồm các tab cho phép bạn làm việc trên nhiều tài liệu trong các tab khác nhau. Nó có một giao diện người dùng sạch sẽ và hiện đại. Trong quá trình cài đặt ứng dụng, bạn sẽ được cung cấp bốn kiểu giao diện khác nhau, chẳng hạn như 2016 màu trắng, 2013 màu đen thanh lịch, 2013 màu xanh nước & phong cách cổ điển và bạn có thể chọn một trong hai.

Chương trình hoàn toàn tương thích với Windows 11, 10, 8/8.1, 7, Vista và XP. Trước đây được gọi là Kingsoft Office, WPS Office hoàn toàn tương thích với các chương trình Microsoft Word, PowerPoint, Excel,… Điều đó có nghĩa là bạn có thể tạo, xem và chỉnh sửa từng loại tài liệu như doc, docx, dot, dotx, ppt, pptx, pps, ppsx, xls, xlsx, txt, rtf, pdf, html,…. Sử dụng WPS Office, bạn cũng có thể xem và chỉnh sửa Google Tài liệu.

WPS Office cũng cung cấp các ứng dụng miễn phí cho điện thoại di động của bạn, bao gồm iOS và Android. Ngay cả trên điện thoại di động của mình, bạn có thể xem, chỉnh sửa và tạo Writer (tài liệu), Spreadsheet (bảng tính) và Presentation (trình chiếu).

Tính năng WPS Office Premium:

• Bao gồm Writer, Spreadsheet, Presentation và Trình biên tập PDF.
• Tương thích với 47 định dạng tài liệu phổ biến.
• Hỗ trợ Windows, macOS, Linux, Android và iOS.
• Hỗ trợ 13 ngôn ngữ trên PC và 46 ngôn ngữ trên di động.
• Tương thích 100% với Microsoft Office và Google Docs/Apps.
• Nó đi kèm với hơn 200 phông chữ và hàng trăm mẫu miễn phí.
• Bao gồm các công cụ cộng tác như theo dõi thay đổi, nhận xét và kiểm tra chính tả.
• Rất nhiều công thức và công cụ bảng tính nâng cao.
• Hỗ trợ mã hóa tài liệu và quyền đọc/ghi.
• Chuyển PDF sang văn bản.
• Hình ảnh sang PDF.
• Thực hiện trích xuất văn bản OCR.
• Phục hồi tập tin.
• Trình ghi màn hình (Ghi lại màn hình và tạo video).
• Có thể sử dụng một tài khoản có WPS Premium trên tối đa 9 thiết bị cùng một lúc (3 PC và 6 thiết bị di động).
• Không có quảng cáo.
• 20 GB dung lượng lưu trữ trên Cloud.
• Cộng tác trên Cloud.

Cách lấy bản quyền WPS Office Premium:

Hiện tại, WPS Office đang có chương trình dùng thử bản Premium trong 3 tháng. Bạn thực hiện như sau.

Bước 1: Bạn mở trình duyệt truy cập vào đây > bấm Get Now.

Bước 2: Bạn thực hiện đăng nhập bằng địa chỉ email hay thông qua tài khoản Google, Facebook, LINE,…

Bước 3: Trình duyệt sẽ bắt file cài đặt WPS Office. Nếu không thấy hay bạn vô tình từ chối thì vào đây để tải (phiên bản Windows).

Bạn cài đặt WPS Office bình thường vào máy.

Bước 4: Mở WPS Office, bạn bấm Guest > thực hiện đăng nhập bằng tài khoản đã tạo ở bước hai.

Đăng nhập thành công thì bạn rê chuột vào mục tài khoản để xem thời hạn sử dụng còn lại.

WPS Office từng được giới thiệu trên Trải Nghiệm Số, bạn có thể vào đây để xem lại cách sử dụng.

Tại sao chọn WPS Office?

WPS Office không chỉ nổi bật với tính tương thích cao mà còn bởi tính năng linh hoạt và khả năng làm việc trên nhiều nền tảng. Dưới đây là một số lý do khiến bạn nên lựa chọn WPS Office:

• Chi phí hợp lý: Với chi phí chỉ 710.000/năm cho bản Premium, người dùng có thể tiếp cận với nhiều tính năng cao cấp mà không cần phải đầu tư quá nhiều vào phần mềm văn phòng khác.
• Dung lượng lưu trữ miễn phí: Dịch vụ lưu trữ đám mây lên đến 20GB cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu dễ dàng.
• Cộng tác thời gian thực: WPS Office cho phép nhiều người dùng có thể làm việc trên cùng một tài liệu, giúp tăng hiệu suất làm việc nhóm.
• Linh hoạt trên nhiều thiết bị: Với khả năng tương thích trên nhiều hệ điều hành, WPS Office dễ dàng sử dụng trên cả máy tính và thiết bị di động.

