Điều bất ngờ là NAS (Network-Attached Storage) – vốn được xem như thiết bị lưu trữ dữ liệu – ngày nay có thể thay thế phần lớn chức năng của Google Workspace nếu được trang bị đúng ứng dụng. Với khả năng tự lưu trữ, tốc độ LAN nhanh chóng và toàn quyền kiểm soát dữ liệu, NAS không chỉ là “ổ cứng mạng” mà đã trở thành một nền tảng productivity toàn diện.

Dưới đây là 5 ứng dụng giúp NAS trở nên hữu ích hơn bao giờ hết – đến mức bạn có thể tạm biệt Google Workspace mà không hối tiếc.

1. Bộ ứng dụng văn phòng: Synology Office & Nextcloud Office

Nếu bạn đã quen với Google Docs hay Sheets, thì Synology Office hoặc Nextcloud Office sẽ khiến bạn ngạc nhiên. Các ứng dụng này cho phép:

• Soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, bảng tính, và slide trực tiếp trên trình duyệt.

• Hỗ trợ cộng tác thời gian thực với nhiều người dùng.

• Thêm bình luận, gợi ý, và theo dõi thay đổi y như Google Docs.

Điểm khác biệt lớn nhất là mọi dữ liệu đều nằm trên NAS của bạn, không rời khỏi mạng nội bộ. Không cần thuê bao, không quảng cáo, không lo rò rỉ dữ liệu.

💡 Lợi ích chính:

• Tiết kiệm chi phí thuê bao hàng tháng.

• Bảo vệ quyền riêng tư tuyệt đối.

• Tốc độ xử lý nhanh hơn nhờ mạng LAN.

2. Lưu trữ file: Synology Drive & QNAP Qsync

Google Drive rất tiện, nhưng khi làm việc với file lớn, tốc độ tải lên/tải xuống luôn là điểm yếu. Với Synology Drive hoặc QNAP Qsync, bạn có thể:

• Đồng bộ file giữa máy tính và NAS với tốc độ LAN cực nhanh.

• Thiết lập quyền truy cập chi tiết đến từng thư mục, người dùng.

• Lưu lại toàn bộ phiên bản cũ của file để dễ dàng khôi phục.

Synology Drive

Đặc biệt, bạn không bị giới hạn dung lượng – chỉ phụ thuộc vào ổ cứng NAS của chính mình.

💡 Lợi ích chính:

• Kiểm soát toàn bộ dữ liệu và quyền truy cập.

• Đồng bộ siêu tốc với kết nối nội bộ.

• Không phụ thuộc vào dịch vụ bên thứ ba.

3. Ghi chú: NAS Notes & To-Do

Không ít người có “rừng” ghi chú rải rác giữa Google Keep, Docs và Notion. Khi chuyển sang Synology Note Station, Nextcloud Notes hoặc Joplin Server, bạn có thể gom toàn bộ thông tin cá nhân, ý tưởng, danh sách công việc về cùng một hệ thống – tự lưu trữ và đồng bộ an toàn.

Synology Note Station

Các ứng dụng ghi chú này hỗ trợ Markdown, tag, và liên kết nội dung nội bộ, giúp bạn dễ dàng tổ chức và tra cứu.
Mọi dữ liệu đều được backup định kỳ cùng NAS, đảm bảo không bị mất do lỗi dịch vụ hoặc chính sách đóng cửa app.

💡 Lợi ích chính:

• Hợp nhất toàn bộ ghi chú, danh sách công việc.

• Toàn quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân.

• Không bị phụ thuộc vào server của bên thứ ba.

4. Chat: Nextcloud Talk & Synology Chat

Google Chat và Calendar là công cụ tuyệt vời, nhưng nếu bạn đề cao quyền riêng tư, thì Nextcloud Talk hoặc Synology Chat là lựa chọn thay thế lý tưởng.
Chúng cung cấp:

• Nhắn tin nhóm, gọi video, chia sẻ file.

• Tạo sự kiện, mời họp, đặt lịch lặp lại.

• Đồng bộ với lịch NAS để nhắc nhở thông minh.

