Hai ứng dụng này được thiết kế để tích hợp hoàn hảo với nhau, mang lại cho bạn một phương tiện trực quan để theo dõi, ưu tiên và hoàn thành danh sách việc cần làm, không chỉ trên một thiết bị mà còn trên nhiều nền tảng khác nhau trong các tình huống khác nhau.

8.  Tạo danh sách công việc chính trong Microsoft To Do

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất để tổ chức công việc của bạn là tạo ra một danh sách công việc tổng quát, nơi tất cả các nhiệm vụ đều được tập trung tại một nơi. Microsoft To Do rất lý tưởng cho việc này, nhờ khả năng cho phép bạn tạo ra nhiều danh sách khác nhau, từ những dự án công việc cho đến những việc vặt thường ngày. Hãy bắt đầu bằng cách thêm mọi thứ bạn cần hoàn thành vào danh sách của mình, bất kể nhiệm vụ đó có quy mô lớn hay nhỏ. Khi bạn đã ghi lại tất cả công việc cần thiết, bạn có thể phân loại chúng thành các danh sách khác nhau như “Công việc,” “Nhà,” hay “Cá nhân,” để dễ dàng quản lý hơn.

Bằng cách có một danh sách tổng quát và rõ ràng, bạn sẽ tránh được tình trạng quên lãng nhiệm vụ và có thể bắt đầu ưu tiên dựa trên thời hạn hoặc mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ cụ thể.

7.  Sử dụng ‘Ngày của tôi’ để tập trung vào ưu tiên hàng đầu

Một trong những tính năng đặc biệt giúp người dùng không bị choáng ngợp bởi lượng công việc quá lớn là chế độ “Ngày của tôi” trong Microsoft To Do, nơi bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Mỗi buổi sáng, hãy dành thời gian xem lại các nhiệm vụ trong danh sách của bạn và chọn ra những nhiệm vụ cần ưu tiên nhất để thêm vào phần “Ngày của tôi.” Điều này giúp bạn tập trung vào công việc phù hợp và không bị phân tâm bởi những hàng dài nhiệm vụ khác trong danh sách.

Bạn cũng có thể tận dụng tính năng gợi ý thông minh của ứng dụng. Tính năng này sẽ tự động gợi ý các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và thời hạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi không cần xem xét toàn bộ danh sách một cách thủ công.

6.  Tích hợp Microsoft To Do với Outlook để quản lý nhiệm vụ liền mạch

Nếu bạn đã quen với việc sử dụng Outlook để quản lý email và lịch làm việc của mình, tích hợp ứng dụng này với Microsoft To Do sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho bạn. Những nhiệm vụ mà bạn đã đánh dấu trong email Outlook sẽ tự động đồng bộ hóa với danh sách To Do của bạn, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý các nhiệm vụ hành động mà bạn cần thực hiện ngay từ hộp thư đến.

Sự kết hợp giữa hai ứng dụng sẽ giúp bạn xử lý các nhiệm vụ từ email và sự kiện lịch một cách hiệu quả hơn, đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất cứ mục hành động quan trọng nào trong hộp thư đến của mình.

5.  Đặt thời hạn và nhắc nhở để duy trì tiến độ

Thời hạn là một phần quan trọng của quản lý nhiệm vụ, và cả Microsoft To Do và Outlook đều cung cấp các tính năng cho phép bạn đặt thời hạn và nhắc nhở, giúp giữ cho các nhiệm vụ vẫn trên lộ trình hoàn thành. Khi bạn tạo một nhiệm vụ mới, hãy chắc chắn gán cho nó một thời hạn cụ thể, và đừng quên thêm nhắc nhở cho những nhiệm vụ quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào chúng sớm hơn thay vì đợi đến phút chót.

Đối với các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gửi báo cáo hàng tuần hay tham gia các cuộc họp, hãy thiết lập thời hạn lặp lại để chúng tự động xuất hiện trong danh sách nhiệm vụ của bạn một cách thường xuyên.

