Chủ đề AI này sẽ được triển khai trên tất cả các nền tảng mà Outlook hỗ trợ, bao gồm Windows, macOS, iOS, Android và cả phiên bản web. Microsoft cho biết, sự kết hợp giữa công nghệ AI và thiết kế sẽ giúp Outlook trở nên “đẹp hơn và dễ tiếp cận hơn”. Điều này cũng hứa hẹn sẽ đem lại trải nghiệm tùy chỉnh linh hoạt cho người dùng.

Một trong những điểm nổi bật của tính năng này là khả năng tạo chủ đề dựa trên thời tiết hoặc vị trí của người dùng. Các chủ đề sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực, cho phép người dùng có thể nhìn thấy một giao diện mới mỗi khi họ di chuyển đến một địa điểm khác. Ví dụ, nếu bạn đã kích hoạt quyền truy cập vị trí trong Outlook, chủ đề “Vị trí của tôi” sẽ mang đến cho bạn hình ảnh được lấy cảm hứng từ khu vực bạn đang ở, cập nhật liên tục mỗi khi bạn ra ngoài để đi nghỉ hoặc đi du lịch.

Đối với ứng dụng trên máy tính để bàn, mỗi chủ đề AI sẽ có một hình nền đặc trưng, trong khi trên các ứng dụng di động cho iOS và Android, chủ đề sẽ xuất hiện ở phần đầu của giao diện. Không chỉ dừng lại ở đó, mỗi chủ đề còn có một màu sắc nhấn mạnh sẽ tạo điểm nhấn cho các phần khác trong giao diện Outlook.

Ngoài ra, Microsoft cũng đã phát hành một bộ sưu tập chủ đề không dựa vào AI, dành cho tất cả người dùng không có giấy phép Copilot. Bộ sưu tập này bao gồm các chủ đề với màu sắc cơ bản như xanh lá, đỏ và tím, có thể sử dụng trên tất cả các phiên bản của Outlook.

Hai ứng dụng này được thiết kế để tích hợp hoàn hảo với nhau, mang lại cho bạn một phương tiện trực quan để theo dõi, ưu tiên và hoàn thành danh sách việc cần làm, không chỉ trên một thiết bị mà còn trên nhiều nền tảng khác nhau trong các tình huống khác nhau.

8.  Tạo danh sách công việc chính trong Microsoft To Do

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất để tổ chức công việc của bạn là tạo ra một danh sách công việc tổng quát, nơi tất cả các nhiệm vụ đều được tập trung tại một nơi. Microsoft To Do rất lý tưởng cho việc này, nhờ khả năng cho phép bạn tạo ra nhiều danh sách khác nhau, từ những dự án công việc cho đến những việc vặt thường ngày. Hãy bắt đầu bằng cách thêm mọi thứ bạn cần hoàn thành vào danh sách của mình, bất kể nhiệm vụ đó có quy mô lớn hay nhỏ. Khi bạn đã ghi lại tất cả công việc cần thiết, bạn có thể phân loại chúng thành các danh sách khác nhau như “Công việc,” “Nhà,” hay “Cá nhân,” để dễ dàng quản lý hơn.

Bằng cách có một danh sách tổng quát và rõ ràng, bạn sẽ tránh được tình trạng quên lãng nhiệm vụ và có thể bắt đầu ưu tiên dựa trên thời hạn hoặc mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ cụ thể.

7.  Sử dụng ‘Ngày của tôi’ để tập trung vào ưu tiên hàng đầu

Một trong những tính năng đặc biệt giúp người dùng không bị choáng ngợp bởi lượng công việc quá lớn là chế độ “Ngày của tôi” trong Microsoft To Do, nơi bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Mỗi buổi sáng, hãy dành thời gian xem lại các nhiệm vụ trong danh sách của bạn và chọn ra những nhiệm vụ cần ưu tiên nhất để thêm vào phần “Ngày của tôi.” Điều này giúp bạn tập trung vào công việc phù hợp và không bị phân tâm bởi những hàng dài nhiệm vụ khác trong danh sách.

Bạn cũng có thể tận dụng tính năng gợi ý thông minh của ứng dụng. Tính năng này sẽ tự động gợi ý các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và thời hạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi không cần xem xét toàn bộ danh sách một cách thủ công.