Mọi dữ liệu giao tiếp, tin nhắn và lịch họp đều nằm trên server nội bộ của bạn, không qua bất kỳ nền tảng quảng cáo nào.

💡 Lợi ích chính:

• Giao tiếp nội bộ an toàn, riêng tư.

• Hệ sinh thái đồng bộ hoàn toàn với các ứng dụng khác trên NAS.

• Không bị theo dõi, thu thập dữ liệu người dùng.

5. Tự động hoá: Qsirch & Qfiling

Google nổi tiếng với khả năng tìm kiếm, nhưng NAS hiện nay cũng không hề kém cạnh.
Các công cụ như QNAP Qfiling và Qsirch sử dụng AI để:

• Tự động sắp xếp tài liệu theo quy tắc (ví dụ: ảnh theo tháng, hóa đơn theo danh mục).

• Cho phép tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên (“ảnh du lịch Đà Lạt tháng 3”).

• Tích hợp với hệ thống sao lưu tự động, snapshot và lịch trình đồng bộ.

💡 Lợi ích chính:

• Quản lý file khoa học, tự động hóa quy trình.

• Tìm kiếm nhanh chóng mà không cần Internet.

• Giảm thời gian tìm tài liệu, tăng hiệu suất làm việc.

NAS và Google Workspace khác nhau thế nào?

Có thể nói việc sở hữu một NAS không chỉ là đầu tư vào lưu trữ – đó là bước tiến đến tự chủ công nghệ. Với 5 nhóm ứng dụng productivity trên, bạn có thể: Làm việc nhóm, chia sẻ tài liệu và ghi chú, tự động hóa sao lưu, giao tiếp và quản lý dự án, mà không cần phụ thuộc Google Workspace. Kết quả là một “văn phòng tại nhà” nhanh hơn, riêng tư hơn và tiết kiệm chi phí đáng kể – hoàn hảo cho freelancer, nhóm startup, hoặc cá nhân đề cao bảo mật dữ liệu.

Các addon này có khả năng biến đổi cách bạn sử dụng Word, từ việc đơn giản hóa quy trình làm việc, nâng cao chất lượng viết đến việc quản lý công việc hiệu quả hơn. Chúng không chỉ bao gồm các công cụ kiểm tra ngữ pháp mạnh mẽ mà còn có khả năng hỗ trợ bạn trong việc chèn các phương trình phức tạp hoặc chữ ký hợp pháp. Các plugin Word có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của bạn, phù hợp với đặc thù công việc và phong cách viết cá nhân.

Bất kể bạn là sinh viên đang tìm cách làm cho việc trích dẫn dễ hơn, hay một nhà văn đang tìm kiếm sự hoàn thiện cho phong cách viết của mình, hay chuyên gia cần quản lý tài liệu và tài liệu tham khảo một cách hiệu quả hơn, những plugin này đều được thiết kế để nâng cao trải nghiệm sử dụng Word. Chúng giúp bạn viết nhanh hơn, dễ dàng hơn và hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày.

8.  Grammarly

Nâng cao chất lượng viết lách của bạn

Trong quá trình viết lách, việc đảm bảo ngữ pháp và chính tả hoàn hảo là điều hết sức quan trọng. Grammarly là một trong những trợ lý viết lách nổi tiếng và nó tích hợp một cách liền mạch với Microsoft Word. Công cụ này không chỉ cung cấp kiểm tra chính tả cơ bản mà còn đưa ra những gợi ý hữu ích về ngữ pháp, tông giọng, phong cách viết, và thậm chí cả mức độ rõ ràng của văn bản.

Tại sao bạn cần nó:

Grammarly thực sự là một công cụ cần có cho bất kỳ ai thường xuyên viết, từ sinh viên cho tới các chuyên gia. Với sự hỗ trợ đáng tin cậy từ Grammarly, bạn có thể nâng cao chất lượng viết lách của mình một cách hiệu quả trong bất kỳ bối cảnh nào.

