cập nhật chia sẻ màn hình nhanh hơn và mượt mà hơn’ />

Here.fm là gì?

Có rất nhiều cái tên để bạn sử dụng khi cần hội họp trực tuyến, phổ biến thì có Zoom, Microsoft Teams, Google Meet,… hay như MeetFromHome, Ring4,… mà TNS từng giới thiệu. Bài viết này bổ sung cho bạn một cái tên là Here.fm.

Here.fm chỉ hỗ trợ nền tảng desktop nhưng sử dụng trên điện thoại di dộng cũng được trừ khi bạn chuyển trang web sang phiên bản máy tính để bàn. Để sử dụng Here, bạn làm theo như sau.

Cách sử dụng Here.fm

I. Tạo phòng gặp mặt:

Là người chủ trì cuộc gặp mặt trực tuyến thì bạn phải tạo phòng trước tiên.

Bước 1: Truy cập trang chủ Here > bấm Create your room > chọn đăng nhập bằng tài khoản Google hay đăng ký với địa chỉ email.

Với đăng ký bằng địa chỉ email (Sign in with email), bạn chỉ cần thực hiện như bình thường là khai báo tên, địa chỉ email và đặt mật mã cho tài khoản. Sau đó, bạn có thể sử dụng Here mà không cần xác thực tài khoản.

Bước 2: Bạn kết nối webcam vào máy tính. Nếu đã có sẵn (laptop) thì bạn bấm Allow cho phép Here truy cập microphone và camera trên thiết bị.

Bạn có thể thiết lập lại nguồn camera và microphone sử dụng trong pop-up hiển thị hình ảnh webcam.

Bước 3: Sau cùng, bấm Join the room để truy cập phòng họp mặt.

Bước 4: Bạn sao chép địa chỉ phòng tại Invite hay trên thanh địa chỉ hoặc bấm Mail để gửi link phòng họp mặt đến đồng nghiệp, bạn bè mong muốn.

Người tham gia truy cập phòng phải tạo tài khoản tương tự và bạn có thể bắt đầu trò chuyện khi thấy họ.

II. Sử dụng phòng họp mặt:

Phòng trò chuyện của Here.fm khá lạ khi có dạng thẳng đứng hình chữ nhật bạn có thể di chuyển bằng nút chuột giữa và theo dõi vị trí từ màn hình radar phía trên góc phải. Trong phòng họp mặt, bạn và bạn bè có thể chia sẻ màn hình, trò chuyện hay.

– Viết ghi chú: Bấm Add Note tại biểu tượng đầu tiên (từ bên trái).

– Chèn ảnh động GIPHY: Bấm biểu tượng thứ hai để chèn ảnh động vui nhộn xuất hiện trên phòng họp mặt.

– Chia sẻ hình ảnh: Bạn có thể tải lên hình ảnh vào phòng họp mặt bằng cách bấm biểu tượng thứ ba.

– Xem video YouTube và chơi game: Bạn bấm biểu tượng thứ tư để thực hiện.

– Vẽ: Bạn bấm biểu tượng cuối cùng (cọ vẽ) để thực hiện.

Các nội dung thêm vào bạn có thể dịch chuyển hay tải xuống (hình ảnh). Khi muốn thoát khỏi phòng thì bấm Exit.

Here cho phép bạn tạo nhiều phòng họp mặt. Để tạo, bạn truy cập trang chủ (lúc này là trang quản lý phòng) > bấm Create room.

Nếu bạn muốn họp mặt trực tuyến với nhiều tính năng, hãy thử qua Here.fm, chắc chắn sẽ rất thú vị!

Các tính năng nâng cao của Here.fm

Bên cạnh cách sử dụng cơ bản đã được đề cập, Here.fm còn sở hữu nhiều tính năng nâng cao phù hợp với các nhu cầu khác nhau của người dùng.

Cá nhân hóa trải nghiệm hội họp

Người dùng có thể thay đổi giao diện phòng họp, lựa chọn các chủ đề màu sắc khác nhau và điều chỉnh cài đặt âm thanh để tạo nên một không gian thân thiện và thú vị hơn.

Tích hợp ứng dụng của bên thứ ba

Here.fm hỗ trợ tích hợp nhiều công cụ và ứng dụng bên thứ ba như quản lý dự án và công cụ chia sẻ tài liệu, giúp người dùng có thể làm việc hiệu quả hơn trong suốt phiên họp.

Động lực giống như trò chơi

Với những tính năng như trò chơi và khảo sát trực tiếp trong phiên họp, Here.fm cung cấp một phương thức thú vị để tăng cường sự tham gia của thành viên.

Hỗ trợ đa ngôn ngữ

Here.fm đang phát triển hỗ trợ đa ngôn ngữ, giúp bạn có thể tổ chức họp mặt với bạn bè và đồng nghiệp đến từ nhiều quốc gia khác nhau một cách dễ dàng hơn.

Giải pháp bảo mật

Các cuộc họp trên Here.fm được bảo mật tốt với hệ thống mã hóa, đảm bảo thông tin và dữ liệu của bạn không bị rò rỉ trong suốt quá trình trao đổi.

Với những tính năng đa dạng và linh hoạt, Here.fm không chỉ là một lựa chọn tốt cho cuộc họp mà còn là một nền tảng thú vị để giao lưu và kết nối với bạn bè. Hãy thử ngay hôm nay!

Các lợi ích của Here.fm

Here.fm không chỉ đơn thuần là một công cụ họp trực tuyến, mà còn mang đến nhiều lợi ích nổi bật cho người dùng. Dưới đây là một số lợi ích chính:

Kết nối dễ dàng

Với Here.fm, việc tạo và tham gia các cuộc họp trực tuyến trở nên cực kỳ đơn giản. Bạn chỉ cần vài thao tác cơ bản là đã có thể kết nối với bạn bè hoặc đồng nghiệp của mình mà không cần phải dành nhiều thời gian cho việc thiết lập.

Chia sẻ tài liệu nhanh chóng

Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu và hình ảnh với nhau trong suốt phiên họp, giúp cho việc thảo luận thông tin trở nên thuận tiện hơn nhiều.

Giao diện thân thiện

Giao diện của Here.fm được thiết kế trực quan, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt được cách sử dụng mà không cần phải tìm hiểu quá lâu.

Kết hợp giải trí trong công việc

Với những chức năng như chơi game và ảnh động, Here.fm mang đến cho các buổi họp một không khí vui vẻ, giúp tăng cường tinh thần làm việc nhóm.

So sánh với các nền tảng khác

Khi so với các công cụ họp trực tuyến khác như Zoom hay Google Meet, Here.fm nổi bật với những tính năng cá nhân hóa và tương tác cao. Điều này giúp người dùng có những trải nghiệm thú vị và ấn tượng hơn trong các cuộc họp trực tuyến.

Khả năng mở rộng

Các tính năng của Here.fm liên tục được cập nhật và mở rộng, giúp nền tảng này ngày càng hoàn thiện và thích ứng với nhu cầu của người dùng tốt hơn.

Sẽ không có gì ngạc nhiên khi Here.fm trở thành một trong những lựa chọn ưa thích của những người thường xuyên làm việc trực tuyến.

Vì sao bạn cần ghi lại cuộc họp trên Zoom?

Trong đại dịch COVID-19, nhiều dịch vụ họp online đã ghi nhận sự phát triển vượt bậc. Các cuộc họp online đã trở thành một công cụ năng suất thiết yếu để giao tiếp và cộng tác.

Nếu phải chọn dịch vụ họp tốt nhất, chúng ta sẽ có Zoom, Microsoft Teams và WebEx. Zoom là một dịch vụ hội nghị video cho phép mọi người tổ chức từ xa hoặc tham gia vào các cuộc họp trực tuyến.

So với các dịch vụ hội nghị truyền hình khác, Zoom cung cấp nhiều tính năng đáng giá cho người dùng, chẳng hạn như chia sẻ màn hình, âm thanh chất lượng cao, v.v. Mặc dù cuộc họp Zoom chủ yếu được sử dụng cho các cuộc họp kinh doanh & mục đích hội nghị, nó có thể được sử dụng cho các cuộc trò chuyện video cá nhân-một-với-một-với-gia đình và bạn bè.

Nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên và thường xuyên phải tham gia cuộc họp trên Zoom, một lúc nào đó, bạn có thể muốn ghi lại video các cuộc họp trên Zoom.

Các loại tùy chọn ghi âm

Nếu bạn là người dùng Zoom, bạn có thể biết rằng dịch vụ hội nghị truyền hình cung cấp cho bạn hai loại tùy chọn quay video khác nhau – Local (lưu cục bộ trong máy tính) và Cloud (Lưu trên server Zoom). Tùy chọn Local có sẵn cho mọi người dùng và tùy chọn Cloud chỉ giới hạn cho các tài khoản trả phí.

Có một sự khác biệt lớn giữa ghi cục bộ và ghi video cuộc họp trên đám mây. Bản ghi cục bộ lưu video của bạn trên hệ thống của bạn, trong khi bản ghi đám mây lưu bản ghi vào máy chủ của Zoom.

Có một số điều bạn nên biết trước khi ghi lại cuộc họp Zoom. Trước tiên, nếu bạn là một người tham gia, bạn không thể ghi lại cuộc họp Zoom.

Chỉ máy chủ (host) của phiên họp Zoom mới có thể ghi lại cuộc họp . Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu host cho phép bạn ghi lại màn hình.

Nếu bạn là người tổ chức và muốn cho phép người tham gia ghi lại phiên họp, bạn phải nhấp vào nút Participants > More. Bên cạnh tên người tham gia, hãy chọn tùy chọn Allow Record. Tương tự, để thu hồi quyền, hãy nhấp chuột phải vào tên của người tham gia và chọn Forbid Record.

Cách ghi lại cuộc họp trên Zoom

Tính năng này, TNS có nhắc tới trong bài viết sử dụng cơ bản về Zoom (phần tạo phòng Meeting). Và nay TNS sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện để bạn ghi lại video quá trình hội họp, bài giảng để xem lại hay chia sẻ cho người không thể tham gia xem.

Tính năng ghi lại được là Record và nó chỉ có trên phiên bản máy tính. Nếu chưa có, bạn vào đây hoặc liên kết trực tiếp bên dưới để tải và cài đặt Zoom cho máy tính.

• Windows.
• Mac.

Cài đặt xong, bạn mở Zoom và thực hiện tiếp như sau.

Bước 1: Bạn cần tạo một phòng meeting, bấm nút New Meeting. Zoom sẽ tạo một phòng với mật mã ngẫu nhiên, bạn sau đó chia sẻ (Invite).

Nếu muốn thiết lập phòng thì bấm nút mũi tên New Meeting > chọn Meeting ID của bạn > PMI Settings. Sau đó, bạn thiết lập như đã hướng dẫn trong bài viết trước hay xem lại ở đây. Sau cùng, bấm New Meeting để vào phòng.

Bước 2: Trong phòng meeting, bạn sẽ nhìn thấy nút Record. Bấm vào nó hoặc phím Alt + R để thực hiện ghi hình. Bạn có thể tạm dừng (Alt + P) và dừng ghi (Alt + R).

Video ghi lại có định dạng MP4 và có sẵn trên máy tính.

Bước 3: Để quản lý các video ghi, bạn trở lại mục Home > bấm Meetings > Recorded.

Bạn sẽ nhìn thấy tất cả video ghi được đặt theo tên và thời gian ghi. Bạn có thể phát, chỉ phát âm thanh hay mở thư mục lưu (Open). Video lưu gồm ba file, trong đó có một file video, một file âm thanh và một file playback định dạng m3u.

Lưu ý: Zoom không chỉ cho người điều hành ghi hình và người tham gia cũng có thể miễn là người tham gia cũng sử dụng phần mềm Zoom.

– Trong phòng meeting, bạn bấm Manager Participants.

– Rê chuột lên người cho phép ghi hình > bấm nút More > Allow Record.

Trên đây là cách ghi lại cuộc họp trên Zoom. Hy vọng chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!

Khi bạn cần hướng dẫn, chia sẻ video với một hay nhiều máy tính khác ở xa thì chỉ cần chia sẻ màn hình. Việc chia sẻ màn hình không có gì khó khăn, nhưng thông thường cả hai (người chia sẻ và người nhận) đều phải cài đặt hay sử dụng chung một dịch vụ.

Deskreen là gì?

Deskreen là phần mềm chia sẻ màn hình hỗ trợ nhiều nền tảng (Windows (64-bit), Mac, Linux) và các thiết bị iOS, Android có thể tiếp nhận hình ảnh từ màn hình hay cửa sổ ứng dụng miễn là sử dụng trong cùng một mạng kết nối. 

Cách sử dụng Deskreen để chia sẻ màn hình

Chia sẻ màn hình với Deskreen không có gì khó khăn, bạn làm theo các bước như sau. 

Bước 1: Là người người chia sẻ màn hình, bạn cần có Deskreen.

Bạn vào đây để tải Deskreen phiên bản máy tính của mình. Sau đó, chạy cài đặt Deskreen như bình thường. Nếu bị tường lửa Windows ngăn chặn thì bạn cứ bấm Allow cho phép.

Bước 2: Trên giao diện Deskreen, bạn tùy chọn ngôn ngữ và theme sử dụng rồi bấm Continue.

Bước 3: Deskreen sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ kết nối cho người người nhận.

Bạn cung cấp địa chỉ này hay cho họ quét mã QR nếu ở gần bạn (khi dùng thiết bị di động thì tiện hơn).

Bước 4: Với người nhận màn hình chia sẻ, họ mở địa chỉ mà bạn cung cấp và chờ đợi.

Bước 5: Bạn sẽ nhận được thông báo mỗi khi có ai đó truy cập địa chỉ trang kết nối. Bạn muốn cho họ xem màn hình chia sẻ của mình thì bấm Allow, hoặc không thì chọn Deny để từ chối.

Bước 6: Deskreen sẽ yêu cầu bạn chọn màn hình muốn chia sẻ, bạn có hai lựa chọn:

– Entire screen: Bạn bấm vào để chọn toàn màn hình (nếu đang có nhiều màn hình máy tính).

– Application window: Bạn bấm vào để chọn màn hình cửa sổ ứng dụng đang mở trên màn hình.

Bước 7: Bạn sẽ nhìn thấy màn hình mình chọn chia sẻ cùng thông tin thiết bị nhận, bạn bấm Confirm để xác nhận kết nối.

Người nhận màn hình chia sẻ của bạn giờ đây có thể theo dõi mọi thao tác diễn ra trên màn hình hay trong cửa sổ ứng dụng đã chọn. Họ có thể cài đặt tỉ lệ màn hình, sử dụng trình phát kiểu video hay tạm dừng truyền phát.

Còn bạn, người chia sẻ có thể thực hiện chia sẻ màn hình với nhiều thiết bị khác. Bấm Connect New Device và lặp lại các bước như trên.

Bạn có thể quản lý các màn hình đã chia sẻ đến các bị bằng cách bấm Connected Devices, muốn dừng chia sẻ thì bấm Disconnect hoặc chọn Disconnect all devices để ngừng chia sẻ toàn bộ. 

Xem thêm: Cách chia sẻ màn hình Telegram trên iPhone và Mac

Tính năng nổi bật của Deskreen

Ngoài việc dễ dàng chia sẻ màn hình, Deskreen còn sở hữu nhiều tính năng hữu ích khác giúp nâng cao trải nghiệm người dùng như:

• Hỗ trợ nhiều định dạng kết nối: Điều này cho phép người dùng kết nối với nhiều thiết bị khác nhau, từ máy tính để bàn đến điện thoại di động mà không gặp khó khăn.
• Chức năng bảo mật cao: Deskreen có thể yêu cầu xác nhận để người nhận có thể xem màn hình, giúp bảo vệ thông tin bí mật một cách hiệu quả.
• Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng khác: Deskreen có thể được sử dụng song song với các ứng dụng hội nghị trực tuyến như Zoom hay Google Meet để tăng tính tương tác.
• Tùy chọn chất lượng hình ảnh: Người dùng có thể điều chỉnh chất lượng truyền hình phù hợp với tốc độ internet hiện có, từ đó cải thiện trải nghiệm xem.

