Vì sao bạn cần ghi lại cuộc họp trên Zoom?

Trong đại dịch COVID-19, nhiều dịch vụ họp online đã ghi nhận sự phát triển vượt bậc. Các cuộc họp online đã trở thành một công cụ năng suất thiết yếu để giao tiếp và cộng tác.

Nếu phải chọn dịch vụ họp tốt nhất, chúng ta sẽ có Zoom, Microsoft Teams và WebEx. Zoom là một dịch vụ hội nghị video cho phép mọi người tổ chức từ xa hoặc tham gia vào các cuộc họp trực tuyến.

So với các dịch vụ hội nghị truyền hình khác, Zoom cung cấp nhiều tính năng đáng giá cho người dùng, chẳng hạn như chia sẻ màn hình, âm thanh chất lượng cao, v.v. Mặc dù cuộc họp Zoom chủ yếu được sử dụng cho các cuộc họp kinh doanh & mục đích hội nghị, nó có thể được sử dụng cho các cuộc trò chuyện video cá nhân-một-với-một-với-gia đình và bạn bè.

Nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên và thường xuyên phải tham gia cuộc họp trên Zoom, một lúc nào đó, bạn có thể muốn ghi lại video các cuộc họp trên Zoom.

Các loại tùy chọn ghi âm

Nếu bạn là người dùng Zoom, bạn có thể biết rằng dịch vụ hội nghị truyền hình cung cấp cho bạn hai loại tùy chọn quay video khác nhau – Local (lưu cục bộ trong máy tính) và Cloud (Lưu trên server Zoom). Tùy chọn Local có sẵn cho mọi người dùng và tùy chọn Cloud chỉ giới hạn cho các tài khoản trả phí.

Có một sự khác biệt lớn giữa ghi cục bộ và ghi video cuộc họp trên đám mây. Bản ghi cục bộ lưu video của bạn trên hệ thống của bạn, trong khi bản ghi đám mây lưu bản ghi vào máy chủ của Zoom.

Có một số điều bạn nên biết trước khi ghi lại cuộc họp Zoom. Trước tiên, nếu bạn là một người tham gia, bạn không thể ghi lại cuộc họp Zoom.

Chỉ máy chủ (host) của phiên họp Zoom mới có thể ghi lại cuộc họp . Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu host cho phép bạn ghi lại màn hình.

Nếu bạn là người tổ chức và muốn cho phép người tham gia ghi lại phiên họp, bạn phải nhấp vào nút Participants > More. Bên cạnh tên người tham gia, hãy chọn tùy chọn Allow Record. Tương tự, để thu hồi quyền, hãy nhấp chuột phải vào tên của người tham gia và chọn Forbid Record.

Cách ghi lại cuộc họp trên Zoom

Tính năng này, TNS có nhắc tới trong bài viết sử dụng cơ bản về Zoom (phần tạo phòng Meeting). Và nay TNS sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện để bạn ghi lại video quá trình hội họp, bài giảng để xem lại hay chia sẻ cho người không thể tham gia xem.

Tính năng ghi lại được là Record và nó chỉ có trên phiên bản máy tính. Nếu chưa có, bạn vào đây hoặc liên kết trực tiếp bên dưới để tải và cài đặt Zoom cho máy tính.

• Windows.
• Mac.

Cài đặt xong, bạn mở Zoom và thực hiện tiếp như sau.

Bước 1: Bạn cần tạo một phòng meeting, bấm nút New Meeting. Zoom sẽ tạo một phòng với mật mã ngẫu nhiên, bạn sau đó chia sẻ (Invite).

Nếu muốn thiết lập phòng thì bấm nút mũi tên New Meeting > chọn Meeting ID của bạn > PMI Settings. Sau đó, bạn thiết lập như đã hướng dẫn trong bài viết trước hay xem lại ở đây. Sau cùng, bấm New Meeting để vào phòng.

Bước 2: Trong phòng meeting, bạn sẽ nhìn thấy nút Record. Bấm vào nó hoặc phím Alt + R để thực hiện ghi hình. Bạn có thể tạm dừng (Alt + P) và dừng ghi (Alt + R).

Video ghi lại có định dạng MP4 và có sẵn trên máy tính.

Bước 3: Để quản lý các video ghi, bạn trở lại mục Home > bấm Meetings > Recorded.

Bạn sẽ nhìn thấy tất cả video ghi được đặt theo tên và thời gian ghi. Bạn có thể phát, chỉ phát âm thanh hay mở thư mục lưu (Open). Video lưu gồm ba file, trong đó có một file video, một file âm thanh và một file playback định dạng m3u.

Lưu ý: Zoom không chỉ cho người điều hành ghi hình và người tham gia cũng có thể miễn là người tham gia cũng sử dụng phần mềm Zoom.

– Trong phòng meeting, bạn bấm Manager Participants.

– Rê chuột lên người cho phép ghi hình > bấm nút More > Allow Record.

Trên đây là cách ghi lại cuộc họp trên Zoom. Hy vọng chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!

Nếu so với Zoom, dịch vụ hội họp được xem dễ dùng nhất hiện nay thì mọi thao tác trên Teleport Video được tối giản hơn cả.

• Người dùng không cần tài khoản.
• Tạo phòng họp chỉ trong vài giây.
• Không cài đặt, truy cập phòng họp từ trình duyệt.

Trong bài viết này, TNS sẽ hướng dẫn cách bạn tạo và sử dụng Teleport Video để hội họp giữa máy tính và điện thoại. Trong đó, bạn cần cài đặt Teleport Video cho điện thoại để tạo phòng họp.

1. Tạo phòng họp:

Để tạo phòng họp, bạn thực hiện từ ứng dụng Teleport Video.

iOS: Tương thích iOS 11.0 trở lên. Dung lượng 75 MB.

‎Teleport.Video (Free, App Store) →

Android: Tương thích Android5.0  trở lên. Dung lượng 31 MB.

Teleport.Video (Free, Google Play) →

Mở ứng dụng, bạn đặt tên cho phòng họp (viết liền không dấu) phía sau teleport.video/. Hoặc bạn không cần đặt vì ứng dụng luôn tạo sẵn tên.

Sau đó, bấm Start để truy cập vào phòng họp ngay trên ứng dụng. Tiếp theo, bạn bấm Invite Others để chia sẻ link phòng họp đến mọi người.