6.  Tích hợp Microsoft To Do với Outlook để quản lý nhiệm vụ liền mạch

Nếu bạn đã quen với việc sử dụng Outlook để quản lý email và lịch làm việc của mình, tích hợp ứng dụng này với Microsoft To Do sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho bạn. Những nhiệm vụ mà bạn đã đánh dấu trong email Outlook sẽ tự động đồng bộ hóa với danh sách To Do của bạn, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý các nhiệm vụ hành động mà bạn cần thực hiện ngay từ hộp thư đến.

Sự kết hợp giữa hai ứng dụng sẽ giúp bạn xử lý các nhiệm vụ từ email và sự kiện lịch một cách hiệu quả hơn, đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất cứ mục hành động quan trọng nào trong hộp thư đến của mình.

5.  Đặt thời hạn và nhắc nhở để duy trì tiến độ

Thời hạn là một phần quan trọng của quản lý nhiệm vụ, và cả Microsoft To Do và Outlook đều cung cấp các tính năng cho phép bạn đặt thời hạn và nhắc nhở, giúp giữ cho các nhiệm vụ vẫn trên lộ trình hoàn thành. Khi bạn tạo một nhiệm vụ mới, hãy chắc chắn gán cho nó một thời hạn cụ thể, và đừng quên thêm nhắc nhở cho những nhiệm vụ quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào chúng sớm hơn thay vì đợi đến phút chót.

Đối với các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gửi báo cáo hàng tuần hay tham gia các cuộc họp, hãy thiết lập thời hạn lặp lại để chúng tự động xuất hiện trong danh sách nhiệm vụ của bạn một cách thường xuyên.

4.  Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành từng bước có thể quản lý

Rất dễ để cảm thấy choáng ngợp khi phải đối diện với những nhiệm vụ lớn và phức tạp. Tính năng nhiệm vụ con trong Microsoft To Do cho phép bạn chia nhỏ các dự án lớn thành những bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được dễ dàng hơn. Khi bạn tạo ra một nhiệm vụ lớn, hãy sử dụng các nhiệm vụ con để phác thảo và xác định các bước cần thiết để hoàn thành toàn bộ dự án đó.

Ví dụ, thay vì chỉ ghi lại một nhiệm vụ chung chung như “Hoàn tất báo cáo,” bạn có thể chia thành các bước nhỏ rõ ràng như “Nghiên cứu dữ liệu,” “Viết bản nháp,” và “Chỉnh sửa phiên bản cuối.” Cách làm này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ và giữ được động lực khi bạn ghi dấu hoàn thành từng bước một.

3.  Sử dụng danh mục và thẻ để tổ chức nhiệm vụ của bạn

Việc duy trì sự tổ chức cho danh sách nhiệm vụ có thể trở nên khó khăn nếu bạn phải xử lý nhiều dự án khác nhau. Trong cả Microsoft To Do lẫn Outlook, bạn có thể sử dụng danh mục hoặc thẻ để thêm ngữ cảnh cho từng nhiệm vụ của mình. Gán nhãn cho các nhiệm vụ với các danh mục như “Khẩn cấp,” “Theo dõi,” hoặc “Chờ nội dung” sẽ giúp bạn nhanh chóng lọc và ưu tiên dễ dàng hơn dựa vào trạng thái của chúng.

Tại sao điều này hiệu quả:

Bằng cách sử dụng mã màu cho các danh mục trong Outlook, bạn cũng dễ dàng nhận diện được các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp hoặc loại công việc, giữ cho danh sách nhiệm vụ được tổ chức rõ ràng và trực quan hơn.

2.  Đồng bộ hóa nhiệm vụ trên các thiết bị để quản lý khi di chuyển

Một trong những điểm mạnh nổi trội của Microsoft To Do chính là khả năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị khác nhau. Dù bạn đang ngồi trên máy tính tại văn phòng, kiểm tra điện thoại trong lúc di chuyển hay sử dụng máy tính bảng ở nhà, danh sách nhiệm vụ của bạn luôn được cập nhật theo thời gian thực. Điều này đảm bảo bạn luôn có quyền truy cập vào danh sách nhiệm vụ mới nhất, bất kể bạn ở đâu.

