Google Workspace (hoặc nhiều bạn dùng Office 365) từ lâu đã trở thành bộ công cụ tiêu chuẩn trong môi trường làm việc hiện đại – nhanh, ổn định và hỗ trợ cộng tác thời gian thực. Tuy nhiên, chi phí thuê bao định kỳ cùng rủi ro về quyền riêng tư khiến nhiều người bắt đầu tìm kiếm giải pháp thay thế.
Điều bất ngờ là NAS (Network-Attached Storage) – vốn được xem như thiết bị lưu trữ dữ liệu – ngày nay có thể thay thế phần lớn chức năng của Google Workspace nếu được trang bị đúng ứng dụng. Với khả năng tự lưu trữ, tốc độ LAN nhanh chóng và toàn quyền kiểm soát dữ liệu, NAS không chỉ là “ổ cứng mạng” mà đã trở thành một nền tảng productivity toàn diện.
Dưới đây là 5 ứng dụng giúp NAS trở nên hữu ích hơn bao giờ hết – đến mức bạn có thể tạm biệt Google Workspace mà không hối tiếc.
1. Bộ ứng dụng văn phòng: Synology Office & Nextcloud Office
Nếu bạn đã quen với Google Docs hay Sheets, thì Synology Office hoặc Nextcloud Office sẽ khiến bạn ngạc nhiên. Các ứng dụng này cho phép:
-
Soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, bảng tính, và slide trực tiếp trên trình duyệt.
-
Hỗ trợ cộng tác thời gian thực với nhiều người dùng.
-
Thêm bình luận, gợi ý, và theo dõi thay đổi y như Google Docs.
Điểm khác biệt lớn nhất là mọi dữ liệu đều nằm trên NAS của bạn, không rời khỏi mạng nội bộ. Không cần thuê bao, không quảng cáo, không lo rò rỉ dữ liệu.
💡 Lợi ích chính:
Tiết kiệm chi phí thuê bao hàng tháng.
Bảo vệ quyền riêng tư tuyệt đối.
Tốc độ xử lý nhanh hơn nhờ mạng LAN.
2. Lưu trữ file: Synology Drive & QNAP Qsync
Google Drive rất tiện, nhưng khi làm việc với file lớn, tốc độ tải lên/tải xuống luôn là điểm yếu. Với Synology Drive hoặc QNAP Qsync, bạn có thể:
-
Đồng bộ file giữa máy tính và NAS với tốc độ LAN cực nhanh.
-
Thiết lập quyền truy cập chi tiết đến từng thư mục, người dùng.
-
Lưu lại toàn bộ phiên bản cũ của file để dễ dàng khôi phục.
Synology Drive
Đặc biệt, bạn không bị giới hạn dung lượng – chỉ phụ thuộc vào ổ cứng NAS của chính mình.
💡 Lợi ích chính:
Kiểm soát toàn bộ dữ liệu và quyền truy cập.
Đồng bộ siêu tốc với kết nối nội bộ.
Không phụ thuộc vào dịch vụ bên thứ ba.
3. Ghi chú: NAS Notes & To-Do
Không ít người có “rừng” ghi chú rải rác giữa Google Keep, Docs và Notion. Khi chuyển sang Synology Note Station, Nextcloud Notes hoặc Joplin Server, bạn có thể gom toàn bộ thông tin cá nhân, ý tưởng, danh sách công việc về cùng một hệ thống – tự lưu trữ và đồng bộ an toàn.
Synology Note Station
Các ứng dụng ghi chú này hỗ trợ Markdown, tag, và liên kết nội dung nội bộ, giúp bạn dễ dàng tổ chức và tra cứu.
Mọi dữ liệu đều được backup định kỳ cùng NAS, đảm bảo không bị mất do lỗi dịch vụ hoặc chính sách đóng cửa app.
💡 Lợi ích chính:
Hợp nhất toàn bộ ghi chú, danh sách công việc.
Toàn quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân.
Không bị phụ thuộc vào server của bên thứ ba.
4. Chat: Nextcloud Talk & Synology Chat
Google Chat và Calendar là công cụ tuyệt vời, nhưng nếu bạn đề cao quyền riêng tư, thì Nextcloud Talk hoặc Synology Chat là lựa chọn thay thế lý tưởng.
Chúng cung cấp:
-
Nhắn tin nhóm, gọi video, chia sẻ file.
-
Tạo sự kiện, mời họp, đặt lịch lặp lại.
-
Đồng bộ với lịch NAS để nhắc nhở thông minh.
Mọi dữ liệu giao tiếp, tin nhắn và lịch họp đều nằm trên server nội bộ của bạn, không qua bất kỳ nền tảng quảng cáo nào.
💡 Lợi ích chính:
Giao tiếp nội bộ an toàn, riêng tư.
Hệ sinh thái đồng bộ hoàn toàn với các ứng dụng khác trên NAS.
Không bị theo dõi, thu thập dữ liệu người dùng.
5. Tự động hoá: Qsirch & Qfiling
Google nổi tiếng với khả năng tìm kiếm, nhưng NAS hiện nay cũng không hề kém cạnh.
Các công cụ như QNAP Qfiling và Qsirch sử dụng AI để:
-
Tự động sắp xếp tài liệu theo quy tắc (ví dụ: ảnh theo tháng, hóa đơn theo danh mục).
-
Cho phép tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên (“ảnh du lịch Đà Lạt tháng 3”).
-
Tích hợp với hệ thống sao lưu tự động, snapshot và lịch trình đồng bộ.
💡 Lợi ích chính:
Quản lý file khoa học, tự động hóa quy trình.
Tìm kiếm nhanh chóng mà không cần Internet.
Giảm thời gian tìm tài liệu, tăng hiệu suất làm việc.
NAS và Google Workspace khác nhau thế nào?
| Tiêu chí | Google Workspace | NAS Self-Hosted Apps |
|---|---|---|
| Chi phí | Thuê bao hàng tháng | Một lần đầu tư thiết bị |
| Tốc độ | Phụ thuộc Internet | Siêu nhanh qua LAN |
| Quyền riêng tư | Dữ liệu lưu trên server Google | Dữ liệu nằm tại chỗ, do bạn kiểm soát |
| Khả năng mở rộng | Theo gói thuê bao | Theo dung lượng ổ NAS |
| Tự động hóa | Có, nhưng giới hạn | Linh hoạt, tùy chỉnh sâu |
| Khả năng cộng tác | Xuất sắc với AI hỗ trợ | Rất tốt trong nội bộ |
Có thể nói việc sở hữu một NAS không chỉ là đầu tư vào lưu trữ – đó là bước tiến đến tự chủ công nghệ. Với 5 nhóm ứng dụng productivity trên, bạn có thể: Làm việc nhóm, chia sẻ tài liệu và ghi chú, tự động hóa sao lưu, giao tiếp và quản lý dự án, mà không cần phụ thuộc Google Workspace. Kết quả là một “văn phòng tại nhà” nhanh hơn, riêng tư hơn và tiết kiệm chi phí đáng kể – hoàn hảo cho freelancer, nhóm startup, hoặc cá nhân đề cao bảo mật dữ liệu.