7 Docusign

Đơn giản hóa việc ký kết tài liệu

Nếu bạn cần thu thập chữ ký trên các tài liệu của mình, Docusign là giải pháp hoàn hảo. Nó tích hợp với Microsoft Word cho phép bạn thêm chữ ký hợp pháp trực tiếp vào các tài liệu cần thiết. Điều này làm thay đổi hoàn toàn cách thức xử lý các hợp đồng, thỏa thuận và bất kỳ tài liệu nào yêu cầu chữ ký một cách trực tiếp và hợp pháp.

Tại sao bạn cần nó:

Docusign là công cụ không thể thiếu cho các chuyên gia thường xuyên làm việc với hợp đồng và các tài liệu pháp lý, giúp quy trình ký kết trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

6.  Wikipedia

Tham khảo nhanh mà không cần rời khỏi Word

Việc nghiên cứu thông tin khi viết có thể làm gián đoạn dòng ý tưởng của bạn, đặc biệt khi bạn cần liên tục chuyển đổi giữa trình duyệt và Word. Plugin Wikipedia cho phép bạn thực hiện tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng ngay trong tài liệu Word của bạn, giúp bạn duy trì sự tập trung và hiệu quả hơn trong công việc.

Tại sao bạn cần nó:

Plugin này đặc biệt hữu ích cho sinh viên và các chuyên gia cần truy cập nhanh vào thông tin tổng quát mà không làm gián đoạn công việc viết lách của họ.

5.  ProWritingAid

Chỉnh sửa nâng cao cho các nhà văn

ProWritingAid là một công cụ toàn diện giúp bạn cải thiện kỹ năng viết của mình. Nó tập trung vào phong cách viết, độ dễ đọc và tính nhất quán trong văn bản của bạn. ProWritingAid cung cấp các báo cáo chi tiết về cấu trúc câu, từ ngữ lặp lại quá nhiều lần, và thậm chí cả điểm độ dễ đọc của văn bản.

Tại sao bạn cần nó:

Khi bạn đang viết một tiểu thuyết, bài blog hay bất kỳ loại tài liệu nào khác, ProWritingAid đảm bảo văn bản của bạn sẽ trở nên rõ ràng, ngắn gọn và hấp dẫn đối với độc giả.

4.  Pickit

Truy cập hình ảnh miễn phí và trả phí

Việc tìm kiếm hình ảnh phù hợp cho tài liệu của bạn có thể tiêu tốn nhiều thời gian. Pickit giúp đơn giản hóa quá trình này bằng cách cung cấp một thư viện hình ảnh miễn phí và trả phí, cho phép bạn dễ dàng chèn hình ảnh vào tài liệu Word của mình.

Tại sao bạn cần nó:

Công cụ này cực kỳ hữu ích cho các bài thuyết trình, báo cáo hoặc bất kỳ tài liệu nào cần hình ảnh đi kèm với văn bản nhằm tăng tính trực quan và sức hấp dẫn cho nội dung.

3.  MathType

Đơn giản hóa việc viết toán và khoa học

Việc viết các phương trình hoặc ký hiệu toán học có thể khá phức tạp trong Word. MathType giúp bạn chèn các phương trình phức tạp, ký hiệu và chú thích một cách trực tiếp và dễ dàng vào tài liệu của bạn. Điều này rất thích hợp cho các nhà khoa học, kỹ sư hoặc sinh viên đang làm việc với các môn học về toán nâng cao.

Tại sao bạn cần nó:

MathType tiết kiệm thời gian cho những ai thường xuyên làm việc với các công thức toán học hoặc ký hiệu khoa học, giúp quá trình soạn thảo trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.

2.  Translator

Phá vỡ rào cản ngôn ngữ

Plugin Microsoft Translator được tích hợp sẵn trong Word, cho phép bạn dịch văn bản trong tài liệu của mình sang nhiều ngôn ngữ khác nhau. Dù bạn đang làm việc với các đồng nghiệp ở nước ngoài hoặc tạo nội dung song ngữ, công cụ này giúp đơn giản hóa mọi thứ, khiến việc giao tiếp trở nên dễ dàng hơn.

Tại sao bạn cần nó:

Translator là một công cụ cực kỳ hữu ích cho bất kỳ ai làm việc trong môi trường đa ngôn ngữ hoặc trong các nhóm toàn cầu, giúp tăng cường khả năng giao tiếp và tiết kiệm thời gian.