Với những tính năng hữu ích này, Deskreen không chỉ đơn thuần là một công cụ chia sẻ màn hình, mà còn là một giải pháp tuyệt vời cho công việc và học tập từ xa.

Tại sao nên chọn Deskreen?

Việc lựa chọn một phần mềm chia sẻ màn hình phù hợp có thể là một thách thức, đặc biệt là giữa một danh sách dài các ứng dụng hiện có. Deskreen nổi bật nhờ vào những tính năng độc đáo và dễ sử dụng. Dưới đây là những lý do nên chọn Deskreen cho nhu cầu chia sẻ màn hình của bạn:

• Khả năng sử dụng không cần cài đặt: Người nhận màn hình chỉ cần mở trình duyệt và nhập địa chỉ mà người chia sẻ cung cấp, rất thuận tiện cho các cuộc họp nhanh hoặc truyền đạt thông tin tức thời.
• Tính linh hoạt: Deskreen hỗ trợ nhiều thiết bị, cho phép người dùng từ máy tính cho đến điện thoại di động có thể kết nối một cách dễ dàng, giúp việc học tập và làm việc từ xa trở nên nhẹ nhàng hơn.
• Chi phí: Deskreen hoàn toàn miễn phí, là một lựa chọn lý tưởng cho những ai không muốn chi tiêu cho các phần mềm thương mại.

Kết luận

Trong bối cảnh số hóa ngày càng phát triển, Deskreen là một công cụ không thể thiếu cho những người làm việc từ xa hoặc thường xuyên cần chia sẻ thông tin với người khác. Với giao diện thân thiện và những tính năng nổi bật, Deskreen xứng đáng được bạn thử nghiệm trong những nhu cầu chia sẻ màn hình của mình.

Hãy trải nghiệm Deskreen ngay hôm nay để nâng cao khả năng làm việc nhóm và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn!

Một trong những tính năng đáng giá mà Facebook Messenger Rooms hỗ trợ là nếu bạn muốn hiển thị công việc của mình cho ai đó trong cuộc gọi video, bạn chỉ cần thực hiện điều đó trong khi chia sẻ màn hình của mình.

Tính năng này cho phép mọi người cùng nhau tạo ra một ý tưởng bằng cách sử dụng thảo luận nhóm và chia sẻ màn hình trong cuộc gọi video nhóm Messenger.

Làm thế nào để chia sẻ màn hình trong Messenger Rooms?

Đầu tiên, bạn hãy đăng nhập vào ứng dụng web của Messenger bằng ID Facebook của bạn. Sau đó, bắt đầu cuộc gọi video nhóm bằng cách nhấp vào tùy chọn cuộc gọi video được cung cấp ở góc trên cùng bên trái bên cạnh ảnh hồ sơ.

Khi bạn đang ở trong phiên gọi video nhóm của mình, chỉ cần nhấp vào biểu tượng đầu tiên được đưa ra ở dưới cùng của màn hình cuộc gọi video, cùng với các tùy chọn khác.

Từ đó, một cửa sổ bật lên sẽ cho phép bạn chọn màn hình nào bạn muốn chia sẻ.

Khi bạn chọn màn hình, màn hình được chia sẻ sẽ hiển thị nơi hiển thị biểu tượng video của bạn trước đó, ở góc dưới bên phải của màn hình cuộc gọi video.

Để dừng việc chia sẻ màn hình, chỉ cần di chuột qua cửa sổ màn hình được chia sẻ và chọn Stop sharing.

Brie.fi/ng là dịch vụ miễn phí, sử dụng không cần tài khoản hay cài đặt gì cả. Dịch vụ sử dụng giao thức mã hóa đầu cuối (End-to-End) và bạn có thể kết nối trò chuyện với nhau trên bất kỳ nền tảng miễn là có trình duyệt.

Để trò chuyện video với Brie.fi/ng, bạn làm theo như sau.

Bước 1: Nếu bạn là người muốn trò chuyện, bạn mở trang chủ Brie.fi/ng đầu tiên.

Bạn sẽ nhận được liên kết phòng trò chuyện. Nếu không thích địa chỉ thì tải lại trang. Sau đó, bạn gửi nó đi.

Bước 2: Trong khi chờ đợi người tham gia, bạn bấm Start Video Chat để vào phòng chat và cho phép Brie.fi/ng truy cập webcam và micro.

Khi người tham gia truy cập vào phòng thì bạn sẽ thấy hình ảnh của họ và trò chuyện với nhau được rồi.

Thử nghiệm thì trò chuyện trên máy tính khá mượt còn trên điện thoại thì dễ nóng máy và thoát. Tuy nhiên trên điện thoại, bạn có nhiều tùy chọn nguồn âm thanh phát và camera sử dụng. Bấm nút bánh răng để thực hiện.

Bước 3: Brie.fi/ng có một số tính năng đáng giá trong Settings. Bạn bấm nút bánh răng cưa để mở và sử dụng.

– Apply bandwidth optimizations: Bạn bật tùy chọn này để dịch vụ tối ưu băng thông.

– Blur background: Làm mờ nền.

– Share screen or window: Chia sẻ màn hình desktop, cửa sổ ứng dụng hay tab trình duyệt.

Bước 4: Khi muốn thoát, bạn bấm nút màu đỏ hay đơn giản là đóng tab, cửa sổ trình duyệt.

Bản cập nhật Zoom 5.0 sẽ ra mắt vào tuần tới và trong số những thay đổi lớn nhất là hỗ trợ mã hóa mạnh hơn, bật mật khẩu theo mặc định và một trang điều khiển mới có thể dễ dàng truy cập vào các cài đặt bảo mật quan trọng.

Với phiên bản 5.0, giờ đây Zoom sẽ sử dụng chuẩn mã hóa GCM 256 bit AES. Điều đó sẽ giúp dữ liệu của bạn khó bị truy xuất hơn. Để giảm thiểu khả năng các cuộc họp bị xâm nhập, giờ đây các cuộc họp hiện sẽ bao gồm mật khẩu theo mặc định cho hầu hết người dùng.

Bản quay màn hình trên “đám mây” cũng sẽ yêu cầu mật khẩu theo mặc định và các tài khoản được quản lý (dành cho tổ chức) cũng có thể tự xác định độ phức tạp của mật khẩu cho tổ chức của họ. Zoom cũng đang bật phòng chờ theo mặc định cho những khách hàng này, thêm một bước xác minh trước khi ai đó được phép tham gia cuộc họp.

Cuối cùng, bản cập nhật thêm dưới dạng biểu tượng bảo mật vào thanh menu của máy chủ. Nhấp vào mục này sẽ cho phép bạn truy cập tất cả các tính năng bảo mật của Zoom ở một nơi thay vì rải rác trên các menu con.

Tổng hợp tất cả tính năng mới trên Zoom 5.0:

• Mã hóa GCM AES 256 bit: Zoom nâng cấp lên chuẩn mã hóa GCM AES 256 bit, giúp tăng cường bảo vệ dữ liệu cuộc họp của bạn. Điều này cung cấp bảo đảm tính bảo mật và toàn vẹn cho cuộc họp Zoom.
• Security icon Các tính năng bảo mật của Zoom, trước đây nằm khá linh tinh, giờ chúng được nhóm lại với nhau và được tìm thấy bằng cách nhấp vào biểu tượng Security trong thanh menu cuộc họp.
• Robust host controls: người quản lý phòng họp có nhiều quyền hành bảo mật hơn. Họ có thể vô hiệu hóa khả năng cho người tham gia đổi tên mình. Hoặc tính năng chia sẻ màn hình bây giờ chỉ mặc định cho host.
• Phòng chờ mặc định bật: Phòng chờ, một tính năng hiện cho phép chủ nhà giữ người tham gia trong phòng chờ ảo trước khi họ vào một cuộc họp, hiện được bật theo mặc định cho các tài khoản Pro.
• Độ phức tạp của mật khẩu cuộc họp: Quản trị viên tài khoản hiện có khả năng xác định độ phức tạp của mật khẩu (chẳng hạn như độ dài, chữ số và các yêu cầu ký tự đặc biệt).
• Mật khẩu bản ghi âm trên đám mây: Mật khẩu hiện được đặt theo mặc định cho tất cả những người truy cập bản ghi đám mây.
• Secure account contact sharing: Zoom 5.0 sẽ hỗ trợ cấu trúc dữ liệu mới cho các tổ chức lớn hơn, cho phép họ liên kết các liên hệ trên nhiều tài khoản để mọi người có thể dễ dàng và an toàn tìm kiếm các cuộc họp, trò chuyện và danh bạ điện thoại.
• Nâng cao Dashboard: Quản trị viên về các kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp và giáo dục có thể xem cách các cuộc họp của họ được kết nối với các trung tâm dữ liệu Zoom trong Dashboard.

