Có một thời gian dài mình gần như nghiện OneNote. Mình dùng nó cho tất cả: ghi chú cuộc họp, ý tưởng, kế hoạch dự án… cho đến khi nhận ra mọi thứ trở nên hỗn loạn: ghi chú nằm rải rác trong vô số sổ, tab lồng trong tab,… OneNote cho cảm giác tự do, nhưng chính sự “tự do không giới hạn” đó biến thành một cơn ác mộng tổ chức. Sau vài năm thử đủ kiểu quản lý, mình quyết định đi tìm những công cụ thực sự giúp mình nghĩ rõ ràng và tìm lại thông tin nhanh hơn. Và dưới đây là 5 công cụ đã khiến mình rời bỏ OneNote mãi mãi – mỗi cái đều có cách riêng để “sắp xếp bộ não kỹ thuật số” hiệu quả hơn.
Joplin – Sự tự do mã nguồn mở thật sự
OneNote cho cảm giác “sở hữu”, nhưng thực chất mọi thứ nằm gọn trong OneDrive của Microsoft. Joplin thì khác hẳn: mã nguồn mở, lưu ở đâu tuỳ bạn chọn – Dropbox, OneDrive, Nextcloud, hoặc thậm chí server cá nhân của chính bạn.
Điều mình thích nhất:
-
Lưu dưới dạng Markdown thuần – có thể mở bằng bất kỳ trình soạn thảo nào, không lo bị khoá định dạng.
-
Tìm kiếm mạnh mẽ, hỗ trợ cả tag và từ khoá trong nội dung.
-
Đồng bộ cực ổn định – mình ghi chú trên laptop, mở điện thoại là thấy ngay, không gặp lỗi sync như OneNote.
-
Bảo mật thật sự: hỗ trợ end-to-end encryption, bạn là người duy nhất có thể đọc dữ liệu của mình.
Với Joplin, mình có thể xây dựng hệ thống notebook + tag rõ ràng, dễ mở rộng mà không bị “rối như tơ vò” như OneNote.
Nếu bạn cần một giải pháp riêng tư, bền vững và linh hoạt, Joplin chính là “phiên bản OneNote mà Microsoft chưa bao giờ làm được”.
Tóm lại: Joplin = OneNote + tự do + mã nguồn mở + bảo mật thật sự.
Notion – Khi mọi thứ trở thành cơ sở dữ liệu
Nếu OneNote là một tờ giấy vô tận, thì Notion là cả một hệ quản trị thông tin. Mình chuyển toàn bộ ghi chú công việc sang Notion vì nó cho phép xây dựng cấu trúc dữ liệu thật sự:
-
Mỗi dự án = 1 database có trạng thái, deadline, thành viên.
-
Mỗi cuộc họp = 1 template có sẵn cột người tham dự, quyết định, hành động.
-
Mỗi bài nghiên cứu = 1 trang có tag, trích dẫn, và link đến bài viết khác.
Điều kỳ diệu là mọi dữ liệu có thể được hiển thị lại theo nhiều dạng khác nhau: Kanban, Calendar, Table, Timeline… mà không bị lặp nội dung.
Khi làm việc nhóm, Notion còn hơn hẳn OneNote ở chỗ:
-
Hỗ trợ chỉnh sửa thời gian thực, comment, phân quyền chia sẻ.
-
Đồng bộ nhanh, giao diện mượt từ desktop đến mobile.
-
Có API mở để kết nối với Zapier, Google Calendar, Slack,…
Cảm nhận: Notion khiến mình “suy nghĩ có cấu trúc hơn”, thay vì chỉ viết xuống mọi thứ như OneNote.
Phù hợp với: người làm việc nhóm, quản lý dự án, sáng tạo nội dung.
Tana – Ghi chú theo mạng lưới tư duy
Tana là công cụ khiến mình thay đổi hoàn toàn cách “ghi chú để suy nghĩ”. Thay vì các trang rời rạc, Tana xây dựng ghi chú bằng các node (nút) – mỗi node có thể chứa thuộc tính, liên kết, và nằm trong hệ thống outliner (giống Workflowy nhưng mạnh gấp nhiều lần).
Ví dụ:
-
Mình tag một node là
#meeting, Tana tự thêm các trường như ngày, người tham dự, hành động. -
Sau đó, mình có thể truy vấn “tất cả các action items từ cuộc họp trong 30 ngày qua”.
Không cần sắp xếp thủ công – hệ thống tự làm.
