Chúng ta ai cũng có quá nhiều việc phải làm, và dễ dàng quên đi những việc nhỏ nhặt. Công cụ Task Scheduler giúp bạn xử lý những công việc định kỳ. Nó có thể dọn dẹp ổ đĩa, khởi động lại máy tính vào ban đêm, hoặc thậm chí chạy các script gửi cảnh báo email hoặc tin nhắn Slack. Có một số kích hoạt dựa trên sự kiện mà nhiều người thường bỏ qua, nhưng chúng thực sự hữu ích khi bạn biết cách sử dụng.

Khi máy tính không hoạt động

Làm cho Windows hoạt động khi bạn không ở đó

Đây là một trong những kích hoạt yêu thích của tôi. Bạn có thể thiết lập một tác vụ chạy sau khi hệ thống không hoạt động trong một khoảng thời gian. Ví dụ, nếu bạn rời khỏi máy và không có hoạt động từ bàn phím hoặc chuột trong khoảng 15 phút, nó sẽ tự động kích hoạt.

Tôi sử dụng nó để sao lưu dữ liệu, đồng bộ tập tin, hoặc thực hiện dọn dẹp. Vì nó chờ đến khi tôi không sử dụng máy, tôi không hề nhận ra nó đang chạy. Đây là cách tuyệt vời để xử lý những công việc không cần thiết phải thực hiện trong giờ làm việc nhưng vẫn cần được hoàn thành đều đặn.

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các chuyên gia IT, những người có thể tự động hóa các cập nhật sau giờ làm hoặc quét virus mà không làm gián đoạn ai. Người dùng cao cấp có thể sử dụng kích hoạt không hoạt động để tự động chạy các tác vụ ngốn tài nguyên khi họ không làm việc tích cực (để các tác vụ này không làm chậm họ).

Trên một sự kiện cụ thể trong Event Viewer

Liên kết tác vụ trực tiếp với Event Viewer

Tính năng này cho phép bạn liên kết các tác vụ trực tiếp với Event Viewer. Bạn có thể kích hoạt một tác vụ dựa trên một sự kiện cụ thể trong nhật ký hệ thống. Ví dụ, nếu Windows ghi nhận cảnh báo không gian ổ đĩa thấp, bạn có thể cho chạy một script dọn dẹp tự động. Tôi sử dụng nó để phát hiện sớm các dấu hiệu vấn đề phần cứng, như khi ổ đĩa bắt đầu xuất hiện lỗi.

Bạn cũng có thể khởi động lại các dịch vụ bị lỗi, gửi cảnh báo khi có sự cố, hoặc ghi lại nhật ký khi các ứng dụng quan trọng hoạt động không như mong đợi. Nếu một chương trình nhất định ghi lại sự kiện khi khởi động, bạn có thể sử dụng nó như tín hiệu để khởi chạy một thứ khác cùng lúc. Kích hoạt này cũng có thể giúp tự động hóa các sửa chữa ngay khi có sự cố. Ngay cả người mới cũng có thể hưởng lợi từ việc nhận thông báo tự động khi các vấn đề phổ biến xuất hiện; không cần phải tìm kiếm trong Event Viewer mỗi lần.

Khi một tác vụ được tạo hoặc cập nhật

Mở ra những khả năng thú vị

Kích hoạt ít được biết đến này sẽ chạy một tác vụ ngay khi nó được tạo hoặc cập nhật. Vì vậy, ngay khi bạn đăng ký một tác vụ theo lịch, nó sẽ tự động chạy. Tôi thường sử dụng nó khi nhập một tác vụ mới và muốn kiểm tra ngay mà không cần nhấn chạy bằng tay, nhưng nó cũng mở ra một số khả năng thú vị.

Bạn có thể thiết lập các tác vụ ghi lại khi các tác vụ khác được thêm vào hệ thống, điều này hữu ích cho việc theo dõi thay đổi hoặc duy trì nhật ký. Bạn cũng có thể có một script cài đặt chạy ngay khi một tác vụ được triển khai, giúp tự động hóa trở nên sạch sẽ và ít cần can thiệp. Ngay cả những việc đơn giản, như sao lưu tập tin khi một tác vụ được tạo, cũng trở nên dễ dàng hơn.