Bằng cách đồng bộ hóa nhiệm vụ trên nhiều thiết bị, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ thời hạn quan trọng hoặc quên một nhiệm vụ cần thực hiện khi đang di chuyển.

1.  Tận dụng lịch Outlook để lập kế hoạch thời gian

Đối với các nhiệm vụ cần thời gian tập trung chuyên sâu, việc kết hợp lịch của Outlook với Microsoft To Do sẽ tạo ra sự hiệu quả tối đa. Khi bạn đã ưu tiên xong các nhiệm vụ trong To Do, hãy chặn những khoảng thời gian cụ thể trên lịch của bạn trong Outlook để dành cho từng nhiệm vụ đó. Hoạch định thời gian giúp bạn đảm bảo các nhiệm vụ của mình nhận được sự chú ý cần thiết và ngăn bạn bị cuốn vào việc đa nhiệm không hiệu quả.

Bằng cách lên lịch một cách trực quan cho các nhiệm vụ của mình, bạn sẽ có một cái nhìn rõ ràng hơn về khoảng thời gian bạn dành cho mỗi dự án, từ đó giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn.

Sử dụng Microsoft To Do và Outlook song hành cùng nhau tạo ra một hệ thống hoàn chỉnh, mạnh mẽ cho việc theo dõi, tổ chức và ưu tiên các nhiệm vụ. Với những tính năng như chế độ “Ngày của tôi,” tích hợp liền mạch với Outlook và khả năng đồng bộ hóa thời gian thực, bạn có thể dễ dàng quản lý từ những nhiệm vụ hàng ngày cho đến các dự án phức tạp. Bằng cách thực hiện theo những mẹo này, bạn sẽ có thể giữ được sự tập trung, đáp ứng mọi thời hạn và nâng cao năng suất trong cả công việc lẫn đời sống cá nhân.

Tuy nhiên, có vẻ như vẫn còn một số khía cạnh trong hộp thư đến mà nhiều người dùng ước rằng có thể thay đổi. Nếu bạn cũng như đa số mọi người, chắc chắn sẽ có những lúc bạn nhận quá nhiều email từ một số địa chỉ cụ thể, hoặc thậm chí là những email lặp lại hay thư rác, dẫn đến hộp thư đến của bạn trở nên lộn xộn và khó quản lý. Do đó, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách chặn vĩnh viễn tất cả những email không cần thiết khi sử dụng Microsoft Outlook, giúp bạn kiểm soát hộp thư của mình một cách hiệu quả hơn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ lấy ví dụ là việc sử dụng Outlook trên hệ điều hành Windows với một tài khoản Microsoft 365 để thực hiện việc chặn email. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thực hiện tính năng này trên ứng dụng Outlook dành cho iOS và Android với một quy trình hơi khác, mà chúng tôi sẽ đề cập chi tiết bên dưới.

Cách nhanh chóng chặn email trong Microsoft Outlook

Nếu bạn muốn chặn ngay lập tức một email khi đang duyệt qua hộp thư đến của mình và nhận thấy nó là không cần thiết, hãy làm theo các bước dưới đây. Chức năng này rất thuận tiện và giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Cách chặn email trong Microsoft Outlook dành cho iOS và Android

Như đã nêu trước đó, bạn có thể chặn email bằng cách sử dụng ứng dụng Outlook có sẵn trên iOS và Android. Quy trình thực hiện rất đơn giản và chỉ mất một vài bước cơ bản để hoàn tất việc chặn.

Đó chính là tất cả những gì bạn cần thực hiện. Việc quản lý email có thể trở thành một thử thách lớn, và tình hình này không hề được cải thiện khi bạn phải nhận những email không liên quan đến công việc hay cuộc sống cá nhân của mình. Khi bạn thực hiện theo các bước này để chặn những email không mong muốn, bây giờ bạn có thể yên tâm rằng mình sẽ không bao giờ nhìn thấy những phiền phức này nữa.

Cảm thấy đã đến lúc chuyển đổi ứng dụng email?

Microsoft Outlook không phải là ứng dụng email duy nhất có sẵn trên Windows mà bạn có thể sử dụng để quản lý hộp thư của mình và chặn những email không mong muốn. Trên thực tế, có rất nhiều lựa chọn thay thế tuyệt vời khác có thể phù hợp hơn với quy trình công việc cụ thể của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm những ứng dụng khác có thể hỗ trợ cho công việc quản lý hộp thư của mình, hãy tham khảo hướng dẫn hữu ích của chúng tôi về ứng dụng email khác mà bạn có thể dễ dàng sử dụng ngay bây giờ trên chiếc PC Windows của mình.