Tana buộc bạn phải nghĩ có cấu trúc, nhưng đổi lại bạn có một hệ thống thông tin sống, nơi mọi ý tưởng đều liên kết. So với OneNote, đây là cấp độ khác hẳn: OneNote lưu thông tin, Tana biến thông tin thành kiến thức có thể tái sử dụng.
Phù hợp với: ai xây dựng “second brain”, nhà nghiên cứu, quản lý nhiều dự án phức tạp.
Standard Notes – Viết, tìm, xong.
Sau khi mệt mỏi với hàng tá tính năng của OneNote, mình tìm về Standard Notes – cực kỳ tối giản. Chỉ có 3 thứ: Ghi chú – Tag – Tìm kiếm.
Tại sao mình thích?
-
Mã hoá toàn bộ nội dung – kể cả server của họ cũng không đọc được.
-
Cực nhẹ và nhanh – mở lên là viết, không lag, không sync lỗi.
-
Có thể mở rộng bằng extension (Markdown editor, bảng tính nhỏ, theme…).
Với những ghi chú riêng tư (tài chính, nhật ký, kế hoạch cá nhân), Standard Notes cho cảm giác an toàn và thanh thoát mà OneNote không có được.
Phù hợp với: người yêu sự tối giản, coi trọng bảo mật, chỉ cần công cụ viết – không cần “trình diễn”.
Google Keep – Ghi nhanh, tìm nhanh, quên nhanh
Khi mình cần ghi chú vội hoặc danh sách việc cần làm, Keep luôn thắng OneNote ở tốc độ.
-
Giao diện cực nhẹ, mở là viết.
-
Gắn màu để phân loại nhanh (xanh = việc, vàng = ý tưởng, đỏ = nhắc nhở).
-
Nhắc lịch, nhận dạng giọng nói, OCR ảnh, tất cả tích hợp sẵn.
-
Đồng bộ hoàn hảo với Gmail, Calendar, và Android.
Keep không có tag phức tạp, không có section – nhưng chính vì vậy không thể lạc mất thông tin.
Với các công việc hàng ngày, Keep là “bảng nhớ tức thì” giúp mình không quên điều nhỏ nào.
Phù hợp với: người cần tốc độ, danh sách việc, ý tưởng nhanh trong ngày.
Kinh nghiệm của mình sau khi “rời bỏ” OneNote
| Nhu cầu | Công cụ thay thế | Lý do |
|---|---|---|
| Ghi chú dự án, lập kế hoạch dài hạn | Joplin | Cấu trúc notebook rõ ràng, dữ liệu thuộc quyền sở hữu cá nhân |
| Làm việc nhóm, quản lý tiến độ | Notion | Hệ thống database linh hoạt, chia sẻ dễ dàng |
| Quản lý kiến thức chuyên sâu | Tana | Tổ chức ghi chú theo mạng lưới quan hệ |
| Ghi chú cá nhân riêng tư | Standard Notes | Mã hoá đầu cuối, giao diện tối giản |
| Ghi chú nhanh hằng ngày | Google Keep | Tốc độ, tiện lợi, đồng bộ hoàn hảo |
“Không có công cụ nào hoàn hảo, chỉ có công cụ phù hợp với cách bạn nghĩ.”
OneNote vẫn ổn nếu bạn chỉ cần “một cuốn sổ kỹ thuật số”, nhưng khi bạn cần tìm kiếm, tái sử dụng, và kết nối kiến thức, nó bắt đầu cản trở thay vì hỗ trợ. Từ khi chuyển sang hệ thống đa công cụ:
-
Mình không còn lạc mất ghi chú,
-
Tìm nhanh hơn,
-
Và quan trọng nhất: tư duy rõ ràng hơn.
Giờ đây, OneNote vẫn nằm trong máy, nhưng chỉ như “kho lưu trữ cũ”. Mọi ghi chú mới đều nằm trong các công cụ được thiết kế cho con người hiện đại – nơi thông tin phải sống, chứ không chỉ nằm im. Nếu bạn cảm thấy OneNote ngày càng nặng nề và hỗn loạn, hãy thử Joplin, Notion, Tana, Standard Notes hoặc Google Keep. Mỗi công cụ là một mảnh ghép khác nhau – và khi tìm được mảnh phù hợp, bạn sẽ thấy mình làm việc hiệu quả hơn, nhớ lâu hơn, và nghĩ rõ ràng hơn.