Trước đó, Zoom gặp khá nhiều rắc rối khi mà ứng dụng liên tục bị báo các là dính các lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng.

Khi họp online, một trong những tính năng rất cần đó là share màn hình. Chia sẻ màn hình máy tính thì dễ rồi, còn smartphone như iOS và Android thì sao? Skype có hỗ trợ bạn đấy.

Chia sẻ màn hình (Screen sharing) hỗ trợ được rất nhiều thứ. Ví dụ nó cho phép bạn hỗ trợ từ xa cho người thân mình làm điều gì đó trên điện thoại thông minh của họ hay các tình huống khác cần hỗ trợ từ xa như vậy. Tính năng này chỉ hỗ trợ với Android 6.0 trở lên và iPhone/iPad chạy iOS 12 trở lên.

Hướng dẫn chia sẻ màn hình iOS qua Skype

Bước 1: Vào Appstore, bạn tải ứng dụng Skype về và cài đặt.

‎Skype (Free, App Store) →

Bước 2: Chạy Skype, đăng nhập vào tài khoản, sau đó thực hiện một cuộc gọi video cho người bạn nào đó.

Bước 3: Để bắt đầu chia sẻ màn hình, bạn bấm vào nút … ở góc dưới bên phải màn hình.

Bước 4: Chọn Chia sẻ màn hình.

Bước 5: Cửa sổ quay màn hình của iOS sẽ hiển thị, bạn chọn mục Skype sau đó bấm nút Bắt đầu truyền phát.

Hướng dẫn chia sẻ màn hình Android qua Skype

Bước 1: Tải về bản Skype trên Android theo liên kết dưới đây.

Skype (Free, Google Play) →

Bước 2: Chạy Skype, đăng nhập vào tài khoản, sau đó thực hiện một cuộc gọi video cho người bạn nào đó.

Bước 3: Để bắt đầu chia sẻ màn hình, bạn bấm vào nút … ở góc dưới bên phải màn hình.

Bước 4: Chọn Share screen.

Bước 5: Bấm vào nút Start now để bắt đầu truyền phát màn hình.

Có thể nói tính năng mới này của Skype rất hữu ích cho người dùng muốn chia sẻ nội dung. Ví dụ: bạn có thể tải lên bản trình bày PowerPoint, chia sẻ màn hình và vuốt qua các trang chiếu trong khi bạn nói về nội dung. Hoặc bạn có thể trao đổi với bạn bè về một món đồ trực tuyến nào chuẩn bị mua chẳng hạn.

• Xem thêm: Cách dùng Skype video nhóm giống Zoom, không cần đăng ký tài khoản

Lý do Zoom rất phổ biến là vì dễ dàng có được liên kết đến cuộc họp trước và chia sẻ nó, có lời mời được thiết lập sẵn qua lịch, rất nhiều người có thể tham gia vào một cuộc họp online qua video nhóm duy nhất và mọi người đều có thể tham gia vào cuộc trò chuyện video. Dưới đây là ba ứng dụng phù hợp tiêu chí này.

Skype

Cho đến nay mặc dù Skype là phần mềm chat thuộc top phổ biến nhất nhưng khi việc họp từ xa trở nên phổ biến. Skype bỗng nhiên không được ai để ý dù đây là phần mềm chat video chất lượng tốt. Có lẽ lý do chính lớn nhất là Skype hoạt động khác Zoom khá nhiều. Rất may mắn Microsoft đã nhanh chóng cập nhật tính năng và giờ đây với một cuộc họp online dưới 50 người, Skype là lựa chọn hết sức tiện lợi.

Bây giờ bạn có thể mời bất kỳ ai tham gia cuộc họp Skype và họ có thể tham gia cuộc họp đó bất kể họ có tài khoản Skype hay không. Bạn có tất cả các tính năng của Skype theo ý của bạn.

Ưu điểm

• Ứng dụng rất an toàn và nó có phiên bản miễn phí cho phép bạn mời bao nhiêu người tùy thích (tối đa 50) và thời lượng cuộc gọi không bị giới hạn.
• Nếu bạn chỉ mời những người sử dụng Skype, bạn có thể lên lịch cuộc gọi từ trong Skype. Đây là một tính năng mới đã được thêm vào một vài tháng trước.
• Bạn có thể tạo một liên kết đến một cuộc họp trước và chia sẻ nó, cho phép những người khác tham gia nó mà không cần tài khoản Skype hoặc thậm chí là ứng dụng.
• Bạn có thể chia sẻ màn hình của bạn với người khác.

Nhược điểm

• Skype không có tính năng whiteboard.
• Nó không phù hợp lắm khi ứng dụng cho một lớp học vì không có người quản lý cuộc họp nào có quyền kiểm soát đối với cuộc gọi.

Microsoft Teams

Microsoft Teams là một ứng dụng nằm trong bộ Office 365 (hoặc Microsoft 365) nhưng bạn có thể đăng ký và sử dụng miễn phí. Nếu bạn có tài khoản Office/Microsoft 365, nó sẽ không tạo ra nhiều sự khác biệt.

Ưu

• Có cả ứng dụng máy tính để bàn và webapp.
• Bạn có thể mời mọi người vào ‘Nhóm’ của mình để dễ dàng tương tác với mọi người và lên lịch các cuộc họp sau đó.
• Các cuộc họp có thể được lên lịch và bất cứ ai cũng có thể tham gia.
  Hỗ trợ cho phòng hội nghị, các kênh chuyên dụng.

Nhược điểm

• Microsoft Teams giống một ứng dụng trò chuyện/cộng tác hơn là một công cụ hội nghị video. Các tính năng được tích hợp và chúng hoạt động tốt nhưng chúng không trực quan và có thể không tốt nhất nếu bạn dùng cho lớp học.
• Giao diện người dùng hơi “chuyên nghiệp”. Nó không tệ nhưng rất nhiều tuỳ chọn Office 365 được tích hợp với nó và có thể gây nhầm lẫn khi sử dụng với nó.

Google Hangouts

Google Hangouts , đúng như tên gọi, là một sản phẩm của Google và nó đã hoạt động tốt trong nhiều năm qua. Nó hoạt động với tài khoản Gmail nhưng bạn có thể mời bất kỳ ai tham gia cuộc họp/hangout mà không cần tài khoản. Google Hangouts cũng có thể chạy trên một trình duyệt mà không cần cài thêm gì.

Ưu

• Bất cứ ai cũng có thể tham gia một cuộc họp bất kể họ có tài khoản Google hay không.
• Bạn có thể lên lịch cuộc họp và chia sẻ một liên kết đến nó trước.
• Bất kỳ số lượng người dùng có thể được mời đến một cuộc họp.
• Công nghệ tự loại bỏ tiếng ồn xung quanh.
• Bạn có thể chia sẻ màn hình của bạn, và tạo phòng hội nghị, vv
• Bạn có quyền kiểm soát một cuộc họp như cho phép bạn tắt tiếng người khác và xóa người họp gây rối.

