Điều bất ngờ là NAS (Network-Attached Storage) – vốn được xem như thiết bị lưu trữ dữ liệu – ngày nay có thể thay thế phần lớn chức năng của Google Workspace nếu được trang bị đúng ứng dụng. Với khả năng tự lưu trữ, tốc độ LAN nhanh chóng và toàn quyền kiểm soát dữ liệu, NAS không chỉ là “ổ cứng mạng” mà đã trở thành một nền tảng productivity toàn diện.

Dưới đây là 5 ứng dụng giúp NAS trở nên hữu ích hơn bao giờ hết – đến mức bạn có thể tạm biệt Google Workspace mà không hối tiếc.

1. Bộ ứng dụng văn phòng: Synology Office & Nextcloud Office

Nếu bạn đã quen với Google Docs hay Sheets, thì Synology Office hoặc Nextcloud Office sẽ khiến bạn ngạc nhiên. Các ứng dụng này cho phép:

• Soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, bảng tính, và slide trực tiếp trên trình duyệt.

• Hỗ trợ cộng tác thời gian thực với nhiều người dùng.

• Thêm bình luận, gợi ý, và theo dõi thay đổi y như Google Docs.

Điểm khác biệt lớn nhất là mọi dữ liệu đều nằm trên NAS của bạn, không rời khỏi mạng nội bộ. Không cần thuê bao, không quảng cáo, không lo rò rỉ dữ liệu.

💡 Lợi ích chính:

• Tiết kiệm chi phí thuê bao hàng tháng.

• Bảo vệ quyền riêng tư tuyệt đối.

• Tốc độ xử lý nhanh hơn nhờ mạng LAN.

2. Lưu trữ file: Synology Drive & QNAP Qsync

Google Drive rất tiện, nhưng khi làm việc với file lớn, tốc độ tải lên/tải xuống luôn là điểm yếu. Với Synology Drive hoặc QNAP Qsync, bạn có thể:

• Đồng bộ file giữa máy tính và NAS với tốc độ LAN cực nhanh.

• Thiết lập quyền truy cập chi tiết đến từng thư mục, người dùng.

• Lưu lại toàn bộ phiên bản cũ của file để dễ dàng khôi phục.

Synology Drive

Đặc biệt, bạn không bị giới hạn dung lượng – chỉ phụ thuộc vào ổ cứng NAS của chính mình.

💡 Lợi ích chính:

• Kiểm soát toàn bộ dữ liệu và quyền truy cập.

• Đồng bộ siêu tốc với kết nối nội bộ.

• Không phụ thuộc vào dịch vụ bên thứ ba.

3. Ghi chú: NAS Notes & To-Do

Không ít người có “rừng” ghi chú rải rác giữa Google Keep, Docs và Notion. Khi chuyển sang Synology Note Station, Nextcloud Notes hoặc Joplin Server, bạn có thể gom toàn bộ thông tin cá nhân, ý tưởng, danh sách công việc về cùng một hệ thống – tự lưu trữ và đồng bộ an toàn.

Synology Note Station

Các ứng dụng ghi chú này hỗ trợ Markdown, tag, và liên kết nội dung nội bộ, giúp bạn dễ dàng tổ chức và tra cứu.
Mọi dữ liệu đều được backup định kỳ cùng NAS, đảm bảo không bị mất do lỗi dịch vụ hoặc chính sách đóng cửa app.

💡 Lợi ích chính:

• Hợp nhất toàn bộ ghi chú, danh sách công việc.

• Toàn quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân.

• Không bị phụ thuộc vào server của bên thứ ba.

4. Chat: Nextcloud Talk & Synology Chat

Google Chat và Calendar là công cụ tuyệt vời, nhưng nếu bạn đề cao quyền riêng tư, thì Nextcloud Talk hoặc Synology Chat là lựa chọn thay thế lý tưởng.
Chúng cung cấp:

• Nhắn tin nhóm, gọi video, chia sẻ file.

• Tạo sự kiện, mời họp, đặt lịch lặp lại.

• Đồng bộ với lịch NAS để nhắc nhở thông minh.

Mọi dữ liệu giao tiếp, tin nhắn và lịch họp đều nằm trên server nội bộ của bạn, không qua bất kỳ nền tảng quảng cáo nào.

💡 Lợi ích chính:

• Giao tiếp nội bộ an toàn, riêng tư.

• Hệ sinh thái đồng bộ hoàn toàn với các ứng dụng khác trên NAS.

• Không bị theo dõi, thu thập dữ liệu người dùng.

5. Tự động hoá: Qsirch & Qfiling

Google nổi tiếng với khả năng tìm kiếm, nhưng NAS hiện nay cũng không hề kém cạnh.
Các công cụ như QNAP Qfiling và Qsirch sử dụng AI để:

• Tự động sắp xếp tài liệu theo quy tắc (ví dụ: ảnh theo tháng, hóa đơn theo danh mục).

• Cho phép tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên (“ảnh du lịch Đà Lạt tháng 3”).

• Tích hợp với hệ thống sao lưu tự động, snapshot và lịch trình đồng bộ.

💡 Lợi ích chính:

• Quản lý file khoa học, tự động hóa quy trình.

• Tìm kiếm nhanh chóng mà không cần Internet.

• Giảm thời gian tìm tài liệu, tăng hiệu suất làm việc.

NAS và Google Workspace khác nhau thế nào?

Có thể nói việc sở hữu một NAS không chỉ là đầu tư vào lưu trữ – đó là bước tiến đến tự chủ công nghệ. Với 5 nhóm ứng dụng productivity trên, bạn có thể: Làm việc nhóm, chia sẻ tài liệu và ghi chú, tự động hóa sao lưu, giao tiếp và quản lý dự án, mà không cần phụ thuộc Google Workspace. Kết quả là một “văn phòng tại nhà” nhanh hơn, riêng tư hơn và tiết kiệm chi phí đáng kể – hoàn hảo cho freelancer, nhóm startup, hoặc cá nhân đề cao bảo mật dữ liệu.

Vids là một công cụ tạo video theo phong cách Google Slides với giao diện dựa trên trình duyệt, chỉnh sửa cộng tác và công cụ AI tạo sinh (nếu bạn là khách hàng trả phí).

Tất cả tài khoản miễn phí sẽ được truy cập vào trình chỉnh sửa Vids cơ bản. Tương tự như Slides, có hơn một trăm mẫu như hướng dẫn, tài liệu và lễ kỷ niệm. Bạn cũng có thể tạo video bằng cách chuyển đổi bài thuyết trình Google Slides, tải lên các clip hiện có hoặc tự ghi hình.

Trong quá trình này, bạn có thể thêm hình ảnh, phương tiện lưu trữ, âm thanh, đối tượng và hơn thế nữa, với khả năng tùy chỉnh chuyển tiếp. Khi hoàn tất, bạn có thể chia sẻ qua liên kết hoặc tải xuống tệp MP4.

Nếu bạn là người đăng ký, Gemini trong Google Vids cho phép bạn nhập một gợi ý để tạo dàn ý và tạo clip với Veo 3 hoặc hình ảnh với Imagen 4. Hôm nay có khả năng chuyển đổi hình ảnh thành video mới, cũng như tự động cắt bớt phần phiên âm để loại bỏ từ đệm và khoảng dừng không cần thiết.

AI avatar có thể đọc kịch bản hiện đã được phát hành rộng rãi. Chúng có khả năng đồng bộ hóa môi chính xác nhờ các mô hình của Google DeepMind và nhằm vào các trường hợp sử dụng như công ty tạo video hỗ trợ, đào tạo, trình diễn và nhiều hơn nữa.

Tháng tới, Google Vids sẽ có chức năng khử tiếng ồn, trong khi các định dạng chân dung, phong cảnh và vuông sẽ ra mắt vào quý tới.

Các template mới có thể giúp ích cho những người dùng chuyển từ bộ công cụ văn phòng của Microsoft sang Google, tương tự như những cập nhật gần đây đã mang lại định dạng bảng dễ dàng hơn cho Google Sheets và các tab giúp tổ chức thông tin một cách hợp lý hơn trong Google Docs. Bộ thư viện template mới này đã bắt đầu được triển khai cho tất cả người dùng trong tuần này, bao gồm cả tài khoản Gmail cá nhân và các cấp độ người dùng trả phí của Workspace. Dự kiến, quá trình triển khai này sẽ hoàn tất trước cuối tháng 11.

Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là bộ template này chỉ khả dụng cho những ai đã đặt ngôn ngữ tài khoản của mình thành “English (United States)”. Những người dùng với cài đặt ngôn ngữ là “English (United Kingdom)” hoặc “English (Australia)” sẽ không thể tiếp cận bộ template mới này. Khi bộ template có sẵn cho tài khoản của bạn, bạn có thể dễ dàng truy cập qua Google Slides bằng cách sử dụng thanh công cụ phía trên hoặc thông qua menu thả xuống “Insert > Templates”.

Sau khi chọn một mẫu template mà bạn muốn sử dụng, bạn sẽ có tùy chọn để chèn chỉ một slide cụ thể, cho phép bạn tạo nên bài thuyết trình của mình bằng cách kết hợp từ nhiều mẫu khác nhau hoặc chèn toàn bộ chúng, giúp đảm bảo rằng bài trình bày của bạn có một chủ đề hình ảnh đồng bộ và thu hút hơn. Với bộ template mới này, Google Slides hứa hẹn sẽ mang đến cho người dùng nhiều tiện ích hơn trong việc tạo ra những bài thuyết trình đa dạng và ấn tượng.

Workspace (Không gian làm việc) là tính năng mới có mặt trên Opera 67, nó giúp người dùng thuận tiện trong việc tổ chức các các tab riêng biệt trong các không gian làm việc khác nhau. Chẳng hạn, bạn làm việc như soạn thảo văn bản thì nhóm các tab trong workspace 1, giải trí như duyệt web xem video thì nhóm tab trong workspace 2,…

Các tab trong mỗi không gian có thể chuyển đổi lẫn nhau, thậm chí bạn có thể nhanh chóng đóng các tab trùng lặp hay nhận dạng các tab trùng lặp nữa (đã giới thiệu trong bài viết Opera 68 có gì mới).

Trong bài viết này, TNS xin hướng dẫn bạn cách tạo và sử dụng Workspace trên Opera.

1. Tạo Workspace:

Để có thể sử dụng tính năng Workspace, bạn phải bảo đảm Opera đang ở phiên bản mới nhất (từ 67 trở lên). Nếu chưa có, bạn vào đây để tải.

Tiếp theo, bạn thực hiện như sau.

– Bạn mở Opera. Cửa sổ mở ra được xem là không gian làm việc chính (Workspace 1).

– Bạn bấm nút ba chấm nằm bên dưới trong thanh cạnh bên trái để mở Sidebar Setup. Bạn bấm Add more > chọn biểu tượng đại diện và đặt tên cho không gian làm việc thứ hai > bấm Create.

– Không gian làm việc thứ hai sẽ nằm ngay bên dưới Workspace 1 trong thanh sidebar.

Các không gian làm việc tạo ra, bạn có thể cho ẩn, gỡ bỏ và chỉnh sửa thoải mái. Nếu bạn muốn ngưng sử dụng tính năng Workspace thì tắt Workspaces trong Sidebar Setup.

2. Sử dụng Workspace:

Bạn có thể mở tab trong Workspace như bình thường. Nhưng bạn cót hêm một số khả năng khác.

– Di chuyển tab sang Workspace khác: Bạn bấm chuột phải lên tab muốn di chuyển > Move tab to workspace > chọn không gian làm việc mong muốn.

– Di chuyển tab sang Workspace chính: Bạn có thể di chuyển tab của không gian làm việc phụ sang không gian làm việc chính bằng kéo thả.

(Bạn kéo tab ra và không gian làm việc chính xuất hiện và bạn thả ra).

– Di chuyển tab sang Workspace phụ: Bạn có thể di chuyển các tab trong không gian làm việc phụ lẫn nhau hoặc tab của không gian làm việc chính vào không gian phụ bằng kéo thả.

– Nhận dạng tab trùng lặp: Bạn rê chuột lên tab và tab trùng lặp sẽ hiển thị dải sọc cùng màu.

– Đóng tab trùng lặp: Bạn bấm chuột phải lên tab gốc > chọn Close duplicate tabs.

Khi bạn đóng tất cả các tab trong không gian làm việc phụ thì cửa sổ trình duyệt vẫn được giữ lại.

3. Mẹo để tận dụng tối đa Workspace:

Khi bạn đã quen với cách sử dụng Workspace, đây là một số mẹo để giúp bạn tổ chức và quản lý tốt hơn:

– Sử dụng màu sắc để phân biệt không gian làm việc: Việc lựa chọn các biểu tượng và màu sắc khác nhau cho từng không gian sẽ giúp bạn nhanh chóng nhận diện và chuyển đổi giữa các tab theo nhu cầu mà không cần phải suy nghĩ nhiều.

– Đặt tên không gian làm việc mang tính mô tả: Thay vì sử dụng tên mặc định như Workspace 1, Workspace 2, hãy đặt tên cho các không gian làm việc theo chức năng sử dụng như “Công việc”, “Giải trí”, “Nghiên cứu” để bạn nhớ rõ hơn.

– Sử dụng tính năng lưu lại không gian làm việc: Opera cho phép bạn lưu lại không gian làm việc để sử dụng lại sau. Hãy thường xuyên lưu các không gian làm việc của bạn để không phải bắt đầu lại từ đầu.

– Tận dụng tab ẩn: Nếu không gian làm việc trở nên chật chội, hãy sử dụng tính năng ẩn để giấu các tab bạn không thường xuyên dùng nhưng vẫn muốn giữ lại.

– Các phím tắt hữu ích: Sử dụng các phím tắt như Ctrl + 1 cho Workspace 1, Ctrl + 2 cho Workspace 2 có thể giúp bạn chuyển đổi nhanh chóng mà không cần phải sử dụng chuột.

Với những mẹo này, bạn có thể dễ dàng quản lý công việc và giải trí của mình trên Opera một cách hiệu quả nhất.