Người viết không biết Teleport Video cho phép tối đa bao nhiêu người trong một phòng mà bạn có thể kiểm tra và để lại bình luận sau khi sử dụng.

Lưu ý: Nếu bạn là người được mời thì nhập phần tên phía sau của địa chỉ để tury cập phòng họp.

2. Truy cập phòng họp:

Người được mời chỉ cần mở trình duyệt và truy cập vào link phòng mà bạn chia sẻ. Sau đó, thiết lập miro và camera (ba chấm > Settings) > bấm Start Meeting truy cập phòng họp.

3. Sử dụng phòng họp:

Giao diện phòng họp của Teleport Video rất đẹp mắt với hình nền và các biểu tượng hiện đại.

Trò chuyện bên trong Teleport Video cũng giống như Zoom và một số dịch vụ chat video khác. Bạn có thể.

– Chia sẻ màn hình: Bấm Share screen phía dưới góc trái.

– Chat văn bản và gửi file: Bạn bấm biểu tượng hộp chat phía trên góc phải để gửi tin nhắn và file.

Teleport Video có hỗ trợ ghi hình lại cuộc họp nhưng dường như tính năng này chỉ hỗ trợ cho phiên bản nâng cao. Mỗi phòng họp tạo ra, bạn có thể quản lý và sử dụng lại (mục Recents).

Mặc dù, không yêu cầu tài khoản nhưng để tiện lợi sau này trong việc gửi lời mời tham gia phòng họp. Bạn nên tạo tài khoản (Google, địa chỉ email) để quản lý thành viên trong nhóm.

Lưu ý:

– Khi chat văn bản, bạn nên sử dụng màn hình lớn chứ điện thoại không hiển thị hết nội dung.

– Bạn có thể đổi tên hiển thị (mặc định là You) trên ứng dụng bằng cách bấm people phía trên góc phải > Tap to set username.

– Phòng họp sẽ tạm dừng sau vài phút nếu không có ai, bạn bấm Return to call để quay trở lại.

Có thể bạn không biết nhưng đã có rất nhiều người sử dụng máy ảnh DSLR Canon và máy ảnh mirrorless của họ làm webcam bằng ứng dụng Cam Link. Mới đây Canon đã phát hành phần mềm riêng của mình để làm việc này.

Canon hôm qua đã giới thiệu ứng dụng EOS Webcam Utility Beta , một phần mềm cho phép bạn sử dụng Máy ảnh ống kính có thể thay đổi (ILC) của EOS và máy ảnh PowerShot làm webcam cho việc họp online qua video.

Đây là một tin đặc biệt tốt cho những người dùng máy ảnh DSLR của Canon, vì chỉ những mẫu máy mới nhất của hãng là Rebel T8i , Rebel SL3 , EOS 7D Mark II và EOS 90D được hỗ trợ. Tiện ích EOS Webcam hoạt động qua kết nối USB thay vì HDMI và tương thích với danh sách máy ảnh sau:

Để tải về ứng dụng, bạn có thể vào liên kết này.

Như bạn đã biết, Zoom cho phép người dùng sử dụng video và hình ảnh để làm nền ảo. Và TNS có giới thiệu khá nhiều một số trang web cung cấp nền ảo cho Zoom. Trong bài viết này, TNS giới thiệu một dịch vụ khác nhưng ở đó bạn có thể tự tạo nền ảo mang dấu ấn cá nhân hay thông tin về bạn.

Đó là Zoom Background Creator của Canva, một dịch vụ khá quen thuộc nếu là dân thiết kế đồ họa thì chắc chắn sẽ biết. Bạn có hơn 100 mẫu nền ảo để sử dụng và lưu ra nhiều định dạng như hình ảnh, video MP4.

Để thiết kế nền ảo cho Zoom với Zoom Background Creator, bạn làm theo như sau.

Bước 1: Truy cập vào đây, bạn bấm Create a Zoom Virtual Background.

Bước 2: Bạn tạo tài khoản Canva hay đăng nhập nếu đã có.

Bước 3: Giao diện thiết kế hiện ra, quá trình thực hiện dễ dàng nhưng trước tiên bạn bấm Templates để chọn một mẫu nền ảo mà dịch vụ cung cấp.

Chọn xong, bạn có thể thêm nhiều thành phần khác lên nền ảo. Chẳng hạn:

– Hình ảnh chân dung: Bấm Uploads để tải lên hay sử dụng hình ảnh sẵn có trên dịch vụ tại mục Photos.

– Hình nền: Bạn có thể lồng thêm hình nền tĩnh cho nền ảo tại mục Backgrounds.

– Text: Tận dụng nền ảo, bạn có thể chèn thông tin về bản thân, châm ngôn,…

– Videos: Nếu thích, bạn có thể lồng video vào nền ảo.

Mỗi hiệu ứng bạn áp dụng đều có thể chỉnh sửa, chẳng hạn hình nền thì có thêm bộ lọc màu, hiệu ứng, cắt xén,…

Bước 4: Hài lòng, bạn bấm nút biểu tượng download để lưu nền ảo trong nhiều định dạng (png, jpg, pdf, mp4, gif).

Bước 5: Việc còn lại là chèn nền ảo vào Zoom. Nếu chưa biết cách thực hiện, bạn xem lại bài viết này.

Ngoài ra nếu bạn lười thiết kế thì có thể tải về các ảnh nền cho Zoom đã từng được Trải Nghiệm Số giới thiệu.

Trong bài viết này mình chia sẻ các bạn khoảng 40 hình nền Powerpoint đơn giản nhưng đủ để bạn có một bài thuyết trình bằng Powerpoint phù hợp với từng mục đích.

Bây giờ có rất nhiều người đang làm việc tại nhà, nhiều người cần sử dụng webcam của họ trong các cuộc họp, hội nghị hoặc thậm chí chỉ để trò chuyện với bạn bè và gia đình. Mặc dù các chương trình như Skype, Google Meet, Zoom và các chương trình khác đều có hỗ trợ phiên bản cho smartphone, tuy nhiên làm việc trên máy tính vẫn hay.

Theo số liệu gần đây thì thiết bị webcam đang được mua số lượng đột biến, giá cũng khá rẻ. Tuy nhiên nếu bạn không muốn bỏ ra bất kỳ khoản tiền nào hoặc đơn giản không muốn tốn một cổng USB trên máy tính, bạn có thể dùng EpocCam Webcam để bạn có thể sử dụng iPhone của mình làm webcam.