Khi một phiên làm việc từ xa kết nối

Giám sát các phiên làm việc từ xa, Remote Desktop

Kích hoạt này sẽ khởi chạy khi một phiên làm việc của người dùng kết nối với máy. Nó liên quan đến Terminal Services, các phiên Remote Desktop, hoặc chuyển đổi người dùng nhanh. Ví dụ, nếu ai đó đăng nhập từ xa vào PC hoặc kết nối lại với một phiên điều khiển, kích hoạt có thể khởi chạy một tác vụ.

Bạn có thể sử dụng nó để hiển thị thông báo chào mừng, chạy script giám sát, gắn kết ổ đĩa mạng, hoặc khởi động các dịch vụ nhất định khi một phiên bắt đầu. Trên một PC trung tâm giải trí, nó có thể khởi chạy các ứng dụng streaming của bạn ngay khi bạn kết nối từ xa. Trên các máy dùng chung, nó giúp đảm bảo các công cụ quan trọng hoặc chương trình nền khởi động ngay khi ai đó đăng nhập.

Nếu bạn thường xuyên truy cập từ xa vào máy của mình, bạn có thể có các tác vụ tiện lợi như khởi chạy bảng điều khiển trạng thái hoặc điều chỉnh cài đặt hiệu suất chạy tự động khi bạn kết nối.

Khi một phiên làm việc từ xa ngắt kết nối

Đối tác của kích hoạt trên

Đối tác của kích hoạt trên, kích hoạt này sẽ chạy khi một phiên làm việc của người dùng ngắt kết nối. Điều này có thể có nghĩa là ai đó đã đóng một phiên Remote Desktop hoặc chỉ chuyển đổi người dùng. Nó không có nghĩa là họ đã đăng xuất; chỉ là phiên của họ đã kết thúc hoặc chuyển sang trạng thái bị ngắt kết nối. Bạn có thể sử dụng nó để đóng ứng dụng, lưu công việc, xóa tệp tạm thời, hoặc ghi lại sự kiện ngắt kết nối. Nó cũng hữu ích để khóa máy hoặc giảm sử dụng tài nguyên khi bạn rời khỏi. Một số người sử dụng nó để tạm dừng máy ảo, dừng các ứng dụng nền nặng, hoặc kích hoạt các tác vụ sao lưu.

Các quản trị viên có thể sử dụng kích hoạt này để tự động hóa các hành động dọn dẹp hoặc bảo mật để đảm bảo không có chương trình nhạy cảm nào còn chạy sau khi một phiên kết thúc. Các trường hợp sử dụng khác bao gồm đồng bộ dữ liệu hoặc tạm dừng các ứng dụng nặng khi một phiên ngắt kết nối, giúp giải phóng tài nguyên hệ thống.

Khi máy làm việc bị khóa

Như khi nhấn Win + L hoặc khóa tự động sau khi screensaver

Kích hoạt này sẽ chạy khi máy làm việc bị khóa (như khi nhấn Win+L hoặc khóa tự động sau khi screensaver). Về cơ bản, ngay khi bạn khóa máy tính, công cụ Task Scheduler có thể khởi chạy các hành động đã chỉ định. Một ví dụ cá nhân tiện lợi là tắt âm thanh hoặc tạm dừng phương tiện khi bạn khóa máy tính.

Nó cũng có thể khởi chạy một script “dọn dẹp” nhanh chóng để bảo mật hoặc đóng các chương trình nhạy cảm khi bạn rời khỏi. Trong môi trường doanh nghiệp, IT có thể kích hoạt sao lưu hoặc quét bảo mật ngay khi một máy bị khóa (giả định rằng người dùng đã rời khỏi).