Mẹo sử dụng WPS Office hiệu quả

Để tận hưởng tối đa lợi ích từ WPS Office, xem xét áp dụng những mẹo sau đây:

• Sử dụng các mẫu có sẵn: WPS Office cung cấp hàng trăm mẫu tài liệu, bảng tính và trình bày giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế từ đầu.
• Khám phá tính năng chuyển đổi định dạng: Đây là một tính năng nổi bật cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi PDF thành tài liệu văn bản hoặc hình ảnh sang PDF.
• Tận dụng công cụ cộng tác: Đừng ngần ngại sử dụng các tính năng theo dõi thay đổi và nhận xét để cải thiện quy trình làm việc nhóm.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng WPS Office

Cả người dùng mới và lâu năm cần lưu ý một vài điều để sử dụng WPS Office hiệu quả hơn:

• Đảm bảo cập nhật ứng dụng: Luôn kiểm tra và cập nhật phiên bản mới nhất của WPS Office để tận dụng các tính năng và sửa lỗi bảo mật.
• Sử dụng tài khoản cá nhân: Để bảo vệ thông tin cá nhân và tài liệu của bạn, hãy sử dụng tài khoản cá nhân và không chia sẻ tài khoản cho nhiều người dùng.
• Kiểm tra tương thích tài liệu: Trước khi gửi tài liệu cho người dùng Microsoft Office hoặc Google Docs, hãy kiểm tra lại để đảm bảo không xảy ra mất định dạng.

Thông thường, bạn có thể chia sẻ tài liệu trên Google Docs và người xem chỉ cần mở và lưu nội dung về. Nhưng nếu muốn chia sẻ trực tiếp trong định dạng tài liệu như Docx, PDF mà người nhận có thể tải về ngay, không cần mở xem thì bạn làm theo như sau.

Bên cạnh Goolge Tài liệu, thủ thuật này có thể áp dụng cho Google Trang tính.

1. Google Tài liệu:

Bạn có thể tạo link chia sẻ tài liệu và tải file trong định dạng Docx và PDF.

– Mở Google Drive, bấm chuột phải lên tài liệu văn bản muốn lấy link chia sẻ tải trực tiếp > Chia sẻ.

– Trong giao diện pop-up hiện ra, bạn bấm Nâng cao > Người có quyền truy cập > Thay đổi. Bạn chọn chế độ chia sẻ và mong muốn và hành động cho phép (sửa, nhận xét, xem) > Lưu.

– Sau đó, bạn sao chép lại liên kết chia sẻ của tài liệu > Đã hiểu.

Tiếp theo, bạn dán đường link chia sẻ tài liệu vào một Notepad hay một trình soạn thảo nào đó. Bây giờ, bạn chỉ cần thay thế dòng edit?usp=sharing phía sau đường link thành:

• export?format=docx (Tải tài liệu trong định dạng docx).
• export?format=pdf (Tải tài liệu trong định dạng pdf).

Như vậy, khi người nhận dán link vào thanh địa chỉ. Tài liệu sẽ tự động tải về chứ không mở giao diện xem.

2. Google Trang tính:

Bạn có thể tạo link chia sẻ tải file trực tiếp trong định dạng Xlsx và PDF. Cách thực hiện cũng tương tự như Google Tài liệu.

Trước hết, bạn lấy link chia sẻ của trang tính. Tiếp theo, bạn thay thế dòng edit?usp=sharing phía sau đường link thành:

• export?format=xlsx (Tải trang tính trong định dạng xlsx).
• export?format=pdf (Tải trang tính trong định dạng pdf).

Khá tiếc là thủ thuật không hiệu quả với Google Trình bày.

3. Ưu điểm của việc chia sẻ file với định dạng tải về ngay

Khi bạn chia sẻ tài liệu trong định dạng tải về ngay như Docx hay PDF, người nhận sẽ có thể nhanh chóng truy cập và sử dụng nội dung mà không cần phải mở xem online. Điều này đặc biệt hữu ích cho:

• Tiết kiệm thời gian: Người nhận có thể tải ngay tài liệu và không phải chờ đợi tải trang.
• Tiện lợi: Giao tiếp và trao đổi tài liệu trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt là với tài liệu mà bạn muốn người khác in hoặc chỉnh sửa offline.
• Đảm bảo định dạng: Khi tải xuống dưới dạng PDF, bạn có thể chắc chắn rằng định dạng tài liệu sẽ được giữ nguyên, không bị thay đổi bởi các phần mềm chỉnh sửa khác.

Chia sẻ tài liệu theo cách này giúp công việc và sự hợp tác diễn ra suôn sẻ hơn bao giờ hết.

4. Một số lưu ý khi sử dụng thủ thuật này

Khi áp dụng thủ thuật này, bạn cần lưu ý:

• Quyền truy cập: Đảm bảo người nhận có quyền truy cập phù hợp để tải xuống tài liệu. Nếu tài liệu được chia sẻ chỉ có quyền xem, họ có thể gặp khó khăn khi tải về.
• Cập nhật tài liệu: Nếu bạn cập nhật tài liệu sau khi đã chia sẻ link, người nhận sẽ không thấy phiên bản mới nếu họ đã tải về trước đó. Hãy thông báo cho họ biết nếu có cập nhật quan trọng.
• Bảo mật thông tin: Kiểm tra cẩn thận thông tin trong tài liệu trước khi chia sẻ để đảm bảo không có thông tin nhạy cảm hoặc bí mật bị lộ ra ngoài.

Thực hiện đúng các lưu ý trên sẽ giúp bạn và người nhận có một trải nghiệm chia sẻ tài liệu an toàn và hiệu quả hơn.