Với Microsoft Excel, bạn có các ô chứa đầy dữ liệu mà bạn có thể cần hoán đổi giữa các ô hoặc thậm chí giữa các hàng và cột. May mắn thay, Excel có chức năng hoán đổi cho phép bạn hoán đổi giá trị trong các ô một cách dễ dàng.
Hoá đổi giá trị giữa các ô
Bước 1: Bạn mở file Excel mà bạn muốn hoán đổi ô, cột hoặc hàng.
Bước 2: Chọn ô, hàng hoặc cột bạn muốn hoán đổi nội dung và giữ phím Shift.
Bước 3: Tiếp theo, nhấp vào đường viền ngoài cùng bên phải của ô và kéo nó ra ngoài. Không nhả phím Shift. Bạn có thể thấy trong hình ảnh bên dưới rằng khi bạn kéo con trỏ ra, nó sẽ thay đổi thành một hình dạng khác tùy thuộc vào vị trí của con trỏ.
Bước 4: Khi con trỏ trở thành hình chữ ‘I’ nằm ngang dày ở cuối ô liền kề, nó sẽ hoán đổi giá trị của ô với ô bên dưới dòng đó. Tương tự như vậy, nếu bạn di chuyển nó lên đầu ô liền kề và nó biến thành hình chữ ‘I’ dày nằm ngang ở trên cùng, giá trị của ô sẽ được hoán đổi với ô phía trên ô liền kề.
Tuy nhiên, nếu bạn kéo nó sang bên phải của ô liền kề và con trỏ biến thành chữ ‘I’ dày, nội dung của ô đã chọn sẽ được hoán đổi với những nội dung trong ô liền kề như thể hiện trong hình trên.
Hoá đổi giá trị giữa các hàng và cột
Để hoán đổi giá trị giữa các hàng và cột, hãy chọn toàn bộ một hàng hoặc cột, sau đó giữ phím Shift trước khi kéo con trỏ ra hàng hoặc cột mà bạn muốn hoán đổi các giá trị của nó.
Nhả phím Shift và nút chuột khi bạn đã định vị con trỏ ở vị trí bạn muốn hoán đổi nội dung của hàng / cột.
Những lưu ý quan trọng khi hoán đổi giá trị trong Excel
Khi thực hiện hoán đổi ô trong Excel, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần lưu ý để tránh mất dữ liệu hoặc sai sót trong quá trình thao tác:
- Sao lưu dữ liệu trước khi thao tác: Trước khi thực hiện hoán đổi, bạn nên sao lưu file Excel của mình để đảm bảo rằng mọi dữ liệu quan trọng sẽ không bị mất đi trong trường hợp có sai sót.
- Kiểm tra định dạng ô: Nếu các ô chứa định dạng đặc biệt (như ngày tháng hoặc công thức), hãy kiểm tra để đảm bảo rằng định dạng đó không bị thay đổi khi hoán đổi.
- Hoán đổi ô không liên tiếp: Nếu bạn muốn hoán đổi các ô không liền kề, bạn sẽ cần phải sử dụng phương pháp sao chép và dán thay vì hoán đổi trực tiếp với chuột.
- Sử dụng tính năng Undo: Nếu bạn phát hiện ra lỗi sau khi hoán đổi, đừng quên sử dụng phím Ctrl + Z để hoàn tác thao tác của bạn.
Các ứng dụng của thao tác hoán đổi ô
Thao tác hoán đổi ô rất hữu ích trong nhiều tình huống khác nhau, bao gồm:
- Thay đổi thứ tự của các hàng hoặc cột trong bảng mà không cần phải cắt và dán từng phần.
- Giúp bạn so sánh các giá trị giữa các hàng hoặc cột dễ dàng hơn khi bạn cần sắp xếp lại thông tin.
- Tạo báo cáo tài chính hoặc bảng tính một cách nhanh chóng với thứ tự phù hợp hơn.
Hy vọng rằng với những mẹo bổ sung này, bạn sẽ có thể sử dụng chức năng hoán đổi ô trong Excel hiệu quả hơn. Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn về các chức năng khác của Excel, đừng ngần ngại lại gần đây để chúng tôi hỗ trợ!