Công cụ Task Scheduler giúp dễ dàng

Công cụ Task Scheduler có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nếu bạn không chắc chắn bắt đầu từ đâu, hãy xem qua năm điều bạn có thể tự động hóa với Task Scheduler trên Windows. Nếu bạn muốn tiến xa hơn trong việc tự động hóa, bạn có thể khám phá các công cụ như n8n hoặc IFTTT.

Nguồn: xda-developers.com

TickTick là một tiện ích đa nền tảng, bạn có thể xem lại các nhiệm vụ và ghi chú trên máy tính, điện thoại hay Apple Watch. TickTick còn hữu ích khi làm việc nhóm, bạn có thể mời bạn bè tham gia soạn thảo chung danh sách việc cần làm hay chỉnh sửa ghi chú.

TickTick là một trong những ứng dụng lập danh sách việc làm được biên tập viên bình chọn bởi Google và nhiều trang mạng công nghệ bình chọn là ứng dụng nhắc nhở việc cần làm tốt nhất (The Verge, MakeUseOf,…).

TickTick sử dụng không có gì khó khăn vì ứng dụng đã hỗ trợ tiếng Việt. Trong bài viết này, chúng ta sẽ làm quen với TickTick trên Android. Bạn vào đây hay theo liên kết bên dưới để cài đặt. Ứng dụng tương thích và dung lượng cài đặt tùy thiết bị Android.

TickTick:To Do List & Calendar (Free, Google Play) →

Với các phiên bản khác (Windows, Mac, iPhone/iPad, Apple Watch, Web, tiện ích trình duyệt/ứng dụng mail) thì bạn vào đây để tải về sử dụng.

Các tính năng chính của TickTick

Dễ dàng lên danh sách kế hoạch công việc

TickTick sẽ hỗ trợ bạn lên danh sách việc cần làm theo từng chủ đề cụ thể như: học tập, thể thao, mua sắm, công việc hoặc theo thời gian như: việc trong hôm nay, ngày mai hay trong 7 ngày tới,… Để tạo lập danh sách kế hoạch cũng vô cùng đơn giản bằng cách gõ hoặc thu âm nội dung, đặt ưu tiên và hẹn thông báo nhắc nhở cho từng mục tiêu cụ thể là xong.

Dễ dàng đánh dấu hoặc xóa bỏ công việc đã hoàn thành

Bấm tick vào những công việc đã hoàn thành để đưa chúng vào mục Completed ở ngay phía bên dưới. Nếu muốn xoá luôn thì bạn chỉ cần quẹt ngang vào mục tiêu đó và chọn biểu tượng thùng rác màu đỏ; còn nếu muốn hẹn lại nhiệm vụ này vào ngày khác thì chọn biểu tượng lịch màu vàng. Cách xử lý công việc đã hoàn thành của TickTick khá rõ ràng và dễ thao tác giúp quản lý tiến độ công việc tốt hơn.

Giúp theo dõi và xây dựng thói quen

TickTick cũng có một trình theo dõi thói quen hoặc nhắc nhở giúp hình thành thói quen mới. Bạn có thể chọn theo một loạt các gợi ý thói quen của TickTick được phân sẵn theo chủ đề như Life (cuộc sống), Health (sức khoẻ), Sports (thể thao), Mindset (tư duy) hoặc tạo thói quen mới. TickTick cho phép bạn tùy chỉnh các thuộc tính của thói quen. Bạn có thể chọn icon, đặt một câu nói hay lời trích dẫn để tạo động lực; chọn ngày, tần suất thực hiện và thời điểm ứng dụng sẽ nhắc nhở cũng như mục tiêu của bạn một cách cụ thể.

Có thể chia sẻ danh sách, nhiệm vụ công việc

Sau khi lên nhiệm vụ kế hoạch cho một dự án chung bằng TickTick, bạn có thể chia sẻ ngay cho đồng đội của mình dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh thông qua Email hay các nền tảng mạng xã hội thông dụng như Facebook, Messenger, Instagram,… đều được.