Cách biến iPhone của bạn thành webcam bằng EpocCam Webcam cho Mac và PC

Lưu ý nhỏ ban đầu là bạn cần đảm bảo iPhone và máy Mac hoặc cả hai trên cùng một mạng Wi-Fi trước khi bạn bắt đầu. Sau đó bạn làm theo các bước sau:

• Tải xuống EpocCam Webcam trên iPhone của bạn.

• Trên máy tính của bạn, hãy truy cập trang web Kinoni > nhấp vào Download Windows drivers. Tải về và cài đặt driver vào máy).

• Chạy ứng dụng EpocCam từ màn hình chính trên iPhone của bạn.
• Trên máy tính của bạn, khởi chạy phần mềm họp online của bạn. Ví dụ Google Meet hay Zoom.

   

• Mở video settings trong bất kỳ chương trình nào bạn đang sử dụng > Bấm vào Camera > Nhấp vào EpocCam.

Các cài đặt video cho mỗi chương trình ở những nơi hơi khác nhau, nhưng điểm chính là EpocCam sẽ hiển thị dưới dạng tùy chọn camera trong cài đặt camera. Nó đều hoạt động trên hầu hết ứng dụng như Zoom, Google Meet và Skype.

Mặc dù bạn có thể sử dụng phiên bản EpocCam miễn phí, nhưng nó có những hạn chế. Phiên bản miễn phí có quảng cáo, chỉ quay trong 720p và chỉ sử dụng video từ iPhone của bạn. Nếu bạn muốn bỏ ra 7,99 đô la cho phiên bản nâng cấp của EpocCam, bạn sẽ có thể thay thế nền, xóa quảng cáo, quay ở chế độ full HD (1080p) và cũng sử dụng âm thanh từ iPhone của bạn.

Lưu ý là tính năng ảnh nền tùy chỉnh hiện tại chỉ dành cho phiên bản PC của Skype (Windows, Linux và macOS). Phiên bản trên Microsoft Store lại đang thiếu chức năng này. Thay vào đó bạn sẽ nhận được tính năng làm mờ nền phía sau.

Để mở ảnh nền ảo trên Skype, trong cuộc gọi video bạn hãy bấm vào dấu ba chấm sau đó chọn Choose background effect để thêm ảnh nền phía sau. Bạn chưa có ảnh nền nào? Hãy tham khảo và tải 48 ảnh nền mà Trải Nghiệm Số sưu tầm được.

Ngoài ra bạn có thể thiết lập mặc định ảnh nền ảo bằng cách vào: Skype > Settings > Audio and Video > Choose background effect > Add image.

Một màn hình xem trước trong cùng một cửa sổ sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh về cách áp dụng ảnh nền mới trong cuộc gọi video giúp bạn cảm nhận được ảnh nền ảo đó có phù hợp với bạn hay không.

Trường hợp nếu bạn không nhận được tính năng này, theo Microsoft thì tất cả là do một số hạn chế về phần cứng trên máy tính của bạn. Microsoft giải thích như sau: “Để làm mờ nền của bạn trong Skype, bộ xử lý máy tính của bạn cần hỗ trợ Advanced Vector Extended 2 (AVX2). Để biết thêm thông tin, hãy kiểm tra với nhà sản xuất máy tính của bạn. Rất có thể máy của bạn không có”.

Bản cập nhật Zoom 5.0 sẽ ra mắt vào tuần tới và trong số những thay đổi lớn nhất là hỗ trợ mã hóa mạnh hơn, bật mật khẩu theo mặc định và một trang điều khiển mới có thể dễ dàng truy cập vào các cài đặt bảo mật quan trọng.

Với phiên bản 5.0, giờ đây Zoom sẽ sử dụng chuẩn mã hóa GCM 256 bit AES. Điều đó sẽ giúp dữ liệu của bạn khó bị truy xuất hơn. Để giảm thiểu khả năng các cuộc họp bị xâm nhập, giờ đây các cuộc họp hiện sẽ bao gồm mật khẩu theo mặc định cho hầu hết người dùng.

Bản quay màn hình trên “đám mây” cũng sẽ yêu cầu mật khẩu theo mặc định và các tài khoản được quản lý (dành cho tổ chức) cũng có thể tự xác định độ phức tạp của mật khẩu cho tổ chức của họ. Zoom cũng đang bật phòng chờ theo mặc định cho những khách hàng này, thêm một bước xác minh trước khi ai đó được phép tham gia cuộc họp.

Cuối cùng, bản cập nhật thêm dưới dạng biểu tượng bảo mật vào thanh menu của máy chủ. Nhấp vào mục này sẽ cho phép bạn truy cập tất cả các tính năng bảo mật của Zoom ở một nơi thay vì rải rác trên các menu con.

Tổng hợp tất cả tính năng mới trên Zoom 5.0:

• Mã hóa GCM AES 256 bit: Zoom nâng cấp lên chuẩn mã hóa GCM AES 256 bit, giúp tăng cường bảo vệ dữ liệu cuộc họp của bạn. Điều này cung cấp bảo đảm tính bảo mật và toàn vẹn cho cuộc họp Zoom.
• Security icon Các tính năng bảo mật của Zoom, trước đây nằm khá linh tinh, giờ chúng được nhóm lại với nhau và được tìm thấy bằng cách nhấp vào biểu tượng Security trong thanh menu cuộc họp.
• Robust host controls: người quản lý phòng họp có nhiều quyền hành bảo mật hơn. Họ có thể vô hiệu hóa khả năng cho người tham gia đổi tên mình. Hoặc tính năng chia sẻ màn hình bây giờ chỉ mặc định cho host.
• Phòng chờ mặc định bật: Phòng chờ, một tính năng hiện cho phép chủ nhà giữ người tham gia trong phòng chờ ảo trước khi họ vào một cuộc họp, hiện được bật theo mặc định cho các tài khoản Pro.
• Độ phức tạp của mật khẩu cuộc họp: Quản trị viên tài khoản hiện có khả năng xác định độ phức tạp của mật khẩu (chẳng hạn như độ dài, chữ số và các yêu cầu ký tự đặc biệt).
• Mật khẩu bản ghi âm trên đám mây: Mật khẩu hiện được đặt theo mặc định cho tất cả những người truy cập bản ghi đám mây.
• Secure account contact sharing: Zoom 5.0 sẽ hỗ trợ cấu trúc dữ liệu mới cho các tổ chức lớn hơn, cho phép họ liên kết các liên hệ trên nhiều tài khoản để mọi người có thể dễ dàng và an toàn tìm kiếm các cuộc họp, trò chuyện và danh bạ điện thoại.
• Nâng cao Dashboard: Quản trị viên về các kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp và giáo dục có thể xem cách các cuộc họp của họ được kết nối với các trung tâm dữ liệu Zoom trong Dashboard.