1. Gmail

Link: Gmail

– Chức năng nhắn tin riêng tư: Gmail cung cấp nhiều tính năng nhắn tin riêng tư rất tiện dụng, giúp bạn bảo vệ thông tin cá nhân.
– Bảo vệ spam tuyệt hảo: Với hệ thống lọc thông minh, Gmail giúp bạn tránh được nhiều thư rác không mong muốn.
– Dung lượng 15GB: Gmail cho phép người dùng lưu trữ lên tới 15GB cho email và các tệp đính kèm khác, đảm bảo đủ không gian cho bạn.
– Tích hợp với các dịch vụ của Google: Dịch vụ này làm việc tuyệt vời với Google Drive, Google Docs và các ứng dụng khác, giúp bạn dễ dàng quản lý công việc hơn.
– Giao diện có thể gây nhầm lẫn: Đôi khi, giao diện quản lý thư mục và nhãn có thể khiến người dùng mới cảm thấy khó khăn.

Gmail là một trong những dịch vụ email miễn phí hàng đầu hiện nay. Giao diện hiện đại cùng khả năng lọc spam tốt giúp Gmail trở thành lựa chọn yêu thích của nhiều người dùng. Ngoài ra, Gmail cũng cung cấp nhiều tính năng lựa chọn như lập lịch gửi email, gửi email tự hủy và kho lưu trữ tin nhắn dễ dàng trong dung lượng 15GB.

2. Outlook

Link: Outlook

– Giao diện dễ sử dụng: Outlook nổi bật với giao diện thân thiện, giúp ngay cả những người mới cũng có thể dễ dàng làm quen.
– Tích hợp với Microsoft: Dịch vụ này được tối ưu tích hợp tốt với các sản phẩm quen thuộc của Microsoft như Word và Excel, giúp việc làm việc trở nên thuận lợi hơn.
– Tổ chức email tự động: Tính năng tự động sắp xếp email giúp bạn dễ dàng quản lý hộp thư đến, nâng cao hiệu quả công việc.
– Nhiều email phụ: Bạn có thể tạo nhiều alias email mà không phải lo về việc tiết lộ địa chỉ email chính.
– Quảng cáo lớn: Hộp thư đến có thể xuất hiện nhiều quảng cáo gây ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng.

Outlook được đánh giá là một đối thủ nặng ký của Gmail. Với giao diện dễ sử dụng và các tính năng tổ chức email tự động, Outlook thực sự là một lựa chọn tốt cho những ai cần một dịch vụ email đáng tin cậy.

3. Proton Mail

Link: Proton Mail

– Bảo mật hàng đầu: Proton Mail chú trọng vào việc bảo mật, đảm bảo lưu trữ và gửi thư không bị theo dõi hoặc đọc bởi bên thứ ba.
– Gửi email mã hóa: Người dùng có thể gửi email mã hóa cho cả những người không sử dụng Proton Mail, tăng cường tính bảo mật.
– Giới hạn 1GB dung lượng: Tài khoản miễn phí có dung lượng 1GB, đủ cho nhu cầu sử dụng cơ bản.
– Hạn chế gửi 150 tin nhắn/ngày: Có giới hạn trong việc gửi thư hàng ngày, điều này cần lưu ý với những người dùng cần gửi nhiều email.
– Không có hồi đáp tự động: Proton Mail không hỗ trợ chế độ trả lời tự động khi người dùng không có mặt.

Proton Mail nổi bật với tính năng bảo mật vượt trội. Nếu bạn xem trọng việc bảo vệ thông tin cá nhân, thì dịch vụ này là sự lựa chọn hợp lý không thể bỏ qua.