Dễ dàng thêm ghi chú, sự kiện trực tiếp trên lịch

Để dễ dàng theo sát nhiệm vụ cần hoàn thành trong tháng, TickTick hỗ trợ xem, thêm ghi chú và sự kiện ngay trên lịch tổng quan. Bên cạnh đó, tính năng đồng bộ hoá các lịch hẹn từ iCloud, Gmail hay Siri,… giúp hiển thị chung trên một lịch của TickTick tiện lợi quản lý hơn rất nhiều.

Quản lý thời gian với Pomodoro Timer

Đây là tính năng hữu ích cho những người thường xuyên gặp khó khăn để tập trung khi làm việc và thực hiện nhiệm vụ. Bằng cách giúp chia nhỏ công việc thành các phiên ngắn (25 phút, bạn có thể tuỳ chỉnh nếu muốn), các phiên được phân tách bằng những khoảng nghỉ nhỏ, TickTick sẽ hỗ trợ bạn đếm ngược thời gian với 1 nút Start.

Bên cạnh đó, ứng dụng còn hỗ trợ phát tiếng ồn trắng (White Noise) – những âm thanh có thể che lấp những âm thanh khác thường được phát ra từ môi trường quanh giúp bạn tập trung hoàn thành mục tiêu tốt hơn.

Hướng dẫn sử dụng

1. Tạo danh sách:

TickTick sử dụng thoải mái không cần tài khoản nhưng nếu muốn quản lý danh sách nhiệm vụ và ghi chú thì bạn phải có tài khoản. TickTick cho phép dùng tài khoản Google, Facebook, Twitter hay Apple để đăng nhập chứ không dùng địa chỉ email đăng ký.

Mở TickTick, bạn bấm Tin tức mới để sử dụng ngay hay thực hiện Đăng nhập ngay. Trong màn hình Bạn muốn tạo gì, bạn chọn chủ đề danh sách nhiệm vụ được tạo sẵn hoặc bỏ qua để thực hiện sau với list của riêng mình.

Màn hình danh sách nhiệm vụ hiện ra, bạn mở menu > bấm Thêm danh sách để tạo cái mới. Bạn đặt tên, chọn màu sắc, thêm thư mục, chọn loại danh sách (nhiệm vụ hay ghi chú), bật tắt Đừng hiển thị trong danh sách thông minh (tùy chọn sẽ nói sau) > bấm nút check để lưu.

Bạn lưu ý, vì Tick Tick không hỗ trợ icon nên để dễ nhận dạng và làm danh sách nhiệm vụ trông thu hút hơn thì bạn chèn thêm biểu tượng cảm xúc từ bàn phím của hệ thống trước tên/sau tên danh sách.

2. Tạo nhiệm vụ:

Để tạo nhiệm vụ công việc cần làm hay ghi chú, bạn có hai cách thực hiện.

– Bấm vào nút dấu cộng rồi nhập/dán nội dung.

– Bấm giữ vài giây lên nút dấu cộng để ghi lại công việc bạn đọc (có hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Khi bạn tạo bằng nhập thủ công, thì bạn có thể gán thời gian, mức độ ưu tiên hay thẻ cho nó để tiện quản lý và tìm kiếm. Ngoài ra, bạn có thể thêm hình ảnh, file đính kèm, bình luận, vị trí, thêm nhiệm vụ phụ,… Mặc dù có hỗ trợ đặt nhắc nhở nhưng tính năng này chỉ dành cho phiên bản nâng cao.

Khi một nhiệm vụ hoàn thành, bạn chỉ cần bấm chọn lên nó hoặc vuốt trái sang phải một đoạn ngắn. Bạn còn có thể thực hiện một số thao tác hành động khác trên mỗi nhệm vụ và ghi chú.

• Vuốt dài từ trái sang phải để đặt mức độ ưu tiên.
• Vuốt ngắn từ phải sang trái để đặt thời gian cho nhiệm vụ.
• Vuốt dài từ phải sang trái để di chuyển sang mục danh sách khác.
• Các hành động này bạn có thể thay đổi trong Cài đặt > Chung > Thao tác vuốt.