Trước đó, Zoom gặp khá nhiều rắc rối khi mà ứng dụng liên tục bị báo các là dính các lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng.

Ngoài ra bạn cũng có thể tìm kiếm hình nền theo từ khóa và sau đó chỉ cần tải chúng xuống trên PC của bạn. Bạn cũng không cần đăng ký tài khoản để tải xuống hoặc chia sẻ một Nền ảo.

Nếu bạn đang sử dụng Zoom trong các cuộc họp hàng ngày, đặc biệt là trong những ngày như thế này thì bạn có thể xem qua ZoomerBackgrounds. Trước khi tải xuống một nền, bạn chỉ cần xem trước ở kích thước đầy đủ. Và sau đó bấm nút Download để lưu nó trên PC của bạn và nhập nó vào thư viện hình nền Zoom.

Khi đã có nền ảo mong muốn. Bạn mở phòng họp, phòng học của mình trên Zoom > bấm nút mũi tên bên cạnh nút Stop Video > chọn Choose Virtual Background.

Sau đó, bạn bấm nút dấu cộng và chọn nền ảo tải về.

Trải Nghiệm Số cũng đã lọc ra 48 hình nền được sử dụng nhiều nhất, mời bạn tham khảo.

Spatial Video Chat là một công cụ mà bạn có thể chạy trên bất kỳ trình duyệt nào. Mục đích của công cụ này là cho phép bạn thực hiện việc họp video nhóm một cách dễ dàng. Công cụ trò chuyện video dựa trên trình duyệt này giúp trải nghiệm cuộc gọi video của bạn thú vị và nhanh.

Công cụ có nhiều tính năng phụ thú vị như biến biểu cảm khuôn mặt của bạn thành biểu tượng cảm xúc để bạn có thể cho mọi người từ xa biết biểu cảm của mình. Không chỉ thế, biểu tượng cảm xúc cũng thay đổi tự động dựa trên biểu cảm khuôn mặt của bạn.

Để thực hiện nhanh cuộc gọi video nhóm từ trình duyệt, bạn không cần phải đăng ký. Bạn có thể chỉ cần truy cập vào trang bằng cách vào liên kết này.

Để bắt đầu, bạn sẽ phải tạo một phòng trước. Tại đây, bạn có thể tạo các cuộc gọi video công khai, riêng tư hoặc tham gia các cuộc gọi video có sẵn.

Chẳng hạn, bạn muốn tạo một phòng riêng cho bạn bè, bạn có thể vào Create Private. Thao tác này sẽ cung cấp cho bạn mã phòng ở phía bên phải. Sau đó, bạn có thể chia sẻ URL với những người bạn muốn thêm trong cuộc gọi video nhóm.

Có thể nói Spatial Video Chat là một công cụ tuyệt vời cho những ai muốn thực hiện cuộc gọi từ trình duyệt. Công cụ đặc biệt này không yêu cầu bất kỳ cài đặt và đăng ký gì. Tất cả bạn cần truy cập trang web và tạo phòng công cộng hoặc riêng tư để chia sẻ liên kết với những người khác.

• Xem thêm: Cách dùng Skype video nhóm giống Zoom, không cần đăng ký tài khoản

Lý do Zoom rất phổ biến là vì dễ dàng có được liên kết đến cuộc họp trước và chia sẻ nó, có lời mời được thiết lập sẵn qua lịch, rất nhiều người có thể tham gia vào một cuộc họp online qua video nhóm duy nhất và mọi người đều có thể tham gia vào cuộc trò chuyện video. Dưới đây là ba ứng dụng phù hợp tiêu chí này.

Skype

Cho đến nay mặc dù Skype là phần mềm chat thuộc top phổ biến nhất nhưng khi việc họp từ xa trở nên phổ biến. Skype bỗng nhiên không được ai để ý dù đây là phần mềm chat video chất lượng tốt. Có lẽ lý do chính lớn nhất là Skype hoạt động khác Zoom khá nhiều. Rất may mắn Microsoft đã nhanh chóng cập nhật tính năng và giờ đây với một cuộc họp online dưới 50 người, Skype là lựa chọn hết sức tiện lợi.

Bây giờ bạn có thể mời bất kỳ ai tham gia cuộc họp Skype và họ có thể tham gia cuộc họp đó bất kể họ có tài khoản Skype hay không. Bạn có tất cả các tính năng của Skype theo ý của bạn.

Ưu điểm

• Ứng dụng rất an toàn và nó có phiên bản miễn phí cho phép bạn mời bao nhiêu người tùy thích (tối đa 50) và thời lượng cuộc gọi không bị giới hạn.
• Nếu bạn chỉ mời những người sử dụng Skype, bạn có thể lên lịch cuộc gọi từ trong Skype. Đây là một tính năng mới đã được thêm vào một vài tháng trước.
• Bạn có thể tạo một liên kết đến một cuộc họp trước và chia sẻ nó, cho phép những người khác tham gia nó mà không cần tài khoản Skype hoặc thậm chí là ứng dụng.
• Bạn có thể chia sẻ màn hình của bạn với người khác.

Nhược điểm

• Skype không có tính năng whiteboard.
• Nó không phù hợp lắm khi ứng dụng cho một lớp học vì không có người quản lý cuộc họp nào có quyền kiểm soát đối với cuộc gọi.

Microsoft Teams

Microsoft Teams là một ứng dụng nằm trong bộ Office 365 (hoặc Microsoft 365) nhưng bạn có thể đăng ký và sử dụng miễn phí. Nếu bạn có tài khoản Office/Microsoft 365, nó sẽ không tạo ra nhiều sự khác biệt.