Nhược điểm

• Đây là một sản phẩm của Google và có thể gióng lên hồi chuông cảnh báo cho một số người liên quan đến quyền riêng tư.
• Nó có thể không hoạt động trên tất cả các trình duyệt, ví dụ như Safari và người dùng sẽ phải cài đặt Firefox hoặc Chrome.

Truy cập phòng học/họp trên Zoom từ trình duyệt thường mất thời gian đôi chút, bạn phải xác nhận truy cập từ trình duyệt với hai lần click mà TNS từng có nhắc tới trong bài viết hướng dẫn cơ bản.

Bạn phải xác nhận mở phòng họp/học Zoom bằng cách bấm click here khi truy cập từ trình duyệt

Việc này không mất nhiều thời gian nhưng nếu bạn muốn rút ngắn thao tác (chỉ còn một click) thì TNS xin mách một cách với sự trợ giúp của hai tiện ích mở rộng Chrome sau. Chúng cho phép rút ngắn và truy cập ngay vào bước hai mỗi khi mở link phòng. Bạn không còn phải khó chịu mỗi khi mở phòng họp/học trên Zoom từ trình duyệt nữa.

Bước 1: Trước tiên, bạn chọn và cài đặt một trong hai extension bên dưới vào trình duyệt.

Zoom.us Always Show "Join From Web" - Chrome Web Store (Free, Chrome Web Store) →

Chrome Web Store (Free, Chrome Web Store) →

Bước 2: Bạn không cần thiết lập extension gì cả, mở link phòng họp/học Zoom.

Bạn không phải bấm click here nữa mà Zoom sẽ xuất hiện luôn liên kết start from your browser. Bạn bấm vào để mở phòng học/họp trên trình duyệt.

Trong tuần này, TNS có giới thiệu nhiều về dịch vụ Zoom trong đó có tính năng nền ảo. Đây là tính năng độc đáo thay thế hình ảnh không gian phòng bằng video và hình ảnh. Tạo nên sự sống động và thú vị khi hội họp, học tập online.

Zoom cho phép người dùng sử dụng video và hình ảnh từ bên ngoài bên cạnh nền có sẵn. Vì vậy, bạn có thể sử dụng video và hình ảnh bất kỳ có trên máy hay tải về từ trên web.

Trong bài viết này, TNS xin giới thiệu hai địa chỉ tổng hợp video và hình ảnh miễn phí để bạn dùng làm nền ảo trên Zoom.

1. Zoom Exotic:

Trang web này cung cấp nhiều nền ảo (video, hình ảnh, hoạt hình) thú vị. Chúng sắp xếp theo chủ đề (Boards).

Hiện tại, Zoom Exotic chỉ cung cấp video và hy vọng sẽ bổ sung thêm các dạng nền ảo khác. Để tải, bạn có hai lựa chọn.

– Tải một file: Bạn có hai lựa chọn.

• Bạn mở video đó bấm nút Download.
• Hoặc bấm nút ba chấm trên video > Download.

– Tải nhiều video: Bạn bấm chọn lên video đầu tiên > giữ phím Shift và chọn các video mong muốn khác > bấm Download.

Ngoài ra, nếu bạn muốn chia sẻ nền ảo của mình thì truy cập vào đây.

2. Free Zoom Backgrounds by RemoteTeam.com:

Trang web này thì cung cấp nhiều nền ảo hơn, chúng được tổng hợp từ nhiều nguồn cung cấp ảnh và video chất lượng tốt như Unsplash, Coverr.co,…

Trên trang chủ tập hợp tất cả nền ảo (video, hình ảnh) nổi bật cùng một hộp tìm kiếm để bạn tìm nền ảo khác. Các nền ảo hiển thị dạng thu nhỏ nên khó xem, bạn bấm vào  để xem trong kích thước rõ ràng hơn.

Muốn tải về thì bấm nút Download. Muốn chia sẻ thì bấm Send this background.

3. Cách bật nền ảo:

Khi đã có nền ảo mong muốn. Bạn mở phòng họp, phòng học của mình trên Zoom > bấm nút mũi tên bên cạnh nút Stop Video > chọn Choose Virtual Background.

Sau đó, bạn bấm nút dấu cộng và chọn nền ảo tải về.

Tính năng Waiting Room này, TNS có nhắc tới trong bài viết hướng dẫn sử dụng cơ bản. Nó cho phép bạn quản lý những người tham gia có được phép vào phòng meeting hay không. Và tính năng này rất phù hợp khi bạn dạy học với nhiều ca, những học hiện học ca sau sẽ chờ đợi và bắt đầu khi bạn chấp nhận.

Để có thể sử dụng tính năng phòng chờ trên Zoom, bạn làm theo như sau.

Bước 1: Bạn tạo phòng meeting hay bấm vào phòng meeting có sẵn để chỉnh sửa. Nếu chưa biết cách tạo, bạn xem lại vài viết hướng dẫn này.

Bạn tìm đến Meeting Options và đánh dấu chọn vào Enable waiting room.

Bước 2: Bây giờ, bạn mở phòng meeting > bấm Manager Participants để mở danh sách người tham gia.

Những người muốn tham gia sẽ nằm chờ trong x person is waiting (x là số người chờ). Bạn muốn cho tham gia thì bấm Admit hoặc bấm Remove để từ chối.

Nếu nột người đã tham gia, bạn hoàn toàn có quyền đẩy họ trở lại phòng chờ. Bấm nút More lên người tham gia đó > Put in waiting room.

Screen Share Party thực ra là một dịch vụ chia sẻ màn hình dựa trên giao thức WebRTC. Người xem chỉ cần mở trình duyệt được hỗ trợ và theo dõi màn hình bài giảng của bạn. Không chỉ vậy, bạn có thể trao đổi qua tin nhắn văn bản, gửi file và mã code.

Để tạo lớp học nhỏ với Screen Share Party, bạn làm theo như sau.

1. Tạo lớp học:

Bạn là người muốn tạo lớp học hay chia sẻ màn hình (video, game,…) thì trước tiên phải tạo phòng chia sẻ.

– Mở trình duyệt (Chrome, Firefox, Microsoft Edge) truy cập vào Screen Share Party.

– Bấm Click to share your screen.

– Bạn chọn màn hình muốn chia sẻ.

• Màn hình desktop (tạo lớp học thì bạn chọn màn hình này).
• Màn hình cửa sổ ứng dụng Windows.
• Màn hình một tab của trình duyệt.
• Chọn xong, bấm Share.

– Màn hình bạn chọn sẽ xuất hiện.

– Bạn sao chép phòng chia sẻ màn hình từ thanh địa chỉ hay bên dưới trang và gửi đến học viên, người muốn chia sẻ.

Mỗi phòng chỉ nhận tối đa 10 người truy cập nên bạn chỉ có thể tạo lớp học nhỏ nhưng chia thành nhiều ca giảng dạy. Nếu so với một số dịch vụ hội họp, giảng dạy khác thì không bằng nhưng Screen Share Party bù lại không giới hạn thời gian chia sẻ.

Screen Share Party có hỗ trợ phát tiếng, bạn chỉ cần kéo đến mục Add audio > bấm Start new audio cast.

2. Tham gia lớp học:

Học viên, người được mời chỉ cần truy cập đường link phòng chia sẻ màn hình bằng trình duyệt Chrome, Firefox, Microsoft Edge hoặc Safari là có thể xem.

Do Screen Share Party chỉ cho tương tác một chiều nhưng bạn và học viên có thể trao đổi qua tin nhắn văn bản, gửi file hay mã code nữa.

– Kéo tới mục Text chat ở cuối trang.

– Nhập tên đại diện > bấm Start.

– Giao diện chat sẽ được mở, bạn có thể trò chuyện bằng tin nhắn văn bản, gửi file hay mã code được rồi.

Lưu ý: Screen Share Party sử dụng mượt hơn trên máy cấu hình mạnh và nếu bạn là người xem thì không cần như vậy. Chỉ một thiết bị cấu hình trung bình và dùng trình duyệt được hỗ trợ là có thể theo dõi.

Ngoài Screen Share Party, Trải Nghiệm Số còn chia sẻ nhiều nội dung để bạn họp / học online. Mời bạn tham khảo tại đây.