Trong trình đơn có mục Hộp thư đến, nơi các công việc, ghi chú chưa được phân loại mà bạn có thể tạo, di chuyển vào đây.

3. Các tính năng hay:

TickTick có một tính năng khá thú vị là ẩn nhiệm vụ, ghi chú của danh sách thường trong các danh sách thông minh (bạn vào Quản lý danh sách & thẻ để biết chúng). Các nhiệm vụ công việc và ghi chú của bạn sẽ không tìm thấy trong các mục của danh sách thông minh. Nếu muốn hiển thị thì tắt Đừng hiển thị trong danh sách thông minh.

TickTick có hỗ trợ làm việc nhóm, tức bạn có thể cùng bạn bè tham gia soạn thảo nhiệm vụ, chỉnh sửa ghi chú trong một danh sách. Bạn bấm nút ba chấm > chọn Cộng tác > chọn thành viên có sẵn hay mời thành viên qua liên kết. Người nhận thì bấm Join để tham gia cộng tác.

TickTick có hẳn một mục hiển thị lịch sự kiện từ ứng dụng, từ Google Calendar, Outlook Calendar,… Bạn bấm biểu tượng cuốn lịch nằm chính giữa > nút ba chấm > Đăng ký lịch > chọn nguồn là Lịch địa phương. Hoặc bạn có thể vào Cài đặt > Nhập & tích hợp để có thêm nguồn là Todolist hay tích hợp vào trợ lý thông minh Google, Amazon Alexa,…

TickTick cũng có khóa bảo vệ để bạn không phải lo phiền các nhiệm vụ, ghi chú của mình bị xem trộm. Vào Cài đặt > Chung > Hình mẫu khóa để cài đặt khóa (hình vẽ) và các tùy chọn khác. Tính năng này cần có tài khoản thì mới sử dụng được.

TickTick có hỗ trợ tiện ích màn hình để bạn tạo và xem các công việc, ghi chú nhanh từ màn hình chính của thiết bị di động. Bạn mở màn hình tiện ích điện thoại của mình, tìm đến TickTick nằm ở cuối danh sách > chọn kích thước và kéo nó ra màn hình. Sau đó, bạn bấm nút dấu cộng để tạo ghi chú, công việc cần làm mới.

Zenkit có thể giúp người dùng quản lý công việc, quản lý dự án, ERP, CRM, lập danh sách công việc hàng ngàng, kế hoạch cá nhân, tuyển dụng… Có thể nói bất cứ vấn đề gì mà một doanh nghiệp cần thì phần mềm đều đáp ứng được.

Mỗi một nhiệm vụ khác nhau đều có một có một công cụ tương ứng của Zenkit để thực hiện. Đồng thời bạn cũng dễ dàng chuyển đổi giữa các công cụ khi có nhu cầu.

Zenkit có giao diện rất đơn giản và dễ dùng, khi người dùng bắt tay vào sử dụng công cụ này, bạn sẽ có cảm giác quen thuộc bởi tiện ích mang tới cho bạn một cái nhìn trực để quản lý bất kỳ dự án hoặc tổ chức nào. Với Zenkit, bạn có thể làm việc với bảng tính, lịch hoặc danh sách Kanban với các nút bấm một cách dễ dàng.

Zenkit mang tới cho người dùng tính năng quản lý lịch làm việc, tại đây bạn có thể xem mọi thứ tại một nơi duy nhất. Hoặc công cụ cho phép người dùng thường xuyên theo dõi các hoạt động dự án mà mình quản lý. Xem mọi thứ đang diễn ra trong nhóm và thậm chí là cả các mục riêng lẻ.

Với Zenkit, bạn sẽ được hỗ trợ gần như không giới hạn trong cấu trúc và quy trình làm việc của mình. Hiện tại Zenkit cung cấp quyền sử dụng cá nhân miễn phí, cung cấp 1GB không gian đính kèm, 2.000 mục trên mỗi bộ sưu tập và cộng tác với tối đa năm người khác.