1.  Office Tab

Quản lý nhiều tài liệu một cách dễ dàng

Chuyển đổi giữa nhiều tài liệu Word có thể là một thách thức, đặc biệt khi bạn cần làm việc với nhiều văn bản cùng lúc. Office Tab giúp giải quyết vấn đề này bằng cách thêm giao diện tab vào Microsoft Word, giúp bạn dễ dàng quản lý nhiều tài liệu cùng một lúc, tương tự như cách bạn làm trong trình duyệt web.

Tại sao bạn cần nó:

Nếu bạn là người thường xuyên phải làm việc với nhiều tài liệu cùng một lúc, Office Tab sẽ giúp bạn duy trì sự tổ chức và đơn giản hóa công việc hàng ngày của mình.

Các plugin Microsoft Word không chỉ đơn thuần là những addon—chúng thực sự là những công cụ tăng cường năng suất siêu việt có khả năng giúp bạn đơn giản hóa quy trình làm việc và cải thiện quy trình viết lách của bạn. Cho dù bạn là sinh viên, chuyên gia hay nhà sáng tạo, việc tích hợp những công cụ này vào bộ công cụ Word của bạn sẽ mang lại sự tiết kiệm về thời gian và công sức, từ đó giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng: hoàn tất công việc một cách hiệu quả nhất.

Một trong những tính năng nổi bật của Structured là khả năng cung cấp một công cụ lập kế hoạch hàng ngày trực quan cho phép bạn xem nhanh toàn bộ lịch trình hàng ngày của mình. Bằng cách chỉ định khoảng thời gian chính xác cho từng nhiệm vụ và thêm ghi chú, bạn có thể đảm bảo rằng không có chi tiết quan trọng nào lọt qua kẽ hở. Ứng dụng này cũng đóng vai trò như một lời nhắc hữu ích về các kế hoạch của bạn, giúp bạn đi đúng hướng suốt cả ngày.

Để nâng cao tính tổ chức và sự hấp dẫn trực quan của ứng dụng, Structured cho phép bạn chỉ định các màu khác nhau cho các hoạt động riêng lẻ. Tính năng này không chỉ bổ sung thêm dấu ấn cá nhân mà còn giúp dễ dàng phân biệt giữa các tác vụ và danh mục khác nhau. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh màu sắc của toàn bộ menu để phù hợp với sở thích của mình, đảm bảo trải nghiệm gắn kết và đẹp mắt.

Structured vượt xa khả năng quản lý tác vụ cơ bản bằng cách cung cấp tùy chọn gán biểu tượng cảm xúc cho từng hoạt động. Các biểu tượng cảm xúc này được hiển thị dưới mỗi ngày, cung cấp tổng quan nhanh về các nhiệm vụ nổi bật cần bạn chú ý. Chỉ cần nhìn lướt qua, bạn có thể xác định nhiệm vụ nào đang chờ xử lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho phù hợp.

Đối với những người đang tìm kiếm thêm động lực thúc đẩy, Structured cho phép bạn đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, mang lại cảm giác hài lòng và thành tựu. Kỷ niệm sự tiến bộ của bạn khi bạn giải quyết từng nhiệm vụ và chứng kiến năng suất của bạn tăng vọt.

Mặc dù ứng dụng được cung cấp miễn phí nhưng Structured Pro cung cấp các tính năng bổ sung cho những người dùng yêu cầu chức năng nâng cao hơn. Với Structured Pro, bạn có thể nhập ứng dụng lịch và lời nhắc, lên lịch cho các tác vụ lặp đi lặp lại và đặt lời nhắc chi tiết dựa trên các tác vụ đã lên lịch của bạn. Những cải tiến này làm cho Structured trở thành một công cụ có giá trị cho bất kỳ ai gặp khó khăn với việc quản lý công việc hàng ngày hoặc đang tìm kiếm một cách tiếp cận có cấu trúc hơn cho công việc hàng ngày của họ.

