Một địa chỉ email chuyên nghiệp gắn với tên miền (địa chỉ web) nói lên nhiều điều hơn những gì mọi người thường nghĩ. Chúng ta hãy thử hỏi bạn bè, gia đình của mình xem họ thấy sao? Họ thích làm việc với một doanh nhân có địa chỉ đại chúng như Hotmail hay Gmail, hay một người có địa chỉ chuyên nghiệp như họtên@company.com?
Ý kiến thì gần như luôn đồng nhất: một địa chỉ chuyên nghiệp sẽ mang lại cảm giác tin tưởng cho khách hàng. Nó tạo dựng một hình ảnh chuyên nghiệp hơn cho doanh nghiệp và gần như luôn gây tác động đến khách hàng nhiều hơn so với một địa chỉ kiểu vô thưởng vô phạt. Không cần chần chừ gì nữa, việc xây dựng địa chỉ email chuyên nghiệp thật nhanh chóng, và đơn giản.
Một địa chỉ email chuyên nghiệp là như thế nào?
Sau khi đã chọn và đăng ký xong tên miền, bạn có thể chốt lại một địa chỉ email chuyên nghiệp. Email này liên kết với tên miền, hay nói cách khác, phần đằng sau chữ @ sẽ chính là tên miền bạn đã chọn cho công ty mình (VD: contact@yourcompany.com).
Địa chỉ email chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho diện mạo và thương hiệu công ty. Chúng đại diện cho uy tín, và quan trọng nữa là, cho phép khách hàng, cả hiện tại và tiềm năng, nắm được ngay đối tượng đang viết cho họ là ai.
Bạn có thể quản lý hòm thư chuyên nghiệp như thế nào?
Khi đăng ký tên miền là bạn có ngay địa chỉ email gắn với tên miền đó trên host của nhà cung cấp. Thông thường có ba cách để quản lý email mới lập sao cho việc sử dụng nó được dễ dàng, thuận tiện nhất, đó là:
- Dịch vụ email (Gmail, v.v…), hoặc ứng dụng email (Thunderbird) miễn phí
Bạn luôn có thể kết nối địa chỉ email trên tên miền với một tài khoản email bạn đang sử dụng, chẳng hạn như Gmail. Cách này rất dễ cài đặt và sử dụng, kể cả đối với người dùng mới. Do đó, đây là phương án thay thế mới cho những giải pháp vẫn được các nhà hosting đưa ra. Tuy nhiên như vậy thì email công việc và email cá nhân đều chung một hòm thư – trừ khi bạn chọn dùng Gmail phiên bản tính phí (thuộc các Google Apps for Work) được bổ sung thêm nhiều tính năng nhưng đồng thời cũng phát sinh thêm chi phí.
Có những ứng dụng email miễn phí khác, như Thunderbird của Mozilla’s. Giống như Firefox của Mozilla’s, Thunderbird đưa ra một vài plugin rất đắc lực nếu bạn cần một số tính năng bổ sung. Nhưng hãy nhớ dịch vụ ứng dụng miễn phí đối với khách hàng thường không hiệu quả như các ứng dụng của các nhà cung cấp tính phí.
- Các công cụ email tính phí (Office 365, Workmail, v.v.)
Nếu bạn cần một giải pháp email toàn diện hơn với các công cụ tinh vi hơn, các nhà cung cấp có tính phí có thể đáp ứng nhu cầu này của bạn, bao gồm Outlook, Google Apps for Work và Workmail, v.v. Các nhà cung cấp này mở rộng thêm một số tính năng như: tích hợp thêm calendars, task and contact managers (lịch và tác vụ quản lý công việc và đầu mối liên lạc).
Nhà cung cấp dịch vụ tên miền và/ hoặc lưu trữ (hosting) của bạn thường cung cấp luôn dịch vụ email chuyên nghiệp với chi phí thấp, và đăng ký cũng đơn giản như đăng ký tên miền, cho nên giải pháp thực tiễn này toàn diện hơn so với dịch vụ của các nhà cung cấp miễn phí. Chỉ mất rất ít chi phí, giải pháp này bao trọn cả việc hỗ trợ khách hàng nếu hệ thống gặp sự cố.
Tuy nhiên, giao diện của nó có ít tính năng hay chức năng hơn so với các công cụ chuyên biệt như Office 365. Và cũng cần lưu ý, bạn có thể phải trả chi phí phát sinh nếu mua thêm không gian lưu trữ lớn hơn cho hệ thống thư tín. Ba lựa chọn này đều có những ưu và nhược điểm khác nhau.
Trước khi quyết định, bạn cần lưu ý nhất đến mục đích sử dụng hiện tại cũng như nhu cầu tương lai của công ty mình. Bạn có thể sẽ nên tự vấn một số điều trước khi bắt đầu. Bạn có muốn tách bạch giữa email công việc và email cá nhân không? Bạn cần bao nhiêu địa chỉ khác nhau cho nhân viên của mình? Và quan trọng nhất có lẽ là, bạn trù bị ngân sách bao nhiêu cho hệ thống thư tín điện tử của mình?
Hoàng Sơn