Cho dù bạn muốn xem dữ liệu của mình trong một danh sách đơn giản, hoạt động ở định dạng Kanban hoặc thậm chí sử dụng bố cục Bản đồ tư duy tuyệt vời, Zenkit sẽ cung cấp cho bạn điều này. Nó có tính năng sắp xếp và kiểm soát thẻ tốt hơn nhiều so với Trello. Nếu bạn đang sử dụng Trello, bạn có thể chuyển dữ liệu đó vào Zenkit chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Với Zenkit, nhóm của bạn có được một nơi để tạo, lưu trữ, tổ chức và sắp xếp dữ liệu. Trong thời đại kĩ thuật số ngày nay, việc giao tiếp của con người đang ngày trở nên dễ dàng hơn nhờ các công cụ hỗ trợ trực tiếp. Dù cho bạn có đang cách xa những đồng nghiệp hàng trăm cây số hay nửa vòng trái đất, sự hiện đại hóa của công nghệ đã đưa chúng ta đến gần nhau hơn. Và Zenkit là một trong những “địa chỉ” đem tới cho các bạn những công cụ giúp làm việc và họp trực tuyến trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Internet đã giúp các cá nhân có thể hợp tác với nhau dễ dàng hơn bao giờ hết. Chỉ với một vài cú click chuột, bạn có thể nhìn thấy một người cách mình nửa vòng trái đất và làm việc với họ về bất cứ điều gì mà bạn muốn.

Rất nhiều các công cụ cộng tác trực tuyến thường rất tốn kém, hoặc có mục đích sử dụng chỉ dành cho một lĩnh vực cụ thể như thiết kế về mặt hình ảnh. Tuy nhiên, bạn không phải trả bất cứ khoản phí nào cho sáu các công cụ hỗ trợ cộng tác tuyệt vời của Zenkit.

Đăng ký Zenkit tại đây

Nếu bạn chưa biết về Todoist thì đây là ứng dụng quản lý công việc hỗ trợ nhiều nền tảng khác nhau như iOS, Android, Windows và cả nền web, giúp bạn tập trung quản lý và đồng bộ công việc của mình. Ứng dụng rất được yêu thích bởi hàng triệu người trên thế giới và được các nhân viên trong top 100 công ty của Fortune tin tưởng. Todoist sẽ giúp đầu óc bạn thảnh thơi để tập trung vào những công việc chính, không phải bận tâm ghi nhớ công việc nào cần làm, chúng được lưu ở đâu, không bỏ sót công việc và dễ dàng để chia sẻ tiến độ công việc với đội nhóm của mình.

Mình sưu tầm được bộ bốn mã coupon, mỗi coupon có thời hạn khoảng 3 tháng cho Todoist, tổng cộng bạn có được một năm sử dụng miễn phí. Nếu sau một năm bạn đã thích với “trợ lý ảo” này rồi mà hết coupon thì gia hạn dịch vụ với số tiền khoảng 2,5USD/tháng, cũng rất hợp lý. Các bước để được miễn phí một năm như sau:

Bước 1: Bây giờ để có tài khoản một năm sử dụng, bạn hãy vào trang https://todoist.com/, đăng ký cho mình một tài khoản. Nếu đã đăng ký rồi thì hãy đăng nhập vào tài khoản trước.

Bước 2: Bạn hãy lần lượt nhấp thẳng vào các liên kết dưới đây để lần lượt điền các coupon:

TDSANEBOX FreelancerClub Skillshare2018 TodoistFreedom 6K94QXHTQ6

Hoặc nếu muốn tự điền thì bạn hãy vào trang này để điền.

Lưu ý là thông thường sẽ có khoảng 4/5 mã bạn nhập được, tương ứng với một năm. Ít người nhập được cả năm mã.

Bước 3: có được Premium một năm rồi thì giờ xài thôi. Ngoài nền tảng web, bạn có thể tải các phiên bản iOS/Android theo liên kết bên dưới:

‎Todoist: To Do List & Calendar (Free⁺, App Store) →

Todoist: Planner & Calendar (Free, Google Play) →