Nhìn chung, Structured là ứng dụng bạn đang tìm kiếm để mang lại trật tự và hiệu quả cho cuộc sống hàng ngày của bạn. Giao diện thân thiện với người dùng, các tính năng toàn diện và các tùy chọn có thể tùy chỉnh khiến nó trở thành lựa chọn nổi bật trong số các ứng dụng quản lý tác vụ.

Tải xuống Structured tại đây

Những mẹo để nâng cao trải nghiệm sử dụng Structured

Để tận dụng tối đa các tính năng của Structured, người dùng có thể tham khảo một số mẹo sau đây:

• Khám phá các phím tắt: Nắm vững các phím tắt của ứng dụng sẽ giúp bạn tăng tốc độ truy cập nhanh hơn các chức năng cần thiết, từ đó tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả làm việc.
• Tạo danh sách ưu tiên: Hãy sử dụng tính năng phân loại màu sắc để tạo ra các danh sách ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng định hình những gì cần phải làm trước và gì có thể để lại cho sau.
• Thời gian thực hiện từng nhiệm vụ: Sử dụng tính năng ghi chú để thêm thời gian ước lượng cho mỗi nhiệm vụ. Điều này không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà còn đưa ra cái nhìn rõ hơn về khối lượng công việc cần thực hiện.
• Khuyến khích thói quen tốt: Đặt mục tiêu để thực hiện các hoạt động hàng ngày đều đặn. Có thể là những bài tập thể dục nhỏ hay thời gian cho việc thiền định, việc này sẽ giúp bạn duy trì năng suất và tránh việc bị quá tải với công việc.
• Đánh giá hàng tuần: Cuối mỗi tuần, hãy dành thời gian để khám phá những gì bạn đã hoàn thành và những gì chưa. Việc đánh giá này sẽ giúp bạn nắm bắt được tiến trình của bản thân và điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết.

Sử dụng những mẹo này sẽ giúp bạn không chỉ tổ chức cuộc sống hàng ngày một cách hiệu quả mà còn giúp việc quản lý công việc trở nên thú vị hơn.

Sau khi FancyZones được cấu hình, người dùng có thể kéo và thả các ứng dụng vào một vùng mà không phải thay đổi kích thước cửa sổ. Ví dụ: người dùng có thể kéo cửa sổ chat Facebook sang vùng bên phải trong khi đặt vùng làm việc lớn hơn cho các ứng dụng khác như trình duyệt chẳng hạn.

FancyZones loại bỏ nhu cầu thay đổi kích thước các cửa sổ khi bạn muốn chúng cho mỗi phiên bắt đầu, cấu hình ưa thích của bạn được ghi nhớ vĩnh viễn để bạn có thể làm việc nhanh hơn.

FancyZones là một tính năng nằm trong bộ PowerToys, đầu tiên bạn cần tải về và cài đặt PowerToys tại đây. Sau đó bật PowerToys > chọn FancyZones > bật tuỳ chọn Enable FancyZones lên.

Để phân bố vùng cho các cửa sổ, bạn bấm vào mục Launch Zones Editor bên dưới. Giao diện Zone Layout hiện ra.

Ở trên phần +/- để bạn thiết lập số cửa sổ (màn hình) muốn cấu hình. Như ảnh trên mình chỉ muốn chia hai. Có các mẫu sẵn bên dưới. Nếu không vừa ý, bạn bấm nút Edit selected layout để điều chỉnh.

Bạn có thể tuỳ chọn kéo thả trong giao diện này để có thể tuỳ thích chia cửa sổ. Xong bạn có thể lưu lại bằng cách đặt tên cho giao diện này để tiện sử dụng cho các lần sau.

Giải thích các mục trong FancyZones

Hold Shift key to enable zones while dragging

Bạn có thể sử dụng phím Shift để kích hoạt tính năng kéo, thả. Nếu bạn tắt cài đặt này, FancyZones sẽ hoạt động cho mọi chuyển động của Windows, điều này có thể gây khó chịu, vì vậy nên để cài đặt này thành Bật để khi bạn muốn dùng FancyZones, chỉ cần giữ thêm phím Shift.

Hold a non-primary mouse button to activate zomes while dragging

Bật tuỳ chọn này để bạn giữ trái chuột + thêm một nút chuột nữa để kích hoạt FancyZones. Theo mình thì dùng nút Shift tiện hơn.

Override Windows Snap hotkeys (win+arrow) to move windows between zones

Thông thường, khi bạn sử dụng nút Windows trên bàn phím và mũi tên trái hoặc phải, cửa sổ ứng dụng hiện tại sẽ di chuyển từ một nửa màn hình sang nửa kia. Với cấu hình này được đặt thành vị trí Bật, các tổ hợp phím đó sẽ di chuyển giữa các cửa sổ bạn đã định cấu hình với FancyZones.

Keep windows in their zones when the screen resolution changes

Cài đặt này sẽ khóa cấu hình FancyZones của bạn bất kể độ phân giải màn hình.

Keep windows pinned to multiple desktops in the same zone when the active desktop changes

Đây là một cài đặt quan trọng nếu bạn sử dụng nhiều màn hình . Với cài đặt này, bạn có thể chỉ định một vùng nhất định cho một ứng dụng cụ thể bất kể màn hình nào nằm trên màn hình nào.

Move newly created windows to their last known zone

Cài đặt này sẽ giúp người dùng có được máy tính để bàn của họ và chạy như họ muốn, nhanh hơn.

Excluded apps: các ứng dụng không áp dụng FancyZones.

Mẹo để tối ưu hóa trải nghiệm FancyZones

Khi sử dụng FancyZones, bạn có thể tham khảo một số mẹo dưới đây để tận dụng tối đa tính năng này:

Các lợi ích tiềm năng của FancyZones

FancyZones không chỉ đơn giản là một công cụ bố trí màn hình, mà còn mang đến nhiều lợi ích cho người dùng:

• Tăng hiệu suất làm việc: Việc bố trí cửa sổ hợp lý giúp bạn dễ dàng truy cập các ứng dụng và tài liệu hơn, góp phần nâng cao năng suất làm việc.
• Giảm mệt mỏi khi sử dụng máy tính: Khi không phải thay đổi kích thước cửa sổ liên tục, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn trong quá trình làm việc dài hạn.
• Cải thiện quản lý thời gian: Với khả năng cấu hình nhanh chóng và dễ dàng, bạn có thể sắp xếp thời gian làm việc và nghỉ ngơi hiệu quả hơn, dành thời gian cho các hoạt động khác.

Cải thiện trải nghiệm người dùng với FancyZones

Các tính năng độc đáo khác trong FancyZones có thể giúp bạn tùy chỉnh trải nghiệm làm việc:

• Xem trước vùng khi kéo: Khi kéo cửa sổ vào một vùng, bạn sẽ thấy hình ảnh xem trước để dễ dàng quyết định hơn.
• Áp dụng cho nhiều ứng dụng cùng lúc: Bạn có thể áp dụng cấu hình cho một nhóm ứng dụng cùng lúc, giúp tiết kiệm thời gian hơn.
• Chia sẻ cấu hình: Có thể xuất và chia sẻ các cấu hình FancyZones với người dùng khác dễ dàng.

Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng FancyZones, bạn có thể gặp một số vấn đề nhất định:

• Cửa sổ không vào đúng vùng: Kiểm tra xem cài đặt “Override Windows Snap hotkeys” có được kích hoạt không, và điều chỉnh nếu cần.
• Khi màn hình bị chậm: Đôi khi, FancyZones có thể gây lag nếu cấu hình quá phức tạp, cố gắng giảm bớt số lượng vùng và thử lại.
• Không thể kéo cửa sổ: Đảm bảo rằng bạn đang giữ phím Shift (hoặc nút chuột được định nghĩa) khi thực hiện thao tác kéo.

Kết luận

FancyZones là một tính năng hữu ích trong PowerToys trên Windows 10, cho phép người dùng tùy chỉnh cách bố trí màn hình làm việc của mình. Dù bạn là người sử dụng máy tính chuyên nghiệp hay chỉ đơn thuần là người làm việc văn phòng, việc nắm bắt và khai thác các tính năng của FancyZones sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc của bạn một cách đáng kể.