4.  Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành từng bước có thể quản lý

Rất dễ để cảm thấy choáng ngợp khi phải đối diện với những nhiệm vụ lớn và phức tạp. Tính năng nhiệm vụ con trong Microsoft To Do cho phép bạn chia nhỏ các dự án lớn thành những bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được dễ dàng hơn. Khi bạn tạo ra một nhiệm vụ lớn, hãy sử dụng các nhiệm vụ con để phác thảo và xác định các bước cần thiết để hoàn thành toàn bộ dự án đó.

Ví dụ, thay vì chỉ ghi lại một nhiệm vụ chung chung như “Hoàn tất báo cáo,” bạn có thể chia thành các bước nhỏ rõ ràng như “Nghiên cứu dữ liệu,” “Viết bản nháp,” và “Chỉnh sửa phiên bản cuối.” Cách làm này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ và giữ được động lực khi bạn ghi dấu hoàn thành từng bước một.

3.  Sử dụng danh mục và thẻ để tổ chức nhiệm vụ của bạn

Việc duy trì sự tổ chức cho danh sách nhiệm vụ có thể trở nên khó khăn nếu bạn phải xử lý nhiều dự án khác nhau. Trong cả Microsoft To Do lẫn Outlook, bạn có thể sử dụng danh mục hoặc thẻ để thêm ngữ cảnh cho từng nhiệm vụ của mình. Gán nhãn cho các nhiệm vụ với các danh mục như “Khẩn cấp,” “Theo dõi,” hoặc “Chờ nội dung” sẽ giúp bạn nhanh chóng lọc và ưu tiên dễ dàng hơn dựa vào trạng thái của chúng.

Tại sao điều này hiệu quả:

Bằng cách sử dụng mã màu cho các danh mục trong Outlook, bạn cũng dễ dàng nhận diện được các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp hoặc loại công việc, giữ cho danh sách nhiệm vụ được tổ chức rõ ràng và trực quan hơn.

2.  Đồng bộ hóa nhiệm vụ trên các thiết bị để quản lý khi di chuyển

Một trong những điểm mạnh nổi trội của Microsoft To Do chính là khả năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị khác nhau. Dù bạn đang ngồi trên máy tính tại văn phòng, kiểm tra điện thoại trong lúc di chuyển hay sử dụng máy tính bảng ở nhà, danh sách nhiệm vụ của bạn luôn được cập nhật theo thời gian thực. Điều này đảm bảo bạn luôn có quyền truy cập vào danh sách nhiệm vụ mới nhất, bất kể bạn ở đâu.

Bằng cách đồng bộ hóa nhiệm vụ trên nhiều thiết bị, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ thời hạn quan trọng hoặc quên một nhiệm vụ cần thực hiện khi đang di chuyển.

1.  Tận dụng lịch Outlook để lập kế hoạch thời gian

Đối với các nhiệm vụ cần thời gian tập trung chuyên sâu, việc kết hợp lịch của Outlook với Microsoft To Do sẽ tạo ra sự hiệu quả tối đa. Khi bạn đã ưu tiên xong các nhiệm vụ trong To Do, hãy chặn những khoảng thời gian cụ thể trên lịch của bạn trong Outlook để dành cho từng nhiệm vụ đó. Hoạch định thời gian giúp bạn đảm bảo các nhiệm vụ của mình nhận được sự chú ý cần thiết và ngăn bạn bị cuốn vào việc đa nhiệm không hiệu quả.

Bằng cách lên lịch một cách trực quan cho các nhiệm vụ của mình, bạn sẽ có một cái nhìn rõ ràng hơn về khoảng thời gian bạn dành cho mỗi dự án, từ đó giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn.