Thông thường, khi tạo một phòng meeting thì Zoom sẽ cho phép nhập thời biểu vào Google Calendar, Outlook và Yahoo! Mail để bạn có thể thông báo, gửi lời mời đến nhiều người trong danh sách liên lạc.

Trong bài viết này, TNS sẽ hướng dẫn cách bạn lên lịch họp/học Zoom từ bất kỳ tab nào nào trên trình duyệt Chrome/Firefox thông qua Google Calendar và tiện ích mở rộng Zoom Scheduler.

Đây là tiện ích mở rộng do chính Zoom phát triển, bạn có thể tạo và truy cập nhanh một phòng meeting hay thiết lập và gửi lời mời qua Google Calendar. Cách thực hiện rất đơn giản, bạn làm theo như sau.

Bước 1: Trước tiên, bạn cần cài đặt Zoom Scheduler cho trình duyệt của mình.

Chrome: Bạn vào đây hay liên kết bên dưới > bấm Add to Chrome > Add extension để cài đặt tiện ích mở rộng này.

Zoom Chrome Extension - Chrome Web Store (Free, Chrome Web Store) →

Firefox: Bạn vào đây hay liên kết bên dưới > bấm Add to Firefox > Add để cài đặt tiện ích mở rộng này.

Zoom Extension (Free, Firefox Add-ons) →

Bước 2: Cài đặt xong, bạn bấm biểu tượng Zoom trên thanh công cụ trình duyệt và đăng nhập.

Bước 3: Đăng nhập xong bạn bấm nút bánh răng cưa để thiết lập thuộc tính mặc định cho phòng meeting.

Việc thiết lập này giống như khi tạo phòng meeting nên không có gì khó khăn, nếu bạn không muốn mật mã thì bỏ chọn Require meeting password. Sau đó, bấm Save and Contine để lưu lại thiết lập.

Bước 4: Bây giờ, bạn có thể.

– Schedule a Meeting: Bạn bấm vào nút này để lên lịch họp/học Zoom qua Google Calendar.

Giao diện tạo sự kiện Google Calendar hiện ra (nếu chưa đăng nhập thì đăng nhập). Bạn thiết lập các thông tin cần thiết như tiêu đề, thời gian, địa chỉ email người tham gia, vị trí,…

Trong đó, qua trọng là link phòng meeting. Bạn bấm Make it a Zoom Meeting để lấy link phòng. Nếu gặp lỗi, bãn hãy thử nhiều lần, tải lại trang hay tạo một sự kiện mới.

Sau cùng, bạn bấm Lưu để lên lịch sự kiện.

– Start a Meeting: Bạn bấm vào nút này để tạo và truy cập ngay phòng meeting mới với webcam (With video on) hoặc không (With video off).

Phòng meeting tạo ra sẽ có những thiết lập như bạn đã thiết lập ở bước thứ ba.

Nếu căn phòng của bạn quá bừa bộn hay đơn giản không muốn người khác xem phòng của mình thì Virtual Background sẽ cực kỳ hữu ích. Tính năng này chỉ có trên phiên bản phần mềm.

Nếu chưa có, bạn vào đây hoặc liên kết trực tiếp bên dưới để tải và cài đặt Zoom cho máy tính.

• Windows.
• Mac.

Cài đặt xong, bạn mở Zoom và làm tiếp tiếp như sau.

Bước 1: Trong giao diện Home, bạn bấm nút bánh răng cưa phía trên góc phải.

Bước 2: Tìm đến mục Virtual Background trong danh sách bên trái.

Bước 3: Hình ảnh của bạn sẽ xuất hiện trên màn hình. Bây giờ, bạn chọn một nền ảo với hai lựa chọn.

– Sử dụng nền ảo có sẵn: Bạn chọn một trong các hình ảnh/video mà Zoom cung cấp sẵn tại Choose Virtual Background.

– Sử dụng nền ảnh cá nhân: Số lượng nền ảo có sẵn là khá ít nhưng Zoom cho phép bạn bổ sung nền ảo từ bên ngoài. Bạn bấm nút dấu cộng > chọn Add Image/Add Video để chọn hình ảnh/video trên máy tính.

Chọn xong, hiệu ứng sẽ được áp dụng ngay lập tức trên màn hình. Virtual Background khá hay nhưng nó có một nhược điểm là phụ thuộc vào sức mạnh cấu hình máy tính của bạn. Nếu máy cấu hình trung bình, vi xử lý thấp thì nền ảo sẽ bị nhòe và thể hiện không chính xác, chưa kể nền ảo video sẽ bị loại bỏ.

Kể từ khi dịch viêm phổi Vũ Hán bùng phát, ngoài cái tên coronavirus được nhắc nhiều thì Zoom thì không kém cạnh. Một dịch vụ hội họp, học tập trực tuyến đang được quan tâm và sử dụng nhiều hiện nay.

Zoom tối giản mọi thao tác giúp việc kết nối giữa mọi người đơn giản hơn khi so với một số dịch vụ cùng chức năng. Chính được quan tâm nhiều nên dịch vụ này đang trở thành tầm ngấm của hacker, những kẻ xấu muốn quấy phá.

Nhưng bạn yên tâm, kẻ xấu sẽ bó tay nếu bạn ghi nhớ những điều sau đây mỗi khi sử dụng Zoom.

1. Sử dụng Zoom ở phiên bản mới nhất:

Nếu bạn đang sử dụng Zoom qua phần mềm máy tính hay ứng dụng iOS/Android thì hãy luôn kiểm tra và cập nhật lên phiên bản mới nhất khi có. Bởi những lỗi bảo mật sẽ được vá trong những bản cập nhật này.

– Trên máy tính thì Zoom sẽ thông báo khi có bản cập nhật mới. Bạn có thể kiểm tra thủ công bằng cách bấm hình avatar > Check for Updates. Và nếu có bản cập nhật mới thì bạn bấm Update.

– Với ứng dụng iOS/Android thì bạn bấm Settings > About > bấm Version để kiểm tra. Hoặc vào Zoom trên App Store, Google Play để kiểm tra và cập nhật.

Nếu bạn sử dụng Zoom trên trình duyệt thì nên dùng trình duyệt có độ bảo mật cao và tin tưởng như Chrome, Firefox, Microsoft Edge,… và nhớ kiểm tra địa chỉ phòng meeting truy cập luôn là us04web.zoom.us (us04web có thể khác).

2. Phòng meeting phải có mật mã:

Mặc định, Zoom sẽ luôn tạo mật mã cho phòng meeting mỗi khi bạn tạo và bạn có quyền hủy tính năng này. Việc bỏ qua mật mã giúp người tham gia truy cập phòng meeting nhanh hơn nhưng lại kẻ hở cho kẻ xấu xâm nhập khi có được link phòng.

Chính vì vậy để giúp phòng meeting diễn ra trôi chảy và không xảy ra điều đáng tiếc từ bên ngoài bạn nên đặt mật mã bảo vệ cho phòng.

– Bạn tạo phòng meeting hoặc bấm Edit với phòng meeting tạo sẵn, tìm đến Meeting Password.

– Bạn sẽ thấy tùy chọn Require meeting password được chọn và kế bên là 6 số mà Zoom tạo sẵn. Đây chính là mật mã truy cập phòng mà Zoom tạo cho bạn và bạn có thể thay đổi.

Hiện tại, Zoom đã khóa tắt Require meeting password nên bạn có thể an tâm là không ai có thể tắt và mỗi khi tạo phòng meeting đều có mật mã.

3. Hãy bật Waiting room (phòng chờ):

Đây là tính năng mà TNS có nhắc tới trong bài viết sử dụng cơ bản Zoom. Một tính năng nhỏ nhưng vô cùng có ích. Nó giúp bạn kiểm soát người tham gia và phải có có sự cho phép của bạn thì họ mới có thể vào phòng meeting.

– Tạo một phòng meeting hay bấm Edit để chỉnh sửa phòng tạo sẵn.

– Bạn kéo xuống cuối trang và đánh dấu chọn Enable waiting room.