4. Yahoo Mail

Link: Yahoo Mail

– Dung lượng lớn 1TB: Yahoo Mail cung cấp dung lượng lưu trữ lên tới 1TB miễn phí, rất phù hợp cho người dùng cần lưu trữ nhiều email và tệp đính kèm.
– Địa chỉ email tạm thời miễn phí: Dịch vụ này cho phép bạn tạo các địa chỉ email tạm thời, hữu ích trong nhiều tình huống.
– Kết hợp tốt với Yahoo Calendar: Quản lý sự kiện trở nên dễ dàng hơn khi sử dụng đồng thời với Yahoo Calendar.
– Chưa có nhiều bộ lọc: Tùy chọn bộ lọc hạn chế hơn so với các nhà cung cấp khác, có thể gây bất tiện cho một số người dùng.

Yahoo Mail ghi điểm nhờ khả năng lưu trữ lớn và tính năng tạo địa chỉ email tạm thời tiện lợi, là lựa chọn phù hợp cho những người cần sự linh hoạt khi sử dụng email.

5. iCloud Mail

Link: iCloud Mail

– Dễ dàng hủy đăng ký danh sách email: Tính năng này rất hữu ích cho những người muốn thoát khỏi những email không cần thiết.
– 5GB lưu trữ miễn phí: iCloud Mail cung cấp miễn phí 5GB cho dữ liệu lưu trữ, phù hợp cho người dùng có nhu cầu sử dụng nhẹ.
– Hoạt động trên cả thiết bị di động và máy tính: Bạn có thể truy cập iCloud Mail từ bất kỳ thiết bị nào, giúp bạn dễ dàng quản lý email ở mọi lúc mọi nơi.
– Chưa mạnh mẽ như các dịch vụ khác: Dịch vụ này còn hạn chế về tính năng so với Gmail hay Outlook, nếu bạn cần nhiều tính năng nâng cao thì cần cân nhắc.

iCloud Mail là sự lựa chọn tuyệt vời cho người dùng thiết bị của Apple, nhưng có thể không phải là sự lựa chọn tốt nhất cho những ai tìm kiếm các tính năng tiên tiến hơn.

6. Tuta

Link: Tuta Mail

– Mã hóa email tự động: Tuta cung cấp dịch vụ mã hóa tự động cho tất cả các email gửi đi, bảo vệ thông tin của bạn một cách an toàn hơn.
– Có thể gửi email mã hóa tới người không dùng Tuta: Tính năng gửi email mã hóa đến những người không sử dụng Tuta là một điểm nổi bật trong khả năng bảo mật.
– Chỉ 1GB dung lượng: Tuy dung lượng không nhiều, nhưng vẫn đủ để phục vụ cho nhu cầu sử dụng cơ bản của người dùng miễn phí.

Tuta là một lựa chọn phù hợp cho những ai cần một giải pháp email bảo mật cao nhưng không quan trọng về dung lượng lưu trữ và tính năng.

7. Yandex Mail

Link: Yandex Mail

– Lưu trữ miễn phí cho email và các dịch vụ Yandex khác: Yandex Mail cung cấp dịch vụ lưu trữ cho cả email và các dịch vụ tích hợp khác của Yandex, mang đến sự tiện lợi cho người dùng.
– Có thể đăng ký bằng tài khoản Google hoặc mạng xã hội khác: Điều này giúp việc tạo tài khoản trở nên dễ dàng và đơn giản hơn.
– Giao diện thân thiện: Với thiết kế giao diện dễ sử dụng, Yandex Mail giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng.

Yandex Mail là lựa chọn thích hợp cho những người ưa thích tích hợp công cụ và dịch vụ trực tuyến đa dạng.

8. AOL Mail

Link: AOL Mail

– Có sẵn nhiều chủ đề: AOL Mail cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện với nhiều chủ đề đẹp mắt, mang đến trải nghiệm thú vị.
– Lời nhắc chống spam: Hệ thống lọc spam hiệu quả giúp giảm thiểu thư rác, tạo ra môi trường làm việc trong sạch hơn.

AOL Mail là một trong những dịch vụ email lâu đời nhất, vẫn mang đến nhiều tính năng hấp dẫn và dễ dàng cấu hình cho người sử dụng.

9. 10 Minute Mail

Link: 10 Minute Mail

– Địa chỉ email tạm thời: Dịch vụ này cung cấp địa chỉ email có thời hạn lên đến 10 phút, rất tiện lợi cho những ai cần nhận email nhanh chóng.
– Tự động xóa sau 10 phút: Điều này giúp bạn bảo vệ thông tin cá nhân và giảm thiểu spam rất hiệu quả.