Sử dụng Microsoft To Do và Outlook song hành cùng nhau tạo ra một hệ thống hoàn chỉnh, mạnh mẽ cho việc theo dõi, tổ chức và ưu tiên các nhiệm vụ. Với những tính năng như chế độ “Ngày của tôi,” tích hợp liền mạch với Outlook và khả năng đồng bộ hóa thời gian thực, bạn có thể dễ dàng quản lý từ những nhiệm vụ hàng ngày cho đến các dự án phức tạp. Bằng cách thực hiện theo những mẹo này, bạn sẽ có thể giữ được sự tập trung, đáp ứng mọi thời hạn và nâng cao năng suất trong cả công việc lẫn đời sống cá nhân.

Giấy thật tuyệt vời cho điều này, nhưng một số người thích công cụ kỹ thuật số. Đó là lý do tại sao tôi thích Habo, một ứng dụng theo dõi thói quen mã nguồn mở cho Android và iPhone, cực kỳ đơn giản. Không có quảng cáo và không có bán hàng—chỉ là một cách để giúp xây dựng thói quen. Sau khi bạn tải về và mở ứng dụng, bạn có thể thêm bao nhiêu thói quen tùy thích. Ý tưởng là bạn sẽ đánh dấu hoàn thành khi bạn thực hiện chúng.

Các tính năng của ứng dụng Habo

Ứng dụng Habo có một số tính năng hữu ích:

• Đánh dấu trạng thái thói quen: Ứng dụng cho phép bạn áp dụng các trạng thái khác nhau cho thói quen, bao gồm không hoàn thành và bỏ qua.
• Thiết lập thói quen nâng cao: Bạn có thể chỉ định một lịch trình và phần thưởng cụ thể cho thói quen.
• Cài đặt thông báo: Ứng dụng có thể nhắc nhở bạn về thói quen vào một thời gian cụ thể mỗi ngày. Ví dụ: bạn muốn bắt đầu làm 20 lần chống đẩy trước bữa trưa mỗi ngày, bạn có thể đặt ứng dụng gửi thông báo lúc 11:55.

Điều tôi thực sự đánh giá cao về ứng dụng này là sự đơn giản — và thực tế là nó hoàn toàn miễn phí. Quá nhiều công cụ năng suất trở nên phức tạp không cần thiết khi họ theo đuổi việc kiếm tiền. Habo làm những gì bạn cần và không gì khác.

Tải ứng dụng Habo

TickTick là một tiện ích đa nền tảng, bạn có thể xem lại các nhiệm vụ và ghi chú trên máy tính, điện thoại hay Apple Watch. TickTick còn hữu ích khi làm việc nhóm, bạn có thể mời bạn bè tham gia soạn thảo chung danh sách việc cần làm hay chỉnh sửa ghi chú.

TickTick là một trong những ứng dụng lập danh sách việc làm được biên tập viên bình chọn bởi Google và nhiều trang mạng công nghệ bình chọn là ứng dụng nhắc nhở việc cần làm tốt nhất (The Verge, MakeUseOf,…).

TickTick sử dụng không có gì khó khăn vì ứng dụng đã hỗ trợ tiếng Việt. Trong bài viết này, chúng ta sẽ làm quen với TickTick trên Android. Bạn vào đây hay theo liên kết bên dưới để cài đặt. Ứng dụng tương thích và dung lượng cài đặt tùy thiết bị Android.

TickTick:To Do List & Calendar (Free, Google Play) →

Với các phiên bản khác (Windows, Mac, iPhone/iPad, Apple Watch, Web, tiện ích trình duyệt/ứng dụng mail) thì bạn vào đây để tải về sử dụng.

Các tính năng chính của TickTick

Dễ dàng lên danh sách kế hoạch công việc

TickTick sẽ hỗ trợ bạn lên danh sách việc cần làm theo từng chủ đề cụ thể như: học tập, thể thao, mua sắm, công việc hoặc theo thời gian như: việc trong hôm nay, ngày mai hay trong 7 ngày tới,… Để tạo lập danh sách kế hoạch cũng vô cùng đơn giản bằng cách gõ hoặc thu âm nội dung, đặt ưu tiên và hẹn thông báo nhắc nhở cho từng mục tiêu cụ thể là xong.