Từ bây giờ, những người muốn tham gia sẽ nằm chờ trong Manage Participants > x person is waiting (x là số người chờ). Bạn muốn cho tham gia thì bấm Admit hoặc bấm Remove để từ chối.

4. Kiểm tra người tham gia trước khi mời:

Tạo xong phòng meeting, bạn có ngay link phòng và dễ dàng gửi nó qua các phương thức thường dùng như email, Messenger, Google Calendar,…

Nếu bạn gửi lời mời số lượng ít (khoảng 10 người) thì có thể dễ dàng kiểm soát. Nhưng với số lượng người tối đa (40 người) thì hãy luôn luôn kiểm tra đối tượng được mời trước khi gửi đi để tránh mời nhầm hoặc tệ hại hơn mời phải kẻ xấu.

5. Không chia sẻ lời mời lên mạng xã hội:

Đây là điều cấm kỵ và bạn tuyết đối ghi nhớ. Không được chia sẻ lời mời (dù không có đính kèm link phòng meeting) lên mạng xã hội để tránh kẻ xấu biết và sẽ tệ hại hơn nếu hắn có thể dò tìm phòng meeting để xâm nhập, quấy phá.

6. Tắt chia sẻ màn hình từ người tham gia:

Mặc định, Zoom cho phép người điều hành và người tham gia có thể chia sẻ màn hình với nhau. Đây là tính năng tốt nhưng lại là con dao hai lưỡi nếu một người tham gia hay kẻ xấu chia sẻ màn hình không đúng đắn thì đúng là tai họa.

Vì vậy, để tránh điều đáng tiếc bạn chỉ nên thực hiện chia sẻ màn hình 1 chiều từ bạn (người điều hành).

– Bấm nút mũi tên Share Screen > Advanced Sharing Options.

– Tại Who can share, bạn chọn Only Host.

– Đóng cửa sổ Advanced Sharing Options lại.

DocuCamera do chính phủ Đức phát triển nhằm hỗ trợ cho các dịch vụ dạy học, hội họp online trong mùa dịch cúm Vũ Hán. Ứng dụng này bổ sung nhiều tính năng hỗ trợ cho giáo viên khi dạy học hay người điều hành cuộc họp tốt hơn mỗi khi chia sẻ màn hình.

Chẳng hạn, tính năng freeze. DocuCamera sẽ làm đóng băng hình ảnh xuất hiện trên webcam. Điều này hữu ích khi bạn không phải rung tay khi cầm quyển sách, cái bảng trước webcam để hướng dẫn bài học, chép bài từ sách,…

DocuCamera được kết hợp sử dụng với Zoom, Teams và nhiều dịch vụ chia sẻ màn hình khác. Trong bài viết này, TNS xin trình bày cách sử dụng với Zoom.

Bước 1: Bạn vào đây hay liên kết bên dưới để cài đặt DocuCamera. Tương thích Windows 10. Dung lượng 27 MB.

DocuCamera (Free, Microsoft Store) →

Bước 2: Bạn mở DocuCamera, bấm Yes cho phép ứng dụng truy cập camera hệ thống.

Bước 3: Giao diện DocuCamera hiện ra với hai cửa sổ.

– Một cửa sổ lớn hiển thị hình ảnh thu từ webcam/camera.

– Một cửa sổ nhỏ là bảng điều khiển.

Trong bảng điều khiển là các tính năng:

• Rotate: Xoay hình ảnh video.
• Mirror: Lật hình ảnh video.
• Zoom in: Phóng to hình ảnh video.
• Zoom out: Thu nhỏ hình ảnh video.
• Fill: Lầp đầy hình ảnh video trong cửa sổ.
• Freeze: Đóng băng hình ảnh video.
• Fix focus: Giúp webcam không chuyển đổi giữa tay và ghi chú của bạn trong khi viết
• Fix exposure: Tăng cường sự trung thực màu sắc.

Bước 4: Bạn mở Zoom và truy cập phòng meeting.

Để có thể thu hình ảnh từ DocuCamera, bạn phải chia sẻ màn hình. Bấm Share Screen và chọn.

– Screen: Chia sẻ hình ảnh desktop bao gồm DocuCamera.

– Dokumentenkamera (tên gọi trong tiếng Đức): Bạn bấm vào cửa sổ lớn của DocuCamera chỉ để chia sẻ màn hình ứng dụng này.

Sau đó, bạn sử dụng các tính năng trong bảng điều khiển của DocuCamera để hỗ trợ việc giản dạy, hội họp trên Zoom.

Rất nhanh chóng, Skype vừa ra mắt tính năng gọi video Meet Now có cách thức sử dụng giống với Zoom. Chỉ vài bước nhấp chuột đơn giản, người dùng có thể tạo một phòng hội thoại và mời những người dùng truy cập vào theo đường link để tham gia vào nhóm chat.

Điểm hay là trên máy tính Meet Now có thể hoạt động trực tiếp trên trình duyệt Chrome hoặc Edge, hoặc nếu người máy đã cài đặt ứng dụng Skype thì ứng dụng sẽ tự động được mở lên. Có thể nói đây là một bổ sung quan trọng cho Skype và bạn nên tận dụng tính năng này.

Điểm mạnh của Skype là cho hình ảnh chất lượng cao, cho share màn hình, âm thanh thu hầu như mọi thứ mình nói. Để bắt đầu dùng Skype chat video nhóm giống Zoom, không cần đăng ký tài khoản bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Từ máy tính, nếu bạn có cài ứng dụng Skype thì vào ứng dụng Skype > chuyển qua tab Calls và chọn mục Meet Now. Trường hợp bạn không có ứng dụng, bạn có thể dùng qua trình duyệt bằng cách vào https://web.skype.com/.

Bước 2: Ngay khi bấm Meet Now, bạn nhận được liên kết để gửi cho mọi người ngay. Bạn có thể sao chép liên kết để gửi qua mail, Messenger,…

Bên phải của giao diện cho phép bạn chọn các tuỳ chọn như bật webcam, micro, ẩn nền phía sau (Blur my background).

Bước 3: Người khác khi nhấp vào liên kết của bạn sẽ được nhảy vào cuộc gọi video nhóm. Trường hợp trên iOS hay Android bạn cần cài đặt sẵn Skype, khi nhấp vào link bạn chọn Meet Now để bắt đầu cuộc họp online qua Skype.

Bước 4: Người dùng khác cũng có thể mời thêm người vào cuộc trò chuyện nếu cần.

Bước 5: Để bắt đầu gọi, một người trong group phải bấm Bắt đầu cuộc gọi (Start call).

Thanh công cụ bạn có thể tận dụng bao gồm:

• Share call link: Chia sẻ liên kết để thêm người vào cuộc gọi.
• Start recording: Quay lại màn hình họp online.
• Chat: Chat text.
• Share screen: Chia sẻ màn hình trên cuộc gọi.

Zoom là dịch vụ hội thảo, dạy học chia sẻ màn hình trực tuyến đa nền tảng nổi tiếng khi cho phép tạo phòng họp/phòng học lên đến 50 người tham gia trong 40 phút. Có thể bạn đã biết tới Zoom nhưng trong bài viết này TNS xin trình bày cách sử dụng và thủ thuật hữu ích phục vụ cho công việc, học tập của tốt hơn khi dùng với Zoom.

• Trước khi bắt đầu, bạn cần biết những thứ cần có.
• Tài khoản Zoom.
• Webcam để dùng trên máy tính (nếu chỉ xem thôi hoặc dùng điện thoại thì không cần).
• Tiện ích truy cập Zoom (trình duyệt, ứng dụng).

I. Tạo tài khoản:

Với Zoom, bạn có thể hội họp và học hành từ trên trình duyệt web, máy tính Windows/Mac, ứng dụng iOS/Android.

Trong phạm vi bài viết thì mình xin thực hiện trên trình duyệt máy tính và ứng dụng Android. Nhưng để sử dụng, bạn cần có tài khoản và sau đây là cách thực hiện.