10 Minute Mail là dịch vụ hoàn hảo cho những ai cần tạm thời nhận email mà không phải tốn công tạo tài khoản vĩnh viễn.

10. Zoho Mail

Link: Zoho Mail

– Tích hợp tốt cho nhóm làm việc: Zoho Mail là lựa chọn hoàn hảo cho những nhóm cần làm việc cùng nhau, với nhiều tính năng hỗ trợ tương tác.
– Thiết kế đơn giản, sạch sẽ: Giao diện của Zoho Mail rất dễ nhìn và dễ thao tác, tạo điều kiện tốt cho người sử dụng.

Zoho Mail là một dịch vụ email mạnh mẽ phục vụ tốt cho nhu cầu làm việc nhóm, nhờ vào độ tin cậy và khả năng kết nối tuyệt vời.

Một số lời khuyên khi chọn dịch vụ email miễn phí

Khi bạn chọn một tài khoản email, hãy lưu ý những yếu tố sau đây để đưa ra quyết định tốt nhất cho mình:
– Dung lượng lưu trữ: Hãy cân nhắc dung lượng lưu trữ tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn. Nếu bạn gửi và nhận nhiều email hoặc tài liệu, dịch vụ có dung lượng lớn như Yahoo Mail sẽ là lựa chọn tốt hơn.
– Giao diện sử dụng: Một giao diện đơn giản và dễ tiếp cận sẽ giúp bạn thao tác thuận lợi hơn và giảm bớt thời gian làm quen.
– Các tính năng nâng cao: Hãy xem xét các tính năng bổ sung như lập lịch gửi, nhắn tin riêng tư hay bảo mật thông tin. Điều này vô cùng quan trọng để đảm bảo rằng dịch vụ bạn chọn đáp ứng đầy đủ nhu cầu công việc của bạn.

Tóm lại, có rất nhiều dịch vụ email miễn phí mà bạn có thể lựa chọn. Hãy xem xét kỹ các yếu tố nêu trên để tìm ra dịch vụ email phù hợp nhất với nhu cầu và lối sống của bạn.

Khi Microsoft có quá nhiều phiên bản ứng dụng quản lý thư trên Windows như Windows Mail, Office Outlook gây sự phân tán thì việc hợp nhất và đem cái phổ biến và quen thuộc nhiều hơn như Outlook thì vẫn tốt hơn. Bạn có thể quản lý thư và lịch sự kiện trong Outlook desktop và thiết lập cơ bản như thay đổi chủ đề giao diện, bật tắt hộp thư đến ưu tiên, mật độ hiển thị,…

Để kích hoạt ứng dụng Outlook desktop trên Windows 11/10, bạn làm theo như sau.

Bước 1: Bạn mở ứng dụng Windows Mail > bật Try the New Outlook.

Nếu không thấy tùy chọn này có thể bạn cần phải cập nhật cho ứng dụng Mail. Bạn vào Microsoft Store > Library > Get updates để thực hiện.

Lưu ý: Nếu bạn đang dùng ứng dụng Outlook trong bộ văn phòng Microsoft Office thì có thể kích hoạt sử dụng Outlook desktop tương tự. Nhưng nếu không thấy tùy chọn kích hoạt thì bấm File > Office Account > Update Options > Update Now để kiểm tra và cập nhật.

Bước 2: Bạn bấm Next.

Bước 3: Bạn chọn No, don’t send optional data > bấm Accept > Continue > Open Outlook.

Bước 4: Giao diện Outlook desktop hiện ra chẳng khác gì phiên bản web.

Giao diện quản lý thư Outlook.

Nhưng ứng dụng tận dạng phong cách Mica trên Windows 11 nên nhìn hiện đại hơn hẳn. Như đã nói, bạn có thể sử dụng đầy đủ tính năng quản lý, tạo thư và lịch sự kiện trên Outlook desktop nhưng vài mục tính năng bị lược bỏ mà người viết có đề cập có trình bày.

Giao diện xem lịch và tạo sự kiện.

Khi bạn bấm vào các mục khác như To-Do, OneDrive, Word,… thì nó sẽ mở trong trình duyệt web mặc định. Hiện tại, Outlook desktop chỉ hỗ trợ quản lý thư tài khoản Outlook mà thôi nhưng trong tương lai sẽ sớm mở rộng cho Gmail.