Dễ dàng đánh dấu hoặc xóa bỏ công việc đã hoàn thành

Bấm tick vào những công việc đã hoàn thành để đưa chúng vào mục Completed ở ngay phía bên dưới. Nếu muốn xoá luôn thì bạn chỉ cần quẹt ngang vào mục tiêu đó và chọn biểu tượng thùng rác màu đỏ; còn nếu muốn hẹn lại nhiệm vụ này vào ngày khác thì chọn biểu tượng lịch màu vàng. Cách xử lý công việc đã hoàn thành của TickTick khá rõ ràng và dễ thao tác giúp quản lý tiến độ công việc tốt hơn.

Giúp theo dõi và xây dựng thói quen

TickTick cũng có một trình theo dõi thói quen hoặc nhắc nhở giúp hình thành thói quen mới. Bạn có thể chọn theo một loạt các gợi ý thói quen của TickTick được phân sẵn theo chủ đề như Life (cuộc sống), Health (sức khoẻ), Sports (thể thao), Mindset (tư duy) hoặc tạo thói quen mới. TickTick cho phép bạn tùy chỉnh các thuộc tính của thói quen. Bạn có thể chọn icon, đặt một câu nói hay lời trích dẫn để tạo động lực; chọn ngày, tần suất thực hiện và thời điểm ứng dụng sẽ nhắc nhở cũng như mục tiêu của bạn một cách cụ thể.

Có thể chia sẻ danh sách, nhiệm vụ công việc

Sau khi lên nhiệm vụ kế hoạch cho một dự án chung bằng TickTick, bạn có thể chia sẻ ngay cho đồng đội của mình dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh thông qua Email hay các nền tảng mạng xã hội thông dụng như Facebook, Messenger, Instagram,… đều được.

Dễ dàng thêm ghi chú, sự kiện trực tiếp trên lịch

Để dễ dàng theo sát nhiệm vụ cần hoàn thành trong tháng, TickTick hỗ trợ xem, thêm ghi chú và sự kiện ngay trên lịch tổng quan. Bên cạnh đó, tính năng đồng bộ hoá các lịch hẹn từ iCloud, Gmail hay Siri,… giúp hiển thị chung trên một lịch của TickTick tiện lợi quản lý hơn rất nhiều.

Quản lý thời gian với Pomodoro Timer

Đây là tính năng hữu ích cho những người thường xuyên gặp khó khăn để tập trung khi làm việc và thực hiện nhiệm vụ. Bằng cách giúp chia nhỏ công việc thành các phiên ngắn (25 phút, bạn có thể tuỳ chỉnh nếu muốn), các phiên được phân tách bằng những khoảng nghỉ nhỏ, TickTick sẽ hỗ trợ bạn đếm ngược thời gian với 1 nút Start.

Bên cạnh đó, ứng dụng còn hỗ trợ phát tiếng ồn trắng (White Noise) – những âm thanh có thể che lấp những âm thanh khác thường được phát ra từ môi trường quanh giúp bạn tập trung hoàn thành mục tiêu tốt hơn.

Hướng dẫn sử dụng

1. Tạo danh sách:

TickTick sử dụng thoải mái không cần tài khoản nhưng nếu muốn quản lý danh sách nhiệm vụ và ghi chú thì bạn phải có tài khoản. TickTick cho phép dùng tài khoản Google, Facebook, Twitter hay Apple để đăng nhập chứ không dùng địa chỉ email đăng ký.

Mở TickTick, bạn bấm Tin tức mới để sử dụng ngay hay thực hiện Đăng nhập ngay. Trong màn hình Bạn muốn tạo gì, bạn chọn chủ đề danh sách nhiệm vụ được tạo sẵn hoặc bỏ qua để thực hiện sau với list của riêng mình.

Màn hình danh sách nhiệm vụ hiện ra, bạn mở menu > bấm Thêm danh sách để tạo cái mới. Bạn đặt tên, chọn màu sắc, thêm thư mục, chọn loại danh sách (nhiệm vụ hay ghi chú), bật tắt Đừng hiển thị trong danh sách thông minh (tùy chọn sẽ nói sau) > bấm nút check để lưu.