1. Trình duyệt:

– Bạn mở trang chủ Zoom > nhập địa chỉ email vào hộp Enter your work email > bấm Sign up free.

– Bạn mở trang đăng ký trong email mà Zoom gửi tới địa chỉ email khai báo ở trên.

– Bạn khai báo tên và đặt mật mã cho tài khoản > bấm Continue.

– Bạn được yêu cầu mời bạn bè tham gia Zoom, không muốn thì bấm Skip this step.

– Bạn sẽ nhìn thấy địa chỉ phòng Meeting đầu tiên của mình, bạn bấm vào và chờ đợi.

2. Ứng dụng Android:

– Trước tiên, bạn vào đây để cài đặt Zoom.

– Mở Zoom, bạn đăng nhập hay đăng ký tài khoản.

– Nếu đăng ký thì mở email link trang đăng ký để tạo tài khoản.

– Sau đó, bạn thực hiện đăng nhập trên ứng dụng.

II. Cách lấy Meeting ID:

Mỗi tài khoản Zoom đều được cung cấp một Meeting ID, và bạn cần nó để kết nối phòng Meeting lẫn nhau.

– Trên trình duyệt: Bấm vào avatar phía trên góc phải > tên tài khoản > Profile > Personal Meeting ID.

– Ứng dụng Android:

• Bấm Settings > tên tài khoản > ghi nhớ dãy số tại Personal Meeting ID.
• Hoặc bấm mục Meeting trên giao diện chính.

Meeting ID không cố định cho nên bạn có thể thay đổi. Tuy nhiên, điều này chỉ hỗ trợ cho người dùng phiên bản nâng cao (trả phí).

III. Truy cập phòng Meeting:

Để truy cập phòng Meeting (phòng học/phòng họp), bạn cần có Meeting ID hoặc URL của phòng.

1. Truy cập bằng Meeting ID:

Ở đây, mình sẽ chỉ cách bạn truy cập phòng Meeting của bạn.

– Trên trình duyệt:

• Bảo đảm webcam đang gắn vào máy tính.
• Truy cập vào link Meeting ID.
• Bấm click here > start from your browser.
• Phòng Meeting hiện ra, bạn chờ đợi người tham gia.

– Trên ứng dụng Android:

• Bấm Meeting > Start.
• Phòng Meeting sẽ mở ra, bạn chia sẻ phòng với ID và mật mã.

2. Truy cập bằng URL:

Đây là cách truy cập phổ biến, chỉ cần có đường link là có thể tham gia phòng.

– Trình duyệt máy tính:

• Đơn giản là mở link phòng Meeting được cung cấp.
• Hoặc bấm Join a Meeting > nhập dãy số trong URL > bấm Join.

– Ứng dụng Android: Có hai lựa chọn cho bạn.

• Bạn bấm vào link phòng Meeting > chọn mở với Zoom.
• Trên giao diện Zoom, bấm Join > nhập dãy số trong URL vào Meeting ID > bấm Join Meeting.

IV. Cách tạo phòng Meeting:

Khi tạo phòng Meeting, bạn có thể lên lịch thời gian họp/học hành và sử dụng một số chức năng khác.

1. Trình duyệt máy tính:

Bấm Schedule a Meeting và thiết lập.

– Topic: Tên phòng.

– When: Thời gian bắt đầu.

– Duration: Thời lượng (miễn phí thì chỉ chọn được tối đa 40 phút).

– Meeting ID: Bạn nên giữ Generate Automatically nếu muốn tạo các URL phòng khác nhau.

– Meeting Password: Bạn nhập mật mã để ngăn người lạ vào phòng.

– Video: Bạn chọn video được bật tắt mặc định từ người chủ trì (Host) và người tham gia (Participant).

– Audio: Chọn nguồn âm thanh sử dụng (nên chọn Both).

– Meeting Options: Là các chức năng nâng cao.

• Enable join before host: Cho phép người tham gia truy cập phòng trước host.
• Mute participants upon entry: Tắt tiếng người tham gia.
• Enable waiting room: Giúp bạn quản lý người tham gia và phải có sự xác nhận để vào.
• Record the meeting automatically on the local computer: Tự động ghi lại âm thanh, video phòng vào máy tính.

Sau cùng, bạn bấm Save. Bạn sẽ nhìn thấy URL phòng tại Join URL. Bạn bấm Copy the invitation để gửi link phòng đến người tham gia.

Một phòng Meeting tạo ra, bạn và người tham gia có thể trước thời gian đã đặt miễn là kết thúc trong 40 phút.

2. Trên ứng dụng Android:

Cách thực hiện cũng tương tự, bạn bấm Schedule để tạo phòng. Nhựng nếu muốn đơn giản hơn thì làm theo như sau.

– Bấm New Meeting.

– Chọn bật hay tắt camera (Video on).

– Chọn URL phòng (tắt Use Personal Meeting ID để Zoom tạo URL ngẫu nhiên chứ không cố định dùng Meeting ID tài khoản).

– Sau cùng, bấm Start a Meeting.

– Bạn gửi Meeting ID (dãy 9 số phía trên và mật mã) cho người tham gia.

V. Sử dụng phòng Meeting:

Việc sử dụng phòng Meeting giữa các nền tảng là giống nhau chỉ khác không gian màn hình bạn sử dụng mà thôi.

Giao diện phòng Meeting rộng rãi, phía trên góc phải sẽ hiển thị hình ảnh video của bạn và cho phép thay đổi vị trí. Phần không gian còn lại hiển thị hình ảnh người tham gia.

Ở bên dưới là dãy công cụ để bạn.

– Mute: Bật tắt tiếng.

– Stop video: Bật tắt webcam/camera.

– Invite: Gửi lời mời tham gia.

– Manage Participants: Quản lý người tham gia.

– Share Screen: Chia sẻ màn hình desktop, cửa sổ ừng dụng, tab trình duyệt hay giao diện của ứng dụng di động (phiên bản mobile).

– Chat: Trò chuyện văn bản.

– More: Tắt video người tham gia.

– Leave Meeting: Rời khỏi phòng.

Dù công cụ cũng khá đơn giản tuy nhiên có thể bạn không nắm được hết chức năng. Với khóa học này, bạn sẽ tìm hiểu tất cả các tính năng cần thiết về Zoom, các thao tác cơ bản để bắt đầu tiến hành tổ chức các cuộc họp trực tuyến bằng Zoom.

Khi ngày càng có nhiều người bắt đầu làm việc từ xa hoặc hiện đang làm việc tại nhà, các ứng dụng như Zoom đã tăng trưởng theo cấp số nhân. Vì vậy, nếu bạn chưa nghe về Zoom, bạn có thể sẽ nghe về nó sớm. Các công ty và doanh nghiệp trên toàn thế giới hiện đang dựa vào các công cụ như Zoom để thực hiện các cuộc họp trực tuyến, cuộc gọi hội nghị video, thuyết trình và quan trọng nhất là đưa ra quyết định kinh doanh hàng ngày.

Bạn có thể làm gì với Zoom?

• Tổ chức và tham dự các cuộc họp trực tuyến.
• Phối hợp với những người khác đang làm việc từ xa.
• Trò chuyện và chia sẻ cảm xúc của bạn về những gì đang được chia sẻ.
• Chia sẻ màn hình của bạn với người khác.
• Cuộc họp trực tuyến và thuyết trình trực tuyến.

Khóa học này dành cho ai?

• Người mới bắt đầu
• Chuyên gia
• Những người muốn tìm hiểu về Zoom
• Lãnh đạo doanh nghiệp
• Quản lý
• Quản lý dự án
• Quản lý sản phẩm
• Nhà phát triển
• Chuyên viên phân tích kinh doanh
• Kiến trúc sư

Để lấy khoá học miễn phí, đầu tiên bạn vào đây để đăng ký một tài khoản Udemy nếu chưa có. Nếu đã có tài khoản, bạn hãy đăng nhập.

Tiếp theo, bạn vào địa chỉ khoá học tại đây, bấm vào nút Enroll now.

Vậy là xong, bắt đầu học thôi. Chúc bạn sớm nắm vững công cụ đang rất hot này nhé.