Ưu

• Có cả ứng dụng máy tính để bàn và webapp.
• Bạn có thể mời mọi người vào ‘Nhóm’ của mình để dễ dàng tương tác với mọi người và lên lịch các cuộc họp sau đó.
• Các cuộc họp có thể được lên lịch và bất cứ ai cũng có thể tham gia.
  Hỗ trợ cho phòng hội nghị, các kênh chuyên dụng.

Nhược điểm

• Microsoft Teams giống một ứng dụng trò chuyện/cộng tác hơn là một công cụ hội nghị video. Các tính năng được tích hợp và chúng hoạt động tốt nhưng chúng không trực quan và có thể không tốt nhất nếu bạn dùng cho lớp học.
• Giao diện người dùng hơi “chuyên nghiệp”. Nó không tệ nhưng rất nhiều tuỳ chọn Office 365 được tích hợp với nó và có thể gây nhầm lẫn khi sử dụng với nó.

Google Hangouts

Google Hangouts , đúng như tên gọi, là một sản phẩm của Google và nó đã hoạt động tốt trong nhiều năm qua. Nó hoạt động với tài khoản Gmail nhưng bạn có thể mời bất kỳ ai tham gia cuộc họp/hangout mà không cần tài khoản. Google Hangouts cũng có thể chạy trên một trình duyệt mà không cần cài thêm gì.

Ưu

• Bất cứ ai cũng có thể tham gia một cuộc họp bất kể họ có tài khoản Google hay không.
• Bạn có thể lên lịch cuộc họp và chia sẻ một liên kết đến nó trước.
• Bất kỳ số lượng người dùng có thể được mời đến một cuộc họp.
• Công nghệ tự loại bỏ tiếng ồn xung quanh.
• Bạn có thể chia sẻ màn hình của bạn, và tạo phòng hội nghị, vv
• Bạn có quyền kiểm soát một cuộc họp như cho phép bạn tắt tiếng người khác và xóa người họp gây rối.

Nhược điểm

• Đây là một sản phẩm của Google và có thể gióng lên hồi chuông cảnh báo cho một số người liên quan đến quyền riêng tư.
• Nó có thể không hoạt động trên tất cả các trình duyệt, ví dụ như Safari và người dùng sẽ phải cài đặt Firefox hoặc Chrome.

Truy cập phòng học/họp trên Zoom từ trình duyệt thường mất thời gian đôi chút, bạn phải xác nhận truy cập từ trình duyệt với hai lần click mà TNS từng có nhắc tới trong bài viết hướng dẫn cơ bản.

Bạn phải xác nhận mở phòng họp/học Zoom bằng cách bấm click here khi truy cập từ trình duyệt

Việc này không mất nhiều thời gian nhưng nếu bạn muốn rút ngắn thao tác (chỉ còn một click) thì TNS xin mách một cách với sự trợ giúp của hai tiện ích mở rộng Chrome sau. Chúng cho phép rút ngắn và truy cập ngay vào bước hai mỗi khi mở link phòng. Bạn không còn phải khó chịu mỗi khi mở phòng họp/học trên Zoom từ trình duyệt nữa.

Bước 1: Trước tiên, bạn chọn và cài đặt một trong hai extension bên dưới vào trình duyệt.

Zoom.us Always Show "Join From Web" - Chrome Web Store (Free, Chrome Web Store) →

Chrome Web Store (Free, Chrome Web Store) →

Bước 2: Bạn không cần thiết lập extension gì cả, mở link phòng họp/học Zoom.

Bạn không phải bấm click here nữa mà Zoom sẽ xuất hiện luôn liên kết start from your browser. Bạn bấm vào để mở phòng học/họp trên trình duyệt.

Trong tuần này, TNS có giới thiệu nhiều về dịch vụ Zoom trong đó có tính năng nền ảo. Đây là tính năng độc đáo thay thế hình ảnh không gian phòng bằng video và hình ảnh. Tạo nên sự sống động và thú vị khi hội họp, học tập online.

Zoom cho phép người dùng sử dụng video và hình ảnh từ bên ngoài bên cạnh nền có sẵn. Vì vậy, bạn có thể sử dụng video và hình ảnh bất kỳ có trên máy hay tải về từ trên web.

Trong bài viết này, TNS xin giới thiệu hai địa chỉ tổng hợp video và hình ảnh miễn phí để bạn dùng làm nền ảo trên Zoom.

1. Zoom Exotic:

Trang web này cung cấp nhiều nền ảo (video, hình ảnh, hoạt hình) thú vị. Chúng sắp xếp theo chủ đề (Boards).

Hiện tại, Zoom Exotic chỉ cung cấp video và hy vọng sẽ bổ sung thêm các dạng nền ảo khác. Để tải, bạn có hai lựa chọn.

– Tải một file: Bạn có hai lựa chọn.

• Bạn mở video đó bấm nút Download.
• Hoặc bấm nút ba chấm trên video > Download.

– Tải nhiều video: Bạn bấm chọn lên video đầu tiên > giữ phím Shift và chọn các video mong muốn khác > bấm Download.

Ngoài ra, nếu bạn muốn chia sẻ nền ảo của mình thì truy cập vào đây.

2. Free Zoom Backgrounds by RemoteTeam.com:

Trang web này thì cung cấp nhiều nền ảo hơn, chúng được tổng hợp từ nhiều nguồn cung cấp ảnh và video chất lượng tốt như Unsplash, Coverr.co,…

Trên trang chủ tập hợp tất cả nền ảo (video, hình ảnh) nổi bật cùng một hộp tìm kiếm để bạn tìm nền ảo khác. Các nền ảo hiển thị dạng thu nhỏ nên khó xem, bạn bấm vào  để xem trong kích thước rõ ràng hơn.

Muốn tải về thì bấm nút Download. Muốn chia sẻ thì bấm Send this background.

3. Cách bật nền ảo:

Khi đã có nền ảo mong muốn. Bạn mở phòng họp, phòng học của mình trên Zoom > bấm nút mũi tên bên cạnh nút Stop Video > chọn Choose Virtual Background.

Sau đó, bạn bấm nút dấu cộng và chọn nền ảo tải về.

Screen Share Party thực ra là một dịch vụ chia sẻ màn hình dựa trên giao thức WebRTC. Người xem chỉ cần mở trình duyệt được hỗ trợ và theo dõi màn hình bài giảng của bạn. Không chỉ vậy, bạn có thể trao đổi qua tin nhắn văn bản, gửi file và mã code.