Khả năng tương thích với những dịch vụ khác

Hiện tại, Outlook desktop chỉ hỗ trợ quản lý thư từ tài khoản Outlook, tuy nhiên trong tương lai gần, Microsoft dự kiến sẽ mở rộng hỗ trợ cho tài khoản Gmail. Điều này sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau để kiểm tra email từ các dịch vụ khác nhau.

Tính năng bảo mật cải tiến

Outlook desktop đi kèm với nhiều tính năng bảo mật giúp bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu quan trọng của người dùng. Chẳng hạn, khả năng mã hóa email và xác thực hai yếu tố sẽ giúp tăng cường mức độ bảo mật khi gửi và nhận thư.

Hỗ trợ nền tảng di động

Mặc dù bài viết chỉ tập trung vào phiên bản desktop, người dùng cũng có thể lưu ý rằng Outlook có các ứng dụng trên di động cho cả hệ điều hành Android và iOS. Điều này cho phép bạn kiểm soát email và lịch của mình từ bất kỳ đâu, đồng thời đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị một cách mượt mà.

Những tính năng tiện ích bổ sung

Outlook desktop còn bổ sung một số tính năng tiện ích như thông báo sự kiện trên lịch, đồng bộ hóa tác vụ với Microsoft To Do và tích hợp với các ứng dụng khác trong bộ Office, giúp cải thiện trải nghiệm người dùng. Điều này đặc biệt hữu ích cho những ai sử dụng nhiều ứng dụng trong công việc hàng ngày.

Giải pháp hỗ trợ từ cộng đồng và Microsoft

Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào trong quá trình sử dụng hoặc kích hoạt Outlook desktop, có thể dễ dàng tìm kiếm sự trợ giúp từ cộng đồng người dùng hoặc từ trung tâm hỗ trợ của Microsoft để nhận được hướng dẫn cụ thể.

Việc tạo lịch Âm không có gì khó khăn khi các dịch vụ như Google Calendar hay Outlook đều cho phép bạn thêm bộ lịch khác. Nhưng với TaoLichAm, bạn có thể tạo các sự kiện trong ngày Âm lịch một cách nhanh nhất và xem nó trong Google Calendar, Microsoft Outlook,…

I. Tạo file sự kiện ngày Âm lịch:

TaoLichAm là dịch vụ miễn phí, sử dụng không tài khoản. Sau đây là cách thực hiện.

Bước 1: Bạn vào trang chủ TaoLichAm.

Bước 2: Bạn nhập danh sách các sự kiện Âm lịch vào hộp trống của Bước 1.

Thí dụ:

• 10/3 Giỗ Tổ Vua Hùng.
• 15/*7* Ngày Giỗ (thêm dấu * để lặp lại hàng tháng).

Và mỗi sự kiện đều phải xuống hàng.

Bước 3: Tiếp theo, bạn thiết lập ngày nhắc nhở trước sự kiện, thời gian lặp lại, khoảng thời gian hiệu lực, tên lịch ở ngay bên dưới.

Bước 4: Sau cùng, bạn bấm Tạo file *.ics để trích xuất lịch Âm với các sự kiện vừa thực hiện.

Nếu trình duyệt ngăn chặn tải, bạn bấm nút mũi tên > Keep (Giữ). Trong bài viết, mình sẽ đặt tên cho lịch Âm là NgayGio và nó có định dạng .ics.

II. Xem lịch Âm:

Khi đã có file sự kiện ngày Âm Lịch, bạn bây giờ có thể mở xem chúng trong.

1. Google Calendar:

Chúng ta sẽ thực hiện từ máy tính và theo dõi sự kiện Âm lịch tạo với trang web TaoLichAm từ thiết bị bất kỳ có thể tury cập Google Calendar (ứng dụng, trình duyệt).

– Mở Google Calendar > bấm biểu tượng bánh răng > Cài đặt.

– Trong giao diện Cài đặt, tìm đến Thêm lịch > Tạo lịch mới.

– Sau đó, bạn nhập tên (thí dụ Ngày Giỗ), mô tả (có thể bỏ qua) và múi giờ (VN thì bạn chọn GMT+07:00 Giờ Đông Dương) của lịch > bấm Tạo lịch.