Bạn lưu ý, vì Tick Tick không hỗ trợ icon nên để dễ nhận dạng và làm danh sách nhiệm vụ trông thu hút hơn thì bạn chèn thêm biểu tượng cảm xúc từ bàn phím của hệ thống trước tên/sau tên danh sách.

2. Tạo nhiệm vụ:

Để tạo nhiệm vụ công việc cần làm hay ghi chú, bạn có hai cách thực hiện.

– Bấm vào nút dấu cộng rồi nhập/dán nội dung.

– Bấm giữ vài giây lên nút dấu cộng để ghi lại công việc bạn đọc (có hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Khi bạn tạo bằng nhập thủ công, thì bạn có thể gán thời gian, mức độ ưu tiên hay thẻ cho nó để tiện quản lý và tìm kiếm. Ngoài ra, bạn có thể thêm hình ảnh, file đính kèm, bình luận, vị trí, thêm nhiệm vụ phụ,… Mặc dù có hỗ trợ đặt nhắc nhở nhưng tính năng này chỉ dành cho phiên bản nâng cao.

Khi một nhiệm vụ hoàn thành, bạn chỉ cần bấm chọn lên nó hoặc vuốt trái sang phải một đoạn ngắn. Bạn còn có thể thực hiện một số thao tác hành động khác trên mỗi nhệm vụ và ghi chú.

• Vuốt dài từ trái sang phải để đặt mức độ ưu tiên.
• Vuốt ngắn từ phải sang trái để đặt thời gian cho nhiệm vụ.
• Vuốt dài từ phải sang trái để di chuyển sang mục danh sách khác.
• Các hành động này bạn có thể thay đổi trong Cài đặt > Chung > Thao tác vuốt.

Trong trình đơn có mục Hộp thư đến, nơi các công việc, ghi chú chưa được phân loại mà bạn có thể tạo, di chuyển vào đây.

3. Các tính năng hay:

TickTick có một tính năng khá thú vị là ẩn nhiệm vụ, ghi chú của danh sách thường trong các danh sách thông minh (bạn vào Quản lý danh sách & thẻ để biết chúng). Các nhiệm vụ công việc và ghi chú của bạn sẽ không tìm thấy trong các mục của danh sách thông minh. Nếu muốn hiển thị thì tắt Đừng hiển thị trong danh sách thông minh.

TickTick có hỗ trợ làm việc nhóm, tức bạn có thể cùng bạn bè tham gia soạn thảo nhiệm vụ, chỉnh sửa ghi chú trong một danh sách. Bạn bấm nút ba chấm > chọn Cộng tác > chọn thành viên có sẵn hay mời thành viên qua liên kết. Người nhận thì bấm Join để tham gia cộng tác.

TickTick có hẳn một mục hiển thị lịch sự kiện từ ứng dụng, từ Google Calendar, Outlook Calendar,… Bạn bấm biểu tượng cuốn lịch nằm chính giữa > nút ba chấm > Đăng ký lịch > chọn nguồn là Lịch địa phương. Hoặc bạn có thể vào Cài đặt > Nhập & tích hợp để có thêm nguồn là Todolist hay tích hợp vào trợ lý thông minh Google, Amazon Alexa,…

TickTick cũng có khóa bảo vệ để bạn không phải lo phiền các nhiệm vụ, ghi chú của mình bị xem trộm. Vào Cài đặt > Chung > Hình mẫu khóa để cài đặt khóa (hình vẽ) và các tùy chọn khác. Tính năng này cần có tài khoản thì mới sử dụng được.

TickTick có hỗ trợ tiện ích màn hình để bạn tạo và xem các công việc, ghi chú nhanh từ màn hình chính của thiết bị di động. Bạn mở màn hình tiện ích điện thoại của mình, tìm đến TickTick nằm ở cuối danh sách > chọn kích thước và kéo nó ra màn hình. Sau đó, bạn bấm nút dấu cộng để tạo ghi chú, công việc cần làm mới.