Để tạo lớp học nhỏ với Screen Share Party, bạn làm theo như sau.

1. Tạo lớp học:

Bạn là người muốn tạo lớp học hay chia sẻ màn hình (video, game,…) thì trước tiên phải tạo phòng chia sẻ.

– Mở trình duyệt (Chrome, Firefox, Microsoft Edge) truy cập vào Screen Share Party.

– Bấm Click to share your screen.

– Bạn chọn màn hình muốn chia sẻ.

• Màn hình desktop (tạo lớp học thì bạn chọn màn hình này).
• Màn hình cửa sổ ứng dụng Windows.
• Màn hình một tab của trình duyệt.
• Chọn xong, bấm Share.

– Màn hình bạn chọn sẽ xuất hiện.

– Bạn sao chép phòng chia sẻ màn hình từ thanh địa chỉ hay bên dưới trang và gửi đến học viên, người muốn chia sẻ.

Mỗi phòng chỉ nhận tối đa 10 người truy cập nên bạn chỉ có thể tạo lớp học nhỏ nhưng chia thành nhiều ca giảng dạy. Nếu so với một số dịch vụ hội họp, giảng dạy khác thì không bằng nhưng Screen Share Party bù lại không giới hạn thời gian chia sẻ.

Screen Share Party có hỗ trợ phát tiếng, bạn chỉ cần kéo đến mục Add audio > bấm Start new audio cast.

2. Tham gia lớp học:

Học viên, người được mời chỉ cần truy cập đường link phòng chia sẻ màn hình bằng trình duyệt Chrome, Firefox, Microsoft Edge hoặc Safari là có thể xem.

Do Screen Share Party chỉ cho tương tác một chiều nhưng bạn và học viên có thể trao đổi qua tin nhắn văn bản, gửi file hay mã code nữa.

– Kéo tới mục Text chat ở cuối trang.

– Nhập tên đại diện > bấm Start.

– Giao diện chat sẽ được mở, bạn có thể trò chuyện bằng tin nhắn văn bản, gửi file hay mã code được rồi.

Lưu ý: Screen Share Party sử dụng mượt hơn trên máy cấu hình mạnh và nếu bạn là người xem thì không cần như vậy. Chỉ một thiết bị cấu hình trung bình và dùng trình duyệt được hỗ trợ là có thể theo dõi.

Ngoài Screen Share Party, Trải Nghiệm Số còn chia sẻ nhiều nội dung để bạn họp / học online. Mời bạn tham khảo tại đây.

Thông thường, khi tạo một phòng meeting thì Zoom sẽ cho phép nhập thời biểu vào Google Calendar, Outlook và Yahoo! Mail để bạn có thể thông báo, gửi lời mời đến nhiều người trong danh sách liên lạc.

Trong bài viết này, TNS sẽ hướng dẫn cách bạn lên lịch họp/học Zoom từ bất kỳ tab nào nào trên trình duyệt Chrome/Firefox thông qua Google Calendar và tiện ích mở rộng Zoom Scheduler.

Đây là tiện ích mở rộng do chính Zoom phát triển, bạn có thể tạo và truy cập nhanh một phòng meeting hay thiết lập và gửi lời mời qua Google Calendar. Cách thực hiện rất đơn giản, bạn làm theo như sau.

Bước 1: Trước tiên, bạn cần cài đặt Zoom Scheduler cho trình duyệt của mình.

Chrome: Bạn vào đây hay liên kết bên dưới > bấm Add to Chrome > Add extension để cài đặt tiện ích mở rộng này.

Zoom Chrome Extension - Chrome Web Store (Free, Chrome Web Store) →

Firefox: Bạn vào đây hay liên kết bên dưới > bấm Add to Firefox > Add để cài đặt tiện ích mở rộng này.

Zoom Extension (Free, Firefox Add-ons) →

Bước 2: Cài đặt xong, bạn bấm biểu tượng Zoom trên thanh công cụ trình duyệt và đăng nhập.

Bước 3: Đăng nhập xong bạn bấm nút bánh răng cưa để thiết lập thuộc tính mặc định cho phòng meeting.

Việc thiết lập này giống như khi tạo phòng meeting nên không có gì khó khăn, nếu bạn không muốn mật mã thì bỏ chọn Require meeting password. Sau đó, bấm Save and Contine để lưu lại thiết lập.

Bước 4: Bây giờ, bạn có thể.

– Schedule a Meeting: Bạn bấm vào nút này để lên lịch họp/học Zoom qua Google Calendar.

Giao diện tạo sự kiện Google Calendar hiện ra (nếu chưa đăng nhập thì đăng nhập). Bạn thiết lập các thông tin cần thiết như tiêu đề, thời gian, địa chỉ email người tham gia, vị trí,…

Trong đó, qua trọng là link phòng meeting. Bạn bấm Make it a Zoom Meeting để lấy link phòng. Nếu gặp lỗi, bãn hãy thử nhiều lần, tải lại trang hay tạo một sự kiện mới.

Sau cùng, bạn bấm Lưu để lên lịch sự kiện.

– Start a Meeting: Bạn bấm vào nút này để tạo và truy cập ngay phòng meeting mới với webcam (With video on) hoặc không (With video off).

Phòng meeting tạo ra sẽ có những thiết lập như bạn đã thiết lập ở bước thứ ba.

Nếu căn phòng của bạn quá bừa bộn hay đơn giản không muốn người khác xem phòng của mình thì Virtual Background sẽ cực kỳ hữu ích. Tính năng này chỉ có trên phiên bản phần mềm.

Nếu chưa có, bạn vào đây hoặc liên kết trực tiếp bên dưới để tải và cài đặt Zoom cho máy tính.

• Windows.
• Mac.

Cài đặt xong, bạn mở Zoom và làm tiếp tiếp như sau.

Bước 1: Trong giao diện Home, bạn bấm nút bánh răng cưa phía trên góc phải.

Bước 2: Tìm đến mục Virtual Background trong danh sách bên trái.

Bước 3: Hình ảnh của bạn sẽ xuất hiện trên màn hình. Bây giờ, bạn chọn một nền ảo với hai lựa chọn.

– Sử dụng nền ảo có sẵn: Bạn chọn một trong các hình ảnh/video mà Zoom cung cấp sẵn tại Choose Virtual Background.

– Sử dụng nền ảnh cá nhân: Số lượng nền ảo có sẵn là khá ít nhưng Zoom cho phép bạn bổ sung nền ảo từ bên ngoài. Bạn bấm nút dấu cộng > chọn Add Image/Add Video để chọn hình ảnh/video trên máy tính.

Chọn xong, hiệu ứng sẽ được áp dụng ngay lập tức trên màn hình. Virtual Background khá hay nhưng nó có một nhược điểm là phụ thuộc vào sức mạnh cấu hình máy tính của bạn. Nếu máy cấu hình trung bình, vi xử lý thấp thì nền ảo sẽ bị nhòe và thể hiện không chính xác, chưa kể nền ảo video sẽ bị loại bỏ.

Kể từ khi dịch viêm phổi Vũ Hán bùng phát, ngoài cái tên coronavirus được nhắc nhiều thì Zoom thì không kém cạnh. Một dịch vụ hội họp, học tập trực tuyến đang được quan tâm và sử dụng nhiều hiện nay.

Zoom tối giản mọi thao tác giúp việc kết nối giữa mọi người đơn giản hơn khi so với một số dịch vụ cùng chức năng. Chính được quan tâm nhiều nên dịch vụ này đang trở thành tầm ngấm của hacker, những kẻ xấu muốn quấy phá.

Nhưng bạn yên tâm, kẻ xấu sẽ bó tay nếu bạn ghi nhớ những điều sau đây mỗi khi sử dụng Zoom.

1. Sử dụng Zoom ở phiên bản mới nhất:

Nếu bạn đang sử dụng Zoom qua phần mềm máy tính hay ứng dụng iOS/Android thì hãy luôn kiểm tra và cập nhật lên phiên bản mới nhất khi có. Bởi những lỗi bảo mật sẽ được vá trong những bản cập nhật này.

– Trên máy tính thì Zoom sẽ thông báo khi có bản cập nhật mới. Bạn có thể kiểm tra thủ công bằng cách bấm hình avatar > Check for Updates. Và nếu có bản cập nhật mới thì bạn bấm Update.

– Với ứng dụng iOS/Android thì bạn bấm Settings > About > bấm Version để kiểm tra. Hoặc vào Zoom trên App Store, Google Play để kiểm tra và cập nhật.

Nếu bạn sử dụng Zoom trên trình duyệt thì nên dùng trình duyệt có độ bảo mật cao và tin tưởng như Chrome, Firefox, Microsoft Edge,… và nhớ kiểm tra địa chỉ phòng meeting truy cập luôn là us04web.zoom.us (us04web có thể khác).

2. Phòng meeting phải có mật mã:

Mặc định, Zoom sẽ luôn tạo mật mã cho phòng meeting mỗi khi bạn tạo và bạn có quyền hủy tính năng này. Việc bỏ qua mật mã giúp người tham gia truy cập phòng meeting nhanh hơn nhưng lại kẻ hở cho kẻ xấu xâm nhập khi có được link phòng.

Chính vì vậy để giúp phòng meeting diễn ra trôi chảy và không xảy ra điều đáng tiếc từ bên ngoài bạn nên đặt mật mã bảo vệ cho phòng.

– Bạn tạo phòng meeting hoặc bấm Edit với phòng meeting tạo sẵn, tìm đến Meeting Password.

– Bạn sẽ thấy tùy chọn Require meeting password được chọn và kế bên là 6 số mà Zoom tạo sẵn. Đây chính là mật mã truy cập phòng mà Zoom tạo cho bạn và bạn có thể thay đổi.

Hiện tại, Zoom đã khóa tắt Require meeting password nên bạn có thể an tâm là không ai có thể tắt và mỗi khi tạo phòng meeting đều có mật mã.

3. Hãy bật Waiting room (phòng chờ):

Đây là tính năng mà TNS có nhắc tới trong bài viết sử dụng cơ bản Zoom. Một tính năng nhỏ nhưng vô cùng có ích. Nó giúp bạn kiểm soát người tham gia và phải có có sự cho phép của bạn thì họ mới có thể vào phòng meeting.

– Tạo một phòng meeting hay bấm Edit để chỉnh sửa phòng tạo sẵn.

– Bạn kéo xuống cuối trang và đánh dấu chọn Enable waiting room.

Từ bây giờ, những người muốn tham gia sẽ nằm chờ trong Manage Participants > x person is waiting (x là số người chờ). Bạn muốn cho tham gia thì bấm Admit hoặc bấm Remove để từ chối.

4. Kiểm tra người tham gia trước khi mời:

Tạo xong phòng meeting, bạn có ngay link phòng và dễ dàng gửi nó qua các phương thức thường dùng như email, Messenger, Google Calendar,…

Nếu bạn gửi lời mời số lượng ít (khoảng 10 người) thì có thể dễ dàng kiểm soát. Nhưng với số lượng người tối đa (40 người) thì hãy luôn luôn kiểm tra đối tượng được mời trước khi gửi đi để tránh mời nhầm hoặc tệ hại hơn mời phải kẻ xấu.

5. Không chia sẻ lời mời lên mạng xã hội:

Đây là điều cấm kỵ và bạn tuyết đối ghi nhớ. Không được chia sẻ lời mời (dù không có đính kèm link phòng meeting) lên mạng xã hội để tránh kẻ xấu biết và sẽ tệ hại hơn nếu hắn có thể dò tìm phòng meeting để xâm nhập, quấy phá.

6. Tắt chia sẻ màn hình từ người tham gia:

Mặc định, Zoom cho phép người điều hành và người tham gia có thể chia sẻ màn hình với nhau. Đây là tính năng tốt nhưng lại là con dao hai lưỡi nếu một người tham gia hay kẻ xấu chia sẻ màn hình không đúng đắn thì đúng là tai họa.

Vì vậy, để tránh điều đáng tiếc bạn chỉ nên thực hiện chia sẻ màn hình 1 chiều từ bạn (người điều hành).

– Bấm nút mũi tên Share Screen > Advanced Sharing Options.

– Tại Who can share, bạn chọn Only Host.

– Đóng cửa sổ Advanced Sharing Options lại.

Cũng đơn giản do Zoom là một ứng dụng vừa có phí vừa miễn phí, khi dùng bản Zoom miễn phí thì các cuộc họp hay học trực tuyến sẽ bị giới hạn 40 phút/lần truy cập. Việc này dẫn đến việc gián đoạn quá trình học tập cũng như học của học sinh. Đặc biệt là việc giảng dạy của giáo viên qua online.

Trong trường hợp bạn là giáo viên hay là người làm việc trong các tổ chức giáo dục, Zoom có chính sách hỗ trợ các thầy cô được gỡ giới hạn 40 phút trong trường hợp thầy cô đăng nhập Zoom bằng email có miền @edu.vn. Tên miền này rất phổ biến nếu thầy cô làm việc tại các trường học tại Việt Nam.

Vậy nếu thầy cô có địa chỉ email dạng này có thể dễ dàng gỡ bỏ giới hạn 40 phút theo các sau:

Bước 1: Vào trang đăng ký Zoom tại đây, nhập email do trường hoặc Sở giáo dục cấp vào ô email đăng ký (email có dạng @edu.vn).

Bước 2: Sau khi đăng ký thành công tài khoản Zoom xong. Thầy cô truy cập link xác nhận trường học này, nhập thông tin về trường học nơi thầy cô công tác để ứng dụng xác nhận thông tin bao gồm:

• School Email Address: Địa chỉ email của trường
• School Name: Tên trường
• First Name: Tên
• Last Name: Họ
• School Size: Số lượng học sinh của trường
• School website: Địa chỉ web của trường
• Phone number: Số điện thoại của trường
• Country/Region: Quốc gia

Sau khi nhập xong hãy nhấn Submit.

Bước 3: Trong thời gian khoảng 3 ngày thầy cô sẽ nhận được xác nhận loại bỏ giới hạn 40 phút trong trường hợp Zoom đã xác minh trường học của thầy cô đủ điều kiện là trường học chính thức của hệ thống giáo dục.

Trong trường hợp đối với các tổ chức còn lại không phải thuộc ngành giáo dục, người dùng phải mua gói Pro của Zoom với mức giá 15USD (tầm khoảng 350.000đ) để tăng giới hạn 40 phút lên 24 giờ cho cuộc họp online của mình.

Zoom đang là dịch vụ đang được quan tâm trong mùa dịch cúm Vũ Hán hiện nay khi mọi người không thể ra đường nhưng có thể gặp mặt, trò chuyện với nhau lên đến 100 người cùng lúc.

Zoom được sử dụng cho nhiều mục đích nhưng chủ yếu để hội họp và dạy học online. Và nếu bạn đang chủ trì một buổi họp, hay lớp học nhưng vì lý do nào đó không thể thực hiện thì thay vì hủy bạn có thể chuyển quyền điều hành (Host) cho một người khác, miễn là người đó đang tham gia phòng meeting.

Trong phạm vi bài viết, mình sẽ hướng dẫn trên trình duyệt máy tính và ứng dụng Android. Còn phiên bản khác thì cũng có thao tác tương tự.

1. Trên trình duyệt máy tính:

– Trong giao diện phòng meeting, bạn bấm Manager Participant để hiển thị bảng danh sách các thành viên tham gia có trong phòng.

– Bạn rê chuột lên người (tạm gọi là A) muốn chuyển quyền điều hành > bấm More > Make Host > Yes xác nhận.

– Khi chuyển quyền điều hành thành công, bên dưới tên người A sẽ có dòng Host.

2. Trên ứng dụng Android:

Nếu bạn sử dụng ứng dụng Zoom trên điện thoại và muốn chuyển quyền Host hay trả lại quyền Host thì thực hiện như sau.

– Bấm Manager Participant trong phòng meeting.

– Bấm vào người muốn chuyển quyền Host > chọn Make Host > Yes.

DocuCamera do chính phủ Đức phát triển nhằm hỗ trợ cho các dịch vụ dạy học, hội họp online trong mùa dịch cúm Vũ Hán. Ứng dụng này bổ sung nhiều tính năng hỗ trợ cho giáo viên khi dạy học hay người điều hành cuộc họp tốt hơn mỗi khi chia sẻ màn hình.

Chẳng hạn, tính năng freeze. DocuCamera sẽ làm đóng băng hình ảnh xuất hiện trên webcam. Điều này hữu ích khi bạn không phải rung tay khi cầm quyển sách, cái bảng trước webcam để hướng dẫn bài học, chép bài từ sách,…

DocuCamera được kết hợp sử dụng với Zoom, Teams và nhiều dịch vụ chia sẻ màn hình khác. Trong bài viết này, TNS xin trình bày cách sử dụng với Zoom.

Bước 1: Bạn vào đây hay liên kết bên dưới để cài đặt DocuCamera. Tương thích Windows 10. Dung lượng 27 MB.

DocuCamera (Free, Microsoft Store) →

Bước 2: Bạn mở DocuCamera, bấm Yes cho phép ứng dụng truy cập camera hệ thống.

Bước 3: Giao diện DocuCamera hiện ra với hai cửa sổ.

– Một cửa sổ lớn hiển thị hình ảnh thu từ webcam/camera.

– Một cửa sổ nhỏ là bảng điều khiển.

Trong bảng điều khiển là các tính năng:

• Rotate: Xoay hình ảnh video.
• Mirror: Lật hình ảnh video.
• Zoom in: Phóng to hình ảnh video.
• Zoom out: Thu nhỏ hình ảnh video.
• Fill: Lầp đầy hình ảnh video trong cửa sổ.
• Freeze: Đóng băng hình ảnh video.
• Fix focus: Giúp webcam không chuyển đổi giữa tay và ghi chú của bạn trong khi viết
• Fix exposure: Tăng cường sự trung thực màu sắc.

Bước 4: Bạn mở Zoom và truy cập phòng meeting.

Để có thể thu hình ảnh từ DocuCamera, bạn phải chia sẻ màn hình. Bấm Share Screen và chọn.

– Screen: Chia sẻ hình ảnh desktop bao gồm DocuCamera.

– Dokumentenkamera (tên gọi trong tiếng Đức): Bạn bấm vào cửa sổ lớn của DocuCamera chỉ để chia sẻ màn hình ứng dụng này.

Sau đó, bạn sử dụng các tính năng trong bảng điều khiển của DocuCamera để hỗ trợ việc giản dạy, hội họp trên Zoom.