– Tạo lịch mới xong, bạn vào lại Cài đặt và bấm vào Nhập và xuất.

– Tại mục Nhập, bạn Chọn Tệp từ máy tính và chọn NgayGio.ics.

– Tiếp theo, bạn chọn bộ lịch muốn lưu vào (chọn Ngày Giỗ) > bấm Nhập.

Trở lại giao diện chính, bạn xem thành quả của mình.

2. Microsoft Calendar:

Người dùng Windows 10 có thể xem sự kiện ngày Âm lịch từ file vừa tạo như sau.

– Bấm chuột phải lên NgayGio.ics > Open with > Calendar.

– Giao diện Microsoft Calendar hiện ra, bạn sẽ thấy toàn bộ sự kiện của mình.

– Bạn chọn nơi lưu cho lịch (thêm vào lịch có sẵn hay tạo mới) tại Which calendar…

– Sau cùng, bấm Add calendar.

3. Microsoft Outlook:

Nếu máy tính bạn có cài đặt Microsoft Outlook thì thực hiện như sau để xem.

– Bấm chuột phải lên tập tin NgayGio.ics > Open with > Outlook.

– Lịch sẽ tự động thêm vào.

– Lịch thêm vào có tên Untitled, bạn tìm đến My Calendars > bấm chuột phải > Rename Calendar để đổi lại tên.

Ngoài ra, 6 mẹo nhỏ dưới đây thực sự có ích cho bạn để sử dụng ứng dụng hiệu quả hơn.

Đọc các thông tin quan trọng

Hộp thư Outlook chia email của bạn thành hai hạng mục: Ưu tiên và Khác. Hộp thư đến Ưu tiên sẽ hiển thị các email quan trọng yêu cầu phải trả lời kịp thời, còn các thư khác thường sẽ gồm các thư quảng cáo, không quan trọng và có thể xử lý sau. Mình đã dùng một thời gian và thấy việc tựa động phân chia rất phù hợp. Khi xem hộp thư khác thấy thường toàn những email không đáng quan tâm.

Ngoài ra, bạn có thể giúp Outlook hoạt động hiệu quả hơn bằng cách chỉ dẫn cho ứng dụng biết những nội dung quan trọng đối với bạn. Chẳng hạn, nếu bạn thấy một email quan trọng nằm trong mục Khác, hãy chọn email đó và nhấn vào biểu tượng dấu chấm lửng rồi chọn Di chuyển đến Hộp thư đến Ưu tiên.

Tìm kiếm thông minh

Tính năng tìm kiếm email của Outlook sẽ đề xuất nội dung tìm kiếm cho bạn ngay cả khi chưa bạn nhập từ nào. Hãy nhấn vào biểu tượng kính lúp ở thanh công cụ phía dưới cùng. Với công cụ tìm kiếm tối ưu hóa cho thiết bị di động này, bạn sẽ dễ dàng thấy email mà mình đang tìm kiếm.

Màn hình tìm kiếm sẽ hiển thị tất cả email từ những địa chỉ liên lạc thường xuyên của bạn chỉ với một lần nhấn. Bạn cũng có thể vuốt qua để xem danh sách các tệp đính kèm mà không cần phải nhấn để mở và đóng cả tá email nữa.

Không chỉ là email

Vì email chỉ là một trong số rất nhiều công cụ giao tiếp, nên Outlook còn có sẵn tính năng tích hợp với Trello, Wunderlist, Evernote cùng nhiều ứng dụng khác mà bạn đang dùng.

Bạn có thể chuyển đổi email thành các thẻ Trello kèm theo thời hạn cần làm xong việc, quản lý các mục Wunderlist trong lịch của Outlook hay tạo ghi chú trong Evernote trực tiếp từ email. Giờ đây, cuối cùng bạn cũng có thể sắp xếp danh sách việc cần làm, ghi chú và quản lý dự án chỉ trong một ứng dụng rồi.

Để lịch thêm phần thú vị

Hãy chuyển đến phần Thiết đặt để thấy một tính năng có cái tên nói lên tất cả, đó chính là Lịch Thú vị.

Tại đây, bạn có thể thêm lịch có sẵn của các đội thể thao hay chương trình truyền hình yêu thích của mình.

Ảnh: Appstore