Khi bạn chia sẻ trên Google Drive, dịch vụ sẽ đặt biểu tượng share như một dấu hiệu để nhận biết. Nhưng nó chỉ áp dụng với thư mục, còn các file thì không được như vậy nên sẽ gây khó khăn khi tìm kiếm.

Filewatch là một dịch vụ có khả năng tìm kiếm toàn bộ file, thư mục mà bạn đã chia sẻ công khai trên Google Drive đơn giản và nhanh chóng. Bạn có thể dùng dịch vụ để xem lại những file nào mình đã chia sẻ hay thiết lập lại quyền truy cập (xem và chỉnh sửa), gỡ bỏ chia sẻ.

Filewatch hoàn toàn miễn phí và sử dụng không cần tài khoản. Quá trình tìm kiếm file chia sẻ thực hiện theo các bước sau:

– Bạn truy cập vào đây > bấm Connect service > đăng nhập vào Google Drive > Allow chấp nhận kết nối.

– Tiếp theo, bạn bấm Find now để bắt đầu tìm kiếm. Diễn tiến quá trình tìm kiếm hiển thị ngay bên dưới.

– Hoàn tất, bạn sẽ nhìn thấy các file và thư mục chia sẻ công khai trên Google Drive. Bao gồm số lượng file tìm kiếm và tìm thấy được.

Cạnh bên mỗi file đề có gắn thuộc tính cho biết nó thuộc quyền sở hữu của bạn (Owned by me) hay được chia sẻ với bạn (Shared with me) và vị trí hiện tại của nó. Bạn có thể sao chép link hay mở file bằng cách bấm vào.

Lưu ý:

– Filewatch chỉ có khả năng tìm kiếm các file, thư mục chia sẻ công khai dạng bất cứ ai có liên kết và công khai trên web.

– Khi sử dụng, Filewatch không lưu trữ hoặc chuyển dữ liệu Google Drive của bạn.

– Khi không sử dụng nữa, bạn bấm Disconnect service để ngắt kết nối.

Những điểm cần lưu ý khi sử dụng Filewatch trên Google Drive

Dù Filewatch mang lại nhiều tiện ích, người dùng cũng cần biết một số điều quan trọng khác:

Quản lý file hiệu quả hơn

Việc quản lý file chia sẻ trên Google Drive không chỉ đơn thuần là tìm kiếm. Bạn có thể tạo các thư mục để tổ chức các file của mình tốt hơn. Việc phân loại sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và truy cập hơn trong tương lai.

Cẩn trọng với quyền truy cập

Nên thường xuyên kiểm tra các file đã chia sẻ và cập nhật quyền truy cập cho từng file. Điều này nhằm đảm bảo rằng chỉ những người cần thiết mới có quyền truy cập vào thông tin của bạn, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư.

Chọn lựa đặt tên file hợp lý

Khi tải lên file, hãy chú ý đến việc đặt tên file một cách rõ ràng và cụ thể. Tên file hợp lý sẽ giúp bạn dễ dàng nhận diện hơn khi tìm kiếm hoặc khi người khác cần truy cập chúng.

Sử dụng công nghệ để tự động hóa

Các công cụ quản lý file như Zapier hoặc IFTTT có thể giúp tự động hóa quy trình quản lý file chia sẻ. Bạn có thể thiết lập thông báo tự động khi có hoạt động liên quan đến file mà bạn đã chia sẻ, giúp bạn nắm bắt nhanh chóng những thay đổi.

Tham khảo thêm các công cụ tương tự

Ngoài Filewatch, còn nhiều dịch vụ khác có khả năng tìm kiếm và quản lý file trên Google Drive, như Google Drive API hoặc các plugin của bên thứ ba. Tham khảo thêm để